法院訴訟檔案索引設(shè)計(jì)分析

隨經(jīng)我國(guó)的濟(jì)發(fā)展各類糾紛也顯著增多，由此給法院的訴訟檔案管理工作壓力顯著增加。因此，通過改進(jìn)訴訟檔案的管理方法特別是檔案索引方法來減輕法院的檔案管理壓力很有必要。本文通過對(duì)C法院人民法院進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，形成了訴訟檔案索引的初步設(shè)計(jì)方案，以期為優(yōu)化法院訴訟檔案索引方法。

一、研究意義

《人民法院檔案工作規(guī)定》第三條規(guī)定：“人民法院檔案工作是人民法院的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是審判工作不可分割的組成部分。各級(jí)人民法院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案工作與人民法院整體工作同步發(fā)展。”故訴訟檔案管理工作是法院處理各項(xiàng)事務(wù)的基礎(chǔ)，法院工作的展開都離不開訴訟檔案的支撐。檔案索引顯得尤為重要，由此可見，在我國(guó)加快推進(jìn)法治建設(shè)的時(shí)代背景下，系統(tǒng)地對(duì)訴訟檔案索引進(jìn)行分析、研究具有較高的理論意義和實(shí)踐意義。

二、現(xiàn)狀分析

（一）索引方式單一

經(jīng)過幾十年來的實(shí)踐，全國(guó)法院訴訟檔案的管理工作已形成了以當(dāng)事人姓名或名稱索引為主的一整套索引系統(tǒng)和管理體系，并在實(shí)踐中發(fā)揮了十分重要的作用。然而這種單一的檢索方式隨著近十幾年來訴訟案件的急劇增加，其弊端也日益凸顯。以C法院為例，其對(duì)訴訟案件的檢索主要是通過案號(hào)、當(dāng)事人的姓名、名稱以及收案時(shí)間來實(shí)現(xiàn)的，而紙質(zhì)的案件歸檔索引一覽表則是按年度和案件類型分別裝訂成冊(cè)進(jìn)行整理，表上僅記錄簡(jiǎn)要的序號(hào)和案號(hào)。

當(dāng)遇到案號(hào)還未確定或當(dāng)事人因未領(lǐng)取、遺失立案受理通知書而不清楚案號(hào)、立案時(shí)間時(shí)，又或遇到相同時(shí)段多個(gè)案件包含同名同姓的當(dāng)事人時(shí)，這種檢索方式的不足就凸顯出來了。

（二）電子索引和紙質(zhì)索引未能有效配合

我國(guó)把1999年確定為政府上網(wǎng)年，傳統(tǒng)的辦公方式向電子化、信息化的急速轉(zhuǎn)變已是當(dāng)今時(shí)代不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，自2013年10月10日召開全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)以來，人民法院的信息化建設(shè)至今已取得了顯著的成效。

電子索引具有易于操作、便利快捷的優(yōu)點(diǎn)，這是紙質(zhì)索引方式所不可比擬的。但與此同時(shí)，基于審判活動(dòng)的嚴(yán)肅性，訴訟檔案對(duì)原真性、保密性以及安全性均有一定程度的要求，這也是在訴訟檔案管理工作中新型的電子檔案無法完全取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的重要原因。現(xiàn)實(shí)狀況卻是訴訟檔案的紙質(zhì)索引方式不能跟電子索引方式進(jìn)行充分有效的配合。

（三）訴訟檔案急劇增加

與形式單一、缺乏高效的檔案索引方式相對(duì)，人民法院的檔案管理壓力卻不斷攀升。根據(jù)最高人民法院研究室發(fā)布的2015年全國(guó)法院審理、執(zhí)行各類案件的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)信息，去年全國(guó)法院新收各類案件17659861件，同比上升22.81%，審執(zhí)結(jié)案件16713793件，同比上升21.14%，新收、審執(zhí)結(jié)案件的同比增幅均超過2014年的3倍，達(dá)到歷史最高水平。根據(jù)預(yù)測(cè)，今后的案件數(shù)量和增長(zhǎng)比例還將持續(xù)遞增。然而與此同時(shí)，大多數(shù)基層人民法院的專職檔案管理員不超過兩名。以C法院為例，其配備的專職檔案管理員僅為兩名，檔案室的保管容量也已達(dá)到飽和。面對(duì)與日俱增的檔案管理壓力，完善訴訟檔案索引方式的任務(wù)迫在眉睫。

