檔案信息化建設研究

[摘 要] 隨著當今社會科學技術和全球經濟的快速發展，信息技術已經被廣泛應用到社會、生活中，實現檔案管理的信息化，已逐漸成為我國檔案管理工作的必然發展趨勢。完善、科學的信息化建設管理方式有助于提高管理工作效率和質量，不僅可以準確地反映檔案信息，而且為使用提供了更加便捷的條件。但是從目前檔案信息化建設的發展狀況來看，檔案信息化建設面臨著嚴峻的挑戰，如何加快檔案信息化建設已成為當前研究的一項課題。根據檔案信息化建設中面臨的困境給出一些建議。

[關 鍵 詞] 檔案信息化；信息化建設；困境；建議

[中圖分類號] G270 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）10-0087-01

一直以來，檔案管理工作一直都是國家、黨和政府以及各個行業極其重視的一項工作，更是其發展的核心命脈。檔案信息化建設作為檔案管理工作的核心組成部分，此項工作顯得至關重要。隨著信息時代的到來，人們進入網絡快速發展時代，因此，不論是在生活還是在工作中都會使用到電子信息技術，許多的信息數據都通過網絡信息技術來傳輸與進行管理。時下，我國經濟發展極其迅猛的同時，各行業與各單位體制改革步伐加快，做好檔案信息化建設管理工作顯得尤其重要。

文章以檔案信息化建設的含義與意義闡述為始，并簡析了檔案信息化建設中面臨的困境，最后給出了有利于檔案信息化建設的一些有效建議與舉措。

一、檔案信息化建設的含義與意義

（一）含義

對于檔案本身來說是屬于一種歷史記錄信息，它是將個人或組織以及機關等最原始的信息進行處理后與社會活動直接形成的一種其他信息，再將其融合形成的一種更加廣泛的信息。它屬于一種原生信息更是一種載體的歷史記錄，屬于一種人類的重要歷史文化遺產。那么，所謂的檔案信息化就是：將檔案自身的內容進行信息化，在檔案管理部門的統一規劃和組織下，通過對檔案管理活動中的內容全部使用現代電子計算機技術，然后對有些信息活動的數據運用網絡信息技術、現代完善的科學管理理念對其進行傳輸和管理，最終達到對檔案信息資源進行很好的利用和處置管理的目的。

（二）意義

實現檔案管理的信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢。加強檔案信息化建設不僅有助于提高質量與效率，更能提供準確、完善、可靠的信息檔案資源，不僅節省時間，更節省人員。檔案在長期保管中，有些時候會由于受到各種因素影響，而無法找到需要的檔案信息資源，進而為下一步工作帶來極大的麻煩與阻礙。而隨著當今信息化時代的到來、網絡計算機技術的飛躍發展，檔案信息化建設顯得十分重要。它取代了傳統的手工抄寫操作模式，對信息活動內容中的數據信息資料通過電子計算機技術的傳輸與管理，實現了檔案信息資源的高度共享。

二、檔案信息化建設中存在的困境

（一）檔案信息管理人員業務素質不高

當今的社會是知識與科技同步發展的時代，計算機技術的快速發展下，要求檔案信息化建設的管理人員不僅要具備較高的計算機應用技術，更要懂得檔案專業知識。但在實際工作中，檔案管理工作人員缺乏檔案管理專業知識，對計算機技術的應用只是通曉一些最基礎的知識，缺乏熟練的掌握網絡的存儲、傳輸及應用技術，更缺少相關的檔案專業知識，進而影響了檔案信息化建設的有效開展，致使有些計算機設備不管有多先進，也未能發揮用武之地。

（二）檔案信息存在保護風險

由于當前是信息化社會，相關的檔案軟件系統也更加高標準、高質量，升級后的檔案軟件系統或許和原來的系統不能兼容，如果電子文件不能夠得到及時、有效的備份，將會存在喪失信息的風險。當前信息時代飛速發展，也會造成信息資料的泄密，這也是當前檔案信息遇到的風險之一。

三、有利于檔案信息化建設的有效建議與舉措

（一）樹立良好的檔案信息意識

首先，檔案人員需要在思想上樹立起檔案信息安全的意識，這樣才能夠深切意識到檔案信息的重要性，同時，檔案工作管理人員還需要具備強烈的責任心和事業心，才能夠發展檔案信息事業，認真做好信息化過程當中的工作，積極主動地參與到信息文獻檢索等各種工作中，將信息和文獻二者之間有效地融合，進而促進檔案信息建設現代化的發展。

（二）加強檔案信息化人才建設

定期組織相關的檔案管理工作人員進行檔案管理知識培訓以及相關的系統訓練，這樣才能夠促使檔案管理人員更好、更快地適應信息化檔案管理的發展，將目前的信息檔案管理內容和現今的科學技術二者之間相互結合，建設出一支能夠適應現代化發展的檔案管理隊伍。

（三）做好信息化安全保障工作。

檔案管理工作人員需要明確對檔案的相關管理政策，將檔案按照類別進行劃分，同時還需要檔案管理工作人員做好相關的保密工作，對檔案實行全面的管控以及相關的保存工作，確保資料的完整性。

總之，檔案信息化建設已經成為當下檔案管理工作發展的一個必然趨勢。高度認清檔案信息化建設的含義與意義，正確知曉其存在的困境、問題，才會給出合理、完善的有利于檔案信息化建設的建議。希望本文闡述有助于此項工作的順利開展。

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