高校采購管理系統建設

本文介紹了西安電子科技大學采購管理系統建設的目的及其必要性，并根據學校采購工作的具體情況，提出了系統設計構想，將該系統設計成采購申請，采購審批及管理，采購執(zhí)行，合同審批及管理，數據統計，查詢等模塊，并建立相應數據庫。

1 引言

隨著國家對高等教育投入的增加，高校對儀器設備的需求量也逐年增加。然而儀器設備的購買在計劃，申報，論證，審批，招標等環(huán)節(jié)中由于涉及部門人數繁多，信息量大等因素，導致傳統的采購管理模式難以適應目前日趨增長的設備采購工作量，為了提高采購工作效率，針對我校儀器設備的實際工作，本文設計了一套針對高校儀器設備采購的管理系統，該系統解決了采購環(huán)節(jié)的管理問題，實現了采購數據的共享，提高了設備采購工作的效率。

2 采購管理系統的總體設計

根據我校采購工作的具體情況，設計了以下幾個功能模塊：

2.1采購申請模塊

采購申請模塊面向采購用戶單位，實現用戶單位采購網上申報功能，用戶單位申報購買的儀器設備的名稱，規(guī)格參數，型號參數，采購數量，計劃金額，經費來源，設備放置點，是否同意儀器共享，負責采購的人員聯系方式，同時由于儀器設備類采購規(guī)格型號參數篇幅較大，可直接上傳附件至該模塊，用戶填寫信息后，提交信息，系統自動生成申請表單號，此單號用于后期查詢采購進程使用。申請表信息一旦保存提交，用戶單位沒有修改權限，如需修改，需采購中心管理人員審核同意后方可修改。同時，用戶單位將生成的申請表打印交至采購中心存檔。

2.2采購審批及管理模塊

采購審批及管理模塊面向相關主管部門負責人及采購中心相關工作人員及負責人，申請表生成后，系統首先自動分配申請單給相關院系及職能部門負責人審批，待審批結束后，申請表單后會顯示審批時間，如果所購買的貨物涉及金額較大或采購方式特殊，需要上一級領導批示者，申請表單號會自動流轉至上一級領導，待審批結束后顯示最終審批時間。待相關部門審批結束后，采購申請單會流轉至采購中心負責人處，采購中心負責人根據采購內容將采購單進行審批同時分配給相關采購執(zhí)行人員，每個采購執(zhí)行人員通過自己的帳號密碼登錄，即可看到相關的采購任務，采購執(zhí)行人員在采購任務中不僅可以看到相關采購申請單，同時可以看到其采購任務中各個采購任務的執(zhí)行及進展情況。

2.3采購執(zhí)行模塊

采購執(zhí)行模塊針對采購執(zhí)行人員，采購執(zhí)行人員根據采購申請表的內容，選擇招標方式，發(fā)布相關招標公告，公告中包含報名時間，開標時間，對供應商相關的資質要求，以及購買的貨物名稱等信息。采購人員將招標文件上傳至該模塊供供應商購買，供應商根據需要通過電子付款的方式下載招標文件，填寫公司名稱，投標人名稱，投標人聯系方式及公司相關資質信息。招標結束后，由采購執(zhí)行人員填寫中標單位及中標金額并發(fā)布招標結果公示，生成招標編號，招標執(zhí)行時間，招標完成時間，執(zhí)行金額，中標單位名稱等信息。

2.4合同審批及管理

招標結束后，供應商根據招標編號下載合同模版，根據模版要求填寫供應商信息，合同金額，儀器設備的名稱，參數以及數量，供貨安裝日期，服務承諾，以及付款方式及時間等信息，將填寫好的合同附件上傳至相應招標編號下，供采購執(zhí)行人員審批。待采購執(zhí)行人員審核無誤后，生成相應的合同編號，同時將合同電子版自動發(fā)送至供應商，供應商將電子版合同打印加蓋公章并與學校簽訂合同，并將其中一份合同留置采購中心存檔。供應商及用戶可通過相應的合同編號等信息進行合同查詢。

2.5數據統計模塊

該模塊針對采購中心工作人員，采購中心工作人員根據系統中執(zhí)行完畢的標會的招標編號，將標會的相應信息提取處理，信息包括用戶單位，貨物名稱，審批時間，執(zhí)行時間，招標編號，計劃金額，執(zhí)行金額，中標單位信息等。該模塊為經費計劃及執(zhí)行的對比，經費使用明細，設備資產查詢，下一年經費計劃以及供應商的選擇提供有力的數據支持。

2.6查詢模塊

該模塊面向用戶單位，供應商及采購中心工作人員及各部門領導，用戶單位可根據采購申請表單號進行采購申請情況查詢，供應商可根據招標編號及合同編號查詢相應物資的購買情況及合同進展情況。采購中心人員可根據設備名稱，申請表單號，用戶單位等相關關鍵詞進行查詢。采購中心領導也可根據采購執(zhí)行人員名稱查詢其工作任務完成情況，學院及各職能部門領導可根據用戶單位名稱查詢其當年所購買的儀器設備的金額及數量，自動生成excel統計表，學校相關領導也可根據相關關鍵詞查詢學校采購情況，并自動生成相應報表。

2.7數據庫

數據庫通過以上5個不同的輸入模塊分別建立7個相應的對應數據庫，同時根據查詢模塊將7個數據庫進行關聯，7個數據庫分別為采購申請表數據庫，招標項目數據庫，部門數據庫，工作人員信息表，招標合同數據庫，供應商信息表以及儀器設備數據庫。

3 結語

該系統可實現網上辦公，數字化采購等功能，數據充分共享于學校各個部門之間，可以提高采購工作的效率，同時可使采購工作更加透明，公開，公正，公平化，隨著學校管理工作的不斷提高，數字化校園建設的步伐不斷深入，采購管理系統的建設也將逐步走向更完善的階段。

（作者單位：西安電子科技大學）