高職院校文書檔案信息化建設(shè)策略研究

[摘 要] 21世紀(jì)是數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)科技的應(yīng)用普及和發(fā)展讓各行各業(yè)在管理檔案材料方面都逐步向著數(shù)字化管理方向發(fā)展。檔案數(shù)字化管理能夠大大提高工作效率和資料安全性，同時可以減少工作人員的數(shù)量，為學(xué)校減少財政支出。主要探討了信息化時代背景下高職院校應(yīng)該如何開展文書檔案信息化建設(shè)。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；文書檔案；信息化建設(shè)；策略

[中圖分類號] G717 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）16-0094-01

一、引言

過去高職院校在檔案管理上都是以紙質(zhì)形式來開展的，然而以紙質(zhì)形式存在的文書檔案不僅翻閱起來難度大，利用率低，且紙質(zhì)材料的保管也存在很多問題，防潮等措施不到位還很容易影響其保存時間。所以，當(dāng)今社會我們要努力推進高職院校的數(shù)字化檔案管理工作。

二、推進文書檔案數(shù)字化管理的意義

借助當(dāng)今發(fā)展迅速的互聯(lián)網(wǎng)、計算機、、掃描等一系列技術(shù)手段并將其結(jié)合起來進行綜合運用，我們可以將文書檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字形式進行保管，有利于檔案資料的查閱、保存以及提取利用。總的來說，高職院校推進文書檔案數(shù)字化管理有以下意義：

（一）完善文書檔案的管理

信息化時代以紙質(zhì)材料保存資料文件的形式已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的要求了，數(shù)字化文書檔案管理是全球檔案領(lǐng)域發(fā)展的趨勢。因此，高職院校要建設(shè)文書檔案的信息化、數(shù)字化管理不僅是緊跟時代發(fā)展的腳步，而且對于提高文書檔案管理的效率、利用率以及保存時間都有重要意義，這是完善高職院校文書檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。

（二）有利于強化文書檔案資料的安全性

高職院校的文書檔案是記錄一所學(xué)校的發(fā)展進程及其相關(guān)事業(yè)的重要文件，這些信息的泄露或者被不法分子用來謀取利益則將會對學(xué)校帶來不可估量的影響。所有，確保文書檔案的安全性非常重要。實現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)則能夠讓我們利用先進的互聯(lián)網(wǎng)加密等安全防護技術(shù)來保護文書檔案信息，使用權(quán)限也可以做出合理分配，大大提高了文書檔案的安全性。

（三）提高文書檔案管理效率

如今各行各業(yè)都在推行無紙辦公及辦公自動化，檔案管理也是如此。努力建設(shè)文書檔案信息化、數(shù)字化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料通過現(xiàn)代化先進的高科技技術(shù)轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化信息將大大提高管理效率，如資料歸檔會變得更方便及時，檔案信息的利用率也更高，通過資源共享等功能可以方便相關(guān)工作人員調(diào)取和查閱資料，檔案工作人員的工作量也會大大降低。

三、文書檔案數(shù)字化管理策略

（一）提高文書檔案數(shù)字化管理意識

過去人們在管理文書檔案方面都是以紙質(zhì)材料的形式來進行的，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，數(shù)字化管理檔案信息也逐漸滲透到了多個行業(yè)領(lǐng)域。然而國內(nèi)絕大多數(shù)的高職院校都不太重視文書檔案管理工作，導(dǎo)致學(xué)校與教職工都不夠重視這一項工作，更很少會進行財政投入來建設(shè)和實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。可見，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要重視文書檔案管理工作，與時俱進，轉(zhuǎn)變觀念，提高學(xué)校檔案數(shù)字化管理意識。

（二）提高工作人員的專業(yè)技能

對數(shù)字化的文書檔案進行管理要求我們必須培養(yǎng)和聘請復(fù)合型人才。它要求檔案管理工作人員不僅要有檔案管理理論和技術(shù)技巧，同時還應(yīng)該擁有一定的計算機水平。但是當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)高職院校的檔案部門工作者很少同時能夠擁有這兩種技能，許多工作人員要么不熟悉計算機，無法運用現(xiàn)有的計算機等硬件設(shè)備來實現(xiàn)數(shù)字化管理，而專業(yè)的計算機人才又不了解與檔案管理相關(guān)的理論知識與技能。為此，高職院校應(yīng)該注重引進同時具備計算機技術(shù)和檔案管理技能的復(fù)合型人才，并定期組織培訓(xùn)以培養(yǎng)和提升檔案管理工作者的檔案管理技能和計算機水平。

（三）努力推動信息化建設(shè)

21世紀(jì)是數(shù)字化時代，通過發(fā)達的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推動現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展進步是高職院校進行檔案管理的必然趨勢，檔案信息化建設(shè)已逐步成為現(xiàn)代化高職教育工作中的重要內(nèi)容之一。這就要求學(xué)校盡可能地建立屬于學(xué)校自身的檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)站，并在該系統(tǒng)的基礎(chǔ)上配置相應(yīng)的如信息化查詢系統(tǒng)等在內(nèi)的專業(yè)化支持系統(tǒng)。

（四）提高文書檔案信息共享水平

建設(shè)高職院校文書檔案數(shù)字化管理其最終目的實際上是要真正實現(xiàn)信息資料的共享。從技術(shù)層面來對系統(tǒng)進行設(shè)計是實現(xiàn)資源共享的前提，為此網(wǎng)站建設(shè)工作人員應(yīng)該結(jié)合當(dāng)前的計算機技術(shù)來規(guī)范建設(shè)文書檔案網(wǎng)站，采用規(guī)范而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來對其進行格式和軟件系統(tǒng)的一體化建設(shè)。信息的資源共享還需要學(xué)校各部門之間加強合作與聯(lián)系，在文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)該推行全校統(tǒng)一，這樣才能有利于信息的快速傳輸和閱覽應(yīng)用。

（五）完善相關(guān)的規(guī)章制度

健全的管理規(guī)章準(zhǔn)則是推行數(shù)字化檔案管理的有效保障和前提。伴隨著當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化環(huán)境下，數(shù)字化檔案管理規(guī)章準(zhǔn)則也應(yīng)該和時代需求相符，結(jié)合時代發(fā)展需求以及當(dāng)前國家、國際以及行業(yè)內(nèi)的相關(guān)法規(guī)制度來制定具體的規(guī)章制度，并結(jié)合本校的實際情況進行合理調(diào)整，這樣才能確保文書檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范性，才能提高工作人員對數(shù)字化檔案管理的重視程度，并努力將政策制度落實到位，積極認(rèn)真地開展和推動數(shù)字化檔案管理工作的進一步發(fā)展。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)的廣泛普及與應(yīng)用以及其他科學(xué)技術(shù)的飛快發(fā)展改變了人們過去傳統(tǒng)的生活和辦公方式，文書檔案管理也向著數(shù)字化方向發(fā)展，推動文書檔案信息化建設(shè)已成為高職院校管理檔案資料的必然趨勢。為此，我們必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，結(jié)合日益進步的計算機技術(shù)及其他科技技術(shù)，大力推進文書檔案的信息化建設(shè)，讓學(xué)校的檔案資料信息得以真正發(fā)揮它的本質(zhì)作用，推動高職院校進一步發(fā)展。

參考文獻：

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