以高校文藝晚會為例淺談項目管理在高校大型活動中的應用

【摘要】：如今的社會對大學生的要求越來越高，大型校園文化活動是大學生提升自己綜合素質的主要途徑，大學生也是大型活動中的主力軍。為了改變傳統的高校大型活動的落后的管理模式，提高高校大型活動的實效性，服務于“五位一體”學生工作體系。本文就高校文藝晚會為例討論了項目控制管理如何應用在高校大型活動來提高管理效率。

【關鍵詞】：項目管理；高校；大型活動；素質提升

現如今，時代的變遷和社會的發展對高校學生的綜合素質及能力提出了更高的要求。在大學校園里，大學生提高自己的綜合素質除了課堂教學之外，最重要的就是通過參加和組織各式各樣的校園文化活動，在實踐中來檢驗、提升自己的實踐能力和綜合素質。目前高校大型活動主要是高校教師牽頭策劃組織，大學生為主力軍的組織模式。因此，大學生能夠在校園大型活動得到大量鍛煉的機會。

然而，在新形勢、新常態下，傳統的高校大型活動管理模式已經無法適應時代的需求。傳統的高校大型活動的管理通常是由學校、各院系、各社團這三級來構成，通常這種模式在管理方面會出現交叉重復的現象，不利于高校大型活動的有效管理和大學生的成長以及素質提升。為了更好的服務于“五位一體（思想引領，學業指導，助學助困，素質提升，職業發展）”學生服務體系，在這樣的形勢和挑戰下，高校大型活動實踐者發現企業中的項目管理和高校大型活動之間有很多的想通之處，本文講述的就是校園大型活動管理與項目管理模式結合起來，能夠提高高校管理水平、提高高校文化建設的實效性、增強大學生在實踐活動中的學習效率[1]。

何謂項目管理

所謂的項目管理，就是指項目的管理者按照客觀的要求，在有限的資源環境下運用系統工程的觀點、理論和方法，對項目所涉及的全部工作來進行科學的管理，就是從項目的決策開始到項目的實施的全過程進行計劃、組織、指揮、協調、控制和總結評價，以來實現項目管理和項目完成的目標。

高校大型活動項目管理過程

總的來說高校大型活動項目管理有如圖1所示的結構過程[2]。

1 、高校大型活動的項目啟動和項目規劃

所有的管理活動的基礎與根本是達到預定的目標，有了目標才有制定項目計劃的根本依據。以高校文藝晚會為例，就是為了能夠讓晚會順利的進行，各個節目井然有序的表演下去，從而展示出學校師生的才華與精神風貌，增強全校師生的凝聚力。所以其根本還是在晚會的順利進行，只有這樣才能夠達成其他層次的目標，確定了整個項目的目標之后即項目啟動，首先要考慮整體的組織環境，通過SWOT分析法（優勢—Strength、劣勢—Weakness、機會--Opportunity、威脅—Threat）來分析出自身能力和條件。

做好了前期分析之后就是要對晚會做出規劃，也就是在晚會舉辦之前先確定做什么、何時做、怎么做和誰來做的問題，為了對晚會的不同階段的工作任務和要求一目了然，責任分明，通常使用WBS（Work Breakdown Structure）工作分解結構來將工作進行詳細的分解，例如本次晚會的具體工作分解結構，可以將整個文藝晚會的工作分為三個大部分：準備工作、文藝晚會進行和后期處理。整個策劃具體解決做什么—what、在哪里做—where、怎么做—how、何時做—when、誰去做—who、花費多少—how much這四個W和兩個H的問題。凡事預則立，不預則廢，只有一個好的策劃才能保證大型的活動能夠順利進行，才能讓計劃之外的意外在可控范圍以內。

2 、高校大型活動的項目實施和控制

2.1 項目的信息溝通管理

信息溝通是進行活動項目各個方面的管理的紐帶，有效的項目溝通是確保我們在合適的時間以低代價的方式是正確的信息準確的被適當的人所獲得，以便于更好的組織、協調、控制項目的實施過程。

