淺談高校辦公室工作之“嚴、細、實”

[摘 要] 高校辦公室作為學校的綜合部門，是一面旗幟、一個標桿，從“嚴、細、實”這三個維度分析了新時期對辦公室工作的作風要求。

[關 鍵 詞] 高職院校；作風；嚴；細；實

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）33-0178-02

高校辦公室是一所學校的綜合部門，在學校中處于承上啟下、組織協調、溝通各方的特殊位置，辦公室日常工作總體上繁、雜、忙，要確保在紛繁的事務中圓滿高效地完成各項工作，就必須貫穿于嚴、立足于細、著眼于實，將嚴、細、實的工作作風貫穿始終。

一、貫穿于嚴是辦公室工作的內在要求

辦公室工作多且繁雜，涉及辦文、辦會、辦事，服務于學校教學、科研、教師、學生，用嚴格的制度和嚴謹的態度對待人、處理事是“零差錯”的內在要求。

辦公室工作的“嚴”主要表現在：（1）嚴格按照規章制度辦事。規章制度是用以規范行為的，在日常工作中必須在崗在位在狀態，時刻保持清晰的思路，嚴格按照規定的程序和順序處理各項事務，才能做到忙而不亂、有條不紊。絕不能因為個人偏好而隨心所欲，也不能因為私人交情而徇私舞弊，有損制度的權威性和嚴肅性。（2）用嚴謹的態度處理日常事務。辦公室工作面向領導、各職能部門、教師和學生群體，很多看起來是簡單的小事，卻都是緊密圍繞學校中心工作，關系學校的名譽或個人的切身利益的大事。“辦公室無小事”的特殊性必然要求辦公室工作人員用嚴謹的態度和扎實的工作作風處理好日常事務，計劃要周祥，做事要謹慎，在工作中保持高度的警覺性，自查自糾。比如在辦文時，根據文件精神和具體要求將文件進行輕重緩急的初步分類，自己拿不準的不能自說自話、自作主張，要及時請示領導征求意見，還要注意文件中的時間要求，要在時間截點之前催辦相關職能部門，切實發揮辦公室的監督職能，做到不讓手頭的文件積壓，不讓領導交辦的事情延誤，不因個人的失誤讓學校的利益受損。（3）嚴明黨的政治紀律。辦公室是領導的參謀助手，承擔著參與政務、管理事務的職能，同時辦公室公文處理中也時常涉及機要文件的收發和管理，觸及學校的核心工作。這必然要求辦公室工作人員講政治、懂規矩，堅定政治立場、嚴明政治紀律，提高政治覺悟，牢固樹立保密意識，對學校的內部事務和秘密信息要守口如瓶。

二、立足于細是辦公室工作的保證

古今興盛皆在于實，天下大事必作于細。細節體現效率，細節體現質量，細節決定成敗。辦文工作尤其要樹立重視細節的工作理念，增強把握細節的本領。辦公室工作中的一封信、一份文件、一個電話、一場會議都關乎政令的通暢和學校的大局，用“細節決定成敗”的自覺意識要求自己是做好辦公室工作的有力保證。

