高校檔案管理信息化建設的研究

[摘 要] 社會發展環境在變化和進步，教育事業的改變也在加快，高校的檔案管理工作迎來了新的局面。現在是知識經濟與信息技術時代，而高校檔案管理的信息化建設，是對高校資源合理利用的重要工作之一，與時俱進、改革創新，對于建設更好的檔案管理系統，建設完善的信息管理體制具有重要意義。所以我們需要研究如何更好地展開信息化的檔案管理工作。

[關 鍵 詞] 檔案管理；信息化；改革創新

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）10-0166-01

為了實現教育各個方面的信息化，檔案管理工作只有改革，才能在信息化發展趨勢下不被淘汰。同時為了更方便查詢和運用檔案信息，更便捷地管理高校檔案，信息化管理也被推上了新的舞臺，所以檔案管理的現狀問題以及解決措施需要我們進一步討論研究。

一、檔案管理信息化的內容

檔案管理信息化，是通過對信息的處理，主要運用計算機、數字化、信息整合等技術，最終實現高校檔案信息資源的合理整理、分類、高度共享。它可以充分開發高校檔案資源，用數字化技術，逐步達到檔案信息的數字錄入，代替紙質；利用計算機設備，實現高校檔案管理的大規模儲存和保管，在各個方面實現信息管理一體化；用網絡技術，實現高校檔案信息共享，更多地將高校檔案信息傳遞給所需要的人，更好地分享信息、傳遞信息；高校檔案管理信息化是一個開發、運用、傳遞的過程，在這個過程中可以實現各個環節緊密相連，方便快捷地實現職能，發揮作用。

二、檔案管理有待解決的現時問題

（一）思想認識不足

近年來，高校檔案管理工作僅僅把重心放在檔案信息數字化上，認為信息化就是將信息資源簡單復制成電子信息、數字化信息，而沒有將其整合、歸納、分類并且進行編制，作為一種資源來利用，并且很多工作人員沒有認識到檔案管理的重要性，認為這項工作可有可無，工作不能積極落實，使得許多信息資源不夠完備，更不用說做到資源分享，服務社會。

（二）領導機構不重視，人員配備缺乏

檔案管理機構在很多高校仍然沒有得到重視，沒有一個總機構來掌控，有關檔案管理工作的機構也缺乏資金的支持，往往因為資金不足，不能將工作真正落實。機構中的管理人員很多并未學習過有關檔案管理尤其是信息化管理知識，并不能真正了解如何開展信息化工作，沒有相關的知識儲備，不具備相關的專業思想，導致信息化的發展受到一定阻礙。

（三）后續工作不充分，安全隱患堪憂

在檔案管理信息化的建設過程中，很多管理者即便投入了一定的關注，努力建設信息化管理體制，仍然會在后續工作中產生問題。信息化是一把雙刃劍，在迅速儲存、讀取和分享的同時，也會帶來一定的安全隱患：有一些不法分子通過管理系統的漏洞竊取、盜用信息資源，進行不法行為，這為高校管理工作帶來很大威脅。信息資源在透明公示、分享運用的過程中也應該注意安全問題，保證信息不被非法盜用。

三、針對檔案管理信息化問題的解決措施

（一）著力建設基礎設施，完善管理機構

基礎設施建設主要是指在信息化建設過程中需要涉及的電子設備，計算機、交換機、服務器、路由器等，其中最主要的是存儲信息資源的計算機設備，必需存儲功能強大并且有較好的分析、運行能力，可以分析處理信息資源并及時地進行資源分享的計算機，這樣可以保證信息資源的存儲和分享工作正常進行。與此同時，管理機構也需要得到進一步完善，在高校內建立一個總的檔案信息管理機構，并按照職能分屬不同的組織，各司其職，更有效地對信息資源進行整合、分類、存儲和共享，提高信息資源利用率，讓信息可以被更多的師生享用。

（二）加強管理人才培養

在高校檔案管理信息化建設過程中，檔案的管理人員、工作者是其建設的重要紐帶和橋梁，在這項工作中起著至關重要的作用，優秀的管理人員可以更好地將檔案管理工作改革創新，為實現信息化貢獻力量，所以提高管理人員素質，培養新型人才是工作的又一大重點，這其中主要是培養信息化人才，具備信息化思想，通曉信息化手段，掌握更多信息化知識，為建設檔案管理工作做出更大的貢獻。

（三）建設安全保障體系

在檔案管理信息化逐步實現，檔案信息可以高度分享的同時，也要注意信息資源不被非法盜用、竊取，因此造成不必要的損失。所以信息化也要求我們建設安全保障體系，在技術上設立防火墻等防護屏障，加大信息管理人員的防范培訓，保證日常管理活動中的安全保密，并且在分享過程中進行有力監控，防止信息被盜用而流失。

四、總結

在信息化時代的教育下，為了可以和發展同步，也為了讓檔案管理變得更加有效、規范、便捷，檔案管理信息化是必要的途徑，積極順應發展，對各種問題進行充分的認識和糾正，在基礎建設、人才培養以及后續的安全保證上進行全面的改革和創新，這樣才能更快更有效地實現高校檔案管理信息化。

參考文獻：

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