三、改進(jìn)思路

（一）完善電子檔案索引方式

改變以當(dāng)事人姓名、名稱為主的單一索引模式，設(shè)定諸如案件代理人、審級(jí)、承辦法官、引用法條、以及索引部分等更多可選的索引條件。同時(shí)，索引系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持模糊索引和索引結(jié)果智能排序功能，如此可以在最大程度上減少因提供關(guān)鍵詞不準(zhǔn)確而導(dǎo)致無法得到有效索引結(jié)果的情形發(fā)生。此外，為了迅速將索引結(jié)果限定在一個(gè)合理的范圍內(nèi)，電子索引系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備各個(gè)索引條件可以同時(shí)適用的功能。前述索引方式為使用者提供了更為科學(xué)和多元化的檔案搜索方式，從而能夠按照使用者的具體需求搜索出更為精確的結(jié)果，為訴訟檔案管理工作節(jié)省下大量的寶貴時(shí)間。

（二）提高紙質(zhì)檔案索引方式的效率

訴訟檔案則是對(duì)人民法院審判活動(dòng)的完整記錄，包含了當(dāng)事人的舉證材料、法院開庭審判筆錄、合議庭評(píng)議案件筆錄、調(diào)解書、判決書、裁定書等重要信息。2故訴訟檔案管理是一項(xiàng)不容忽視的工作，這要求訴訟檔案管理在實(shí)現(xiàn)電子化、智能化的過程中不能減輕對(duì)檔案原件的管理及其索引方式的重視程度。而紙質(zhì)檔案本身也是電子檔案的基礎(chǔ)，這要求我們?cè)诩訌?qiáng)電子索引系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，不能忽略紙質(zhì)索引方式在訴訟檔案管理中所起的作用。

基于上述考慮，首先，可以在按年度分別裝訂的索引一覽表中按月細(xì)分，即在每一頁上標(biāo)明該頁索引所對(duì)應(yīng)的收案時(shí)間，同時(shí)在每?jī)蓚€(gè)月之間用簡(jiǎn)單的計(jì)號(hào)進(jìn)行區(qū)分，例如在兩案號(hào)間劃一根醒目的橫線。此外還可以通過在案號(hào)后設(shè)置簡(jiǎn)單的關(guān)鍵字或數(shù)字代號(hào)來對(duì)每一個(gè)案件的類型進(jìn)行細(xì)分，如以民事案件為例，用“借”字代表借款合同糾紛、“抵”代表抵押權(quán)糾紛、“服”代表服務(wù)合同糾紛等等。通過前述簡(jiǎn)單的整理，可以在保證不過多增加紙質(zhì)索引內(nèi)容的前提下，對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行合理的分類，使得紙質(zhì)索引方式的操作更加安全、有效，從而充分發(fā)揮出其與電子索引方式的相互配合作用。

四、結(jié)語

在案件數(shù)量日益增多、法院負(fù)荷持續(xù)加重的今天，改進(jìn)、優(yōu)化訴訟檔案的索引方式對(duì)于法院減少管理成本、提高處理案件的效率具有較大的積極意義。本文通過結(jié)合法院對(duì)當(dāng)前訴訟檔案管理工作的實(shí)際需求，對(duì)訴訟檔案索引方式的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析并提出了相應(yīng)的建議，希望本文的研究?jī)?nèi)容能夠?qū)ν晟品ㄔ旱臋n案索引工作起到拋磚引玉的作用。

（作者單位：成都市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）