同樣是在高校文藝晚會中，溝通機制就顯得尤為的重要。首先是關鍵會議的安排，會議是能夠讓主要的組織管理者了解文藝晚會進程和工作安排的最有效的方式，因此組織會議應該注重效率和效果，每一次的會議應該是能夠解決具體問題的，是的文藝晚會有一個突破性進展的。其次，各級管理組織者都能夠通過這種方式將信息暢通無阻的傳達下去，因此建立正確有效的信息傳達溝通機制是一場文藝晚會和高校大型活動的重中之重。

2.2高校大型活動的成本管理和控制

首先要對高校大型活動的各項任務的成本進行近似估算，為了能夠準確的做出項目預算，避免在活動進行的過程中因為資金問題而出現障礙，通常會采用自上而下估算和自下而上相結合的估算方法。自上而下的估算就是在沒有將晚會的基本詳細單元列出來時的粗略估算，是在有經驗的組織管理者通過經驗判斷和可以獲得的類似往年的文藝晚會的歷史數據來得到的預算；自下而上的估算是確定了詳細的分解結構之后，將各個分解工作的預算結果匯總，將兩種估算方式合理的綜合，將預算工作和預算準確度統一結合起來。

高校文藝晚會的成本主要是整個活動周期內的耗材消耗、人工費、設備費等，而文藝晚會的成本控制主要目的是控制預算成本在實際活動執行過程中的變更，文藝晚會中可能變更主要是耗材的重復使用以及人員的不穩定性。

2.3高校大型活動的風險管理

任何的項目的實施都會存在著不可預知的不確定性的突發性事件的發生，高校文藝晚會在進行之前會有數次的彩排等，但是依然不可避免的會有突發性事件的出現，因此在高校文藝晚會的執行過程中，有效的風險管理直接影響到晚會的順利進行。

在文藝晚會的啟動策劃過程中，就應該最大程度的預想到可能出現的各種情況，并作出一套風險管理的計劃，在晚會執行的過程中嚴格按照預定計劃來執行，只有這樣才能將風險出現的可能性降到最低。在準備工作中將所有的情況都做應急計劃，例如準備一套緊急發電裝置、備用話筒的準備等等；在晚會的進行過程中，一旦了發覺了風險有可能發生，現場組織者應該及時作出反應，將風險扼殺在搖籃中或者將風險的發生所引發的后果控制降低到可以承受的范圍之內；如果在晚會的進行過程中突然出現了意外狀況，為了保證晚會的節目效果，可以讓主持人來爭取時間處理狀況。

3 、高校大型活動的收尾

高校文藝晚會的結束不等于整個活動的結束，我們在那個時候往往會有大功告成的感覺，會忽略掉活動后續的工作，往往總結對于一個活動來說是至關重要的一環，活動的總結即是對現狀的一個評估，也是對未來改革和發展的一種促進，在晚會結束之后，應該在各個管理層進行系統性、綜合性和客觀性的總結，總結經驗教訓，為以后的大型活動提供可以借鑒的實例。

雖然高校大型活動的形式和其內容的差異性非常大，活動的組織方式也因人而異，但是高校組織者通常會在整個活動的過程中貫穿著項目控制管理的理論知識，只有科學的理論知識才能指導活動的順利進行，但是我們在實際活動中對項目控制管理知識的使用存在著欠缺，我們要在不斷的實踐活動活動中不斷尋求項目控制管理和高校大型活動的完美融合，并在以后的活動中不斷追求創新、尋求突破，使得高校大型活動的組織策劃實施更加科學合理，具有實效性，在活動高效的舉辦的同時，讓我們的大學生在參與活動中能夠在活動中得到鍛煉，完善自己的實踐知識體系，在步入社會之后成為有用的人才。

參考文獻：

[1]王任.關于高校校園文化活動建設的思考.皖西學院學報.2006，（12）.

[2]陳明森，蔡立強.項目化管理在高校學生會工作中的應用.法制與社會.2008，09：265.