如何提升人事檔案管理效能

[摘 要] 如今人事檔案管理工作面臨著很多的問(wèn)題，處理方法也有很多需要改進(jìn)的地方，從廣大人民的切身利益出發(fā)，讓人事檔案管理能更正規(guī)地記錄和反饋工作者的個(gè)人工作情況，企事業(yè)單位只要查詢(xún)?nèi)耸聶n案，就能充分了解員工的情況，能夠更合理地分配人才到各個(gè)崗位，提高人才利用率，增加企業(yè)效益。

[關(guān) 鍵 詞] 專(zhuān)業(yè)人才；人事檔案管理；管理效能

[中圖分類(lèi)號(hào)] G270 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）10-0073-01

人事檔案是社會(huì)經(jīng)濟(jì)極速發(fā)展所形成的必須產(chǎn)物，為了發(fā)揮人事檔案的作用，人力資源將人事檔案管理分成一個(gè)分支。人事檔案管理能否發(fā)揮它應(yīng)有的作用，它的有效程度與企業(yè)事業(yè)單位正確選擇人才，與每個(gè)人個(gè)人自身的職業(yè)發(fā)展都息息相關(guān)。人事檔案整理得越正規(guī)、越清晰，越能發(fā)揮人事檔案的效能，所以如何提高人事檔案管理工作的有效性和正規(guī)性，成為現(xiàn)今社會(huì)需要嚴(yán)肅探討的課題。

一、在管理人事檔案工作中主要出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）人員專(zhuān)業(yè)性過(guò)低，缺少職業(yè)技能和素養(yǎng)

很多企事業(yè)單位的管理者并沒(méi)有正視檔案管理工作，認(rèn)為企業(yè)的發(fā)展和檔案的管理關(guān)系不大，所以不重視人事檔案的管理，管理工作過(guò)于形式化，指派一些不正規(guī)的沒(méi)有任何管理資質(zhì)的人員來(lái)做管理工作，應(yīng)付了事。這些人員有可能是單位即將退休的老員工，也可能是剛剛畢業(yè)無(wú)任何經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，這樣的安排導(dǎo)致管理人員流動(dòng)性太大，工作交接也不正規(guī)，檔案工作無(wú)法正常進(jìn)行。而且由于這些人員的職業(yè)素養(yǎng)過(guò)低，只按個(gè)人習(xí)慣來(lái)隨意處置檔案，常常出現(xiàn)檔案歸類(lèi)混亂或丟失的情況，給人事檔案管理工作帶來(lái)了不少的損失，也影響了企事業(yè)單位的選用人才，從而影響了單位的發(fā)展。

（二）制度不正規(guī)、不完善

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)很多單位都沒(méi)有相關(guān)的人事檔案管理制度，或者即使有相關(guān)的制度，制度也不規(guī)范不完善，這樣使管理工作的開(kāi)展變得比較困難，單位管理者不能正確地把控管理工作。古往今來(lái)，任何活動(dòng)都需要制度的約束，如果沒(méi)有制度的約束管控，任何活動(dòng)都不可能取得更健全的發(fā)展。所以如果能制定合理的管理制度和管控體系，讓管理人員有規(guī)可循，有法可依，那么今后人事檔案的管理工作就能更好地開(kāi)展，發(fā)揮它應(yīng)有的作用，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展。

二、如何提高人事檔案管理效能

（一）選用專(zhuān)業(yè)的人事管理人員，并提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

首先事業(yè)企業(yè)單位管理人員必須重視選用專(zhuān)業(yè)的人事管理人員，不能認(rèn)為檔案管理是項(xiàng)極簡(jiǎn)單的工作，就隨意選用非專(zhuān)業(yè)人員，因?yàn)閮?yōu)秀的專(zhuān)業(yè)性管理人才才是提高人事檔案管理工作質(zhì)量的有效法寶。檔案管理是項(xiàng)聽(tīng)起來(lái)簡(jiǎn)單但做起來(lái)復(fù)雜的工作，它需要進(jìn)行信息搜集，信息整合及信息應(yīng)用等，并且能將理論與實(shí)踐高效結(jié)合起來(lái)，促進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。相反，如果是不懂方式方法的非專(zhuān)業(yè)人員，想當(dāng)然地按照自己所思所想任性操作，勢(shì)必會(huì)造成企業(yè)用人方面的損失，所以選用專(zhuān)業(yè)的具備豐富的檔案管理知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn)的管理人員，讓他們更專(zhuān)業(yè)地開(kāi)展管理工作，這一點(diǎn)對(duì)于人事檔案管理工作起著舉足輕重的作用。

企事業(yè)單位如何才能更快速找到這樣專(zhuān)業(yè)的人才，這需要管理者將找尋專(zhuān)業(yè)人才的目標(biāo)落實(shí)到實(shí)處，通過(guò)社會(huì)人才招聘，網(wǎng)絡(luò)人才選拔等方式來(lái)選用專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，或通過(guò)與其他企事業(yè)單位的合作溝通來(lái)找尋更有能力的人事管理專(zhuān)員。

企業(yè)除了重視選用專(zhuān)業(yè)人才外，還需要對(duì)這些專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)，不能招入公司就不管不問(wèn)，應(yīng)繼續(xù)培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，平時(shí)要多交流、多溝通，增強(qiáng)人事檔案管理人員的工作責(zé)任感和工作自豪感，也可以使用多種方法，比如通過(guò)多做人事檔案管理工作重要性的宣傳，再比如多舉辦企事業(yè)單位人才交流會(huì)等，讓他們找到工作的動(dòng)力，肯定自我，提高自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，積極為公司的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）制定完善的管理制度，確保正確實(shí)施，并不斷創(chuàng)新

現(xiàn)在企事業(yè)單位當(dāng)務(wù)之急是要制定人事檔案管理制度，讓管理工作的制度更加完善，更加成熟，例如，采用企事業(yè)單位加強(qiáng)每個(gè)部門(mén)的配合的方法，讓各部門(mén)根據(jù)自己部門(mén)的情況，建立立卷制度，使責(zé)任劃分到每個(gè)部門(mén)的管理者身上，落實(shí)部門(mén)內(nèi)的人事檔案交接工作，更規(guī)范更完整地記錄人事檔案信息的變化，再定期集中匯總信息，這樣才更能發(fā)揮人事檔案的效用。

要對(duì)工作方法不斷創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)?，F(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，企事業(yè)單位管理者應(yīng)具有信息化管理的觀念，不能僅僅使用紙質(zhì)手工記錄，那樣繁瑣老套，應(yīng)該加強(qiáng)信息化管理，多運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息手段，引用檔案管理軟件，建立單位自己的信息平臺(tái)，及時(shí)進(jìn)行信息資源的更新，整合信息，讓信息展示和資源應(yīng)用更標(biāo)準(zhǔn)化、先進(jìn)化，從而發(fā)揮人事檔案信息的價(jià)值。

要想提高人事檔案管理工作的有效性，發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，推動(dòng)企事業(yè)單位的發(fā)展，就應(yīng)該從源頭先提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，制定并完善人事檔案管理制度，選用專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人才，并不斷地培養(yǎng)他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的職業(yè)自豪感，培養(yǎng)他們運(yùn)用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)，繼續(xù)對(duì)人事檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

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