辦公室工作的“細”主要表現在：（1）想得細。思想是行動的先導，辦公室工作千頭萬緒，如果不事先在頭腦中構建一張運行圖就埋頭苦干，往往南轅北轍、漏洞百出、事倍功半。想得細需需要一顆責任心。凡是屬于自己職責范圍內的事、領導交辦的事、同事托付的事就一定要盡心盡責做到讓自己滿意、讓他人滿意，不留遺憾。想得細還需要用心。用心觀察、用心思考，設身處地為他人著想，盡可能地將事情的全過程在腦海中預先推演一遍，做到沒有遺漏、不留死角。比如，在會議室管理上，及時與學校有關部門對接，避免遇到兩個部門在申請時“撞車”的尷尬；提前至少一天準備好所需的一切資源和材料，并且小會提前半個小時開會議室，大會提前一個小時開會議室進行開窗通風，夏天和冬天要提前開空調，雨天準備好備用傘和防滑墊等。雖然這都是看似很平凡的事，但是把平凡的事情做好了就是不平凡，參加會議的人可以從這些小細節上體會到工作人員的用心。（2）做得細。辦公室工作繁雜忙亂，在做事的過程中要善于按照主次、輕重、緩急分類處理，主要工作重點辦、急事急辦、特事特辦，小事不漏辦。比如，接待以細致周全見質量，最能體現出“細”的功夫。首先，制訂接待方案要細心。對議程的每個環節，涉及的每個人員都要作明確的安排，確保各項工作環環相扣、有條不紊，確保工作人員能既明確分工又形成密切配合的工作合力。其次，事先的安排要深入細致。針對不同的天氣、不同的喜好、不同的需要安排好食物、住宿和出行；應對突發事件的措施要周全，如出現臨時改變行程，突然停電，或者出現了不可抗力的其他情況，要多想幾個“萬一”，準備幾套預案，以備不時之需，保證臨變不驚、處變不亂。再次，全程跟蹤服務要細致。人員的出場順序、頒獎順序、舞臺效果以及其他具體要求都要一絲不茍、細致認真的落到實處。最后，事后收尾工作要細膩。協助相關人員做好物品清理、文件回收歸檔、新聞報道和工作總結自查，做到會散事清，不留遺漏。不過，辦公室工作人員在細處落實工作時決不能一廂情愿地按照自己的主觀判斷任意行事，還需要主動適應領導的辦事風格和思維方式，主動與領導進行溝通，按時向領導匯報工作進度，以便及時調整工作方案，有的放矢地完成工作任務。

三、著眼于實是辦公室工作的法寶

俗語說：“空談誤國，實干興邦”，高職院校作為一個集體，同樣也適用這個道理，而辦公室肩負著決策參考、統籌協調、督查督辦、服務師生的重要職能，上級部門的指示和文件精神能否上情下達、落地生根，學校各部門和師生的建議和愿景能否下情上報、必有回響，這必然要求“求實務實”這個法寶。

辦公室工作的“實”主要表現在：（1）實事求是。實事求是是毛澤東在新民主主義革命時期倡導的思想路線，堅持這條思想路線，中國革命轉危為安，取得勝利。實事求是是毛澤東思想的靈魂，是中國革命在關鍵時刻轉危為安的法寶，也是辦公室工作的指導思想。辦公室工作人員想問題、辦事情，要一切從實際出發，摸清實情，為發現問題和解決問題打下堅實的基礎；在日常辦文辦會辦事時，要老實做人，踏實辦事，以事實為依據，不憑空捏造，不無中生有，不道聽途說；做人做事不能搞“兩面派”，不能說一套做一套，要有擔當，不因害怕受到批評而弄虛作假說假話，匯報工作不夸大其詞也不避重就輕，如實反映情況，還原真相；總結經驗不虛美不隱惡，不搞“假、大、空”，切實做到說話讓人相信，辦事讓人放心。只有樹立實事求是的工作作風，才能為領導決策提供可信、可靠、可行的決策。（2）務實高效。毛澤東同志曾說：“什么東西只有抓得很緊，毫不放松，才能抓住。抓而不緊，等于不抓。”辦公室作為中樞部門，是一面旗幟、一個標桿，在學校各部門及師生中有著示范導向作用，因此辦公室人員在工作中務必要做到蹄疾步穩，腳踏實地，不虛夸不浮華，坐得住冷板凳，也沉得下心，力戒形式主義，以高質量、高水平的工作給全校師生做好表率。要做到務實高效還必須建立并落實責任追究制度，將責任具體分解到人頭，是否落實必須有人過問，不論結果好壞也必須有考核，做到層層負責任，人人有壓力，工作不過夜，力保工作成效。

綜上所述，辦公室工作看起來平凡無奇，但作為學校主要職能部門，辦公室工作人員的一舉一動，一言一行，一文一會，甚至一字一句稍有差錯，都會給學校造成不同的影響和損失，俗語說：“千里之堤，潰于蟻穴。”1%的差錯都可能導致100%的失敗，因此，在實踐中“嚴、細、實”的工作作風就顯得更為重要且必要，這應當成為辦公室所有人員的工作追求和職業操守，內化于心，外化于行。

參考文獻：

[1]賀清生.辦文工作要提高把握細節的能力[J].秘書工作，2008（10）.

[2]楊雪梅.淺析高校辦公室管理工作[J].中國校外教育，2015（12）.