貨幣資金內部控制制度探析

【摘要】：貨幣資金是單位流動性最強、控制風險最高的資產，是單位生存與發(fā)展的基礎。但貨幣資金具有極易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象，最容易被侵吞、挪用和產生其他舞弊行為的特點，存在較高的控制風險。大多數(shù)的貪污、挪用公款等違法亂紀的行為都與貨幣資金有關，建立完善而有效的貨幣資金內部控制制度，對加強單位經(jīng)營管理、保護單位財產安全、保證單位會計信息真實、完整等具有積極的促進作用。

【關鍵詞】：貨幣資金；內部控制

一、貨幣資金與貨幣資金內部控制的概念

貨幣資金是以貨幣形態(tài)存在的資產。貨幣資金按其存放地點和用途不用，分為現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。貨幣資金是單位資產的重要組成部分，在各項經(jīng)濟活動中，貨幣資金起著非常重要的作用。從會計核算方面來講，貨幣資金核算并不復雜，但因其本身所具有高度流動性，并且貨幣資金本身是一種可以充當一般等級價物的特殊商品，具有極易發(fā)生丟失、短缺和被盜竊等現(xiàn)象，最容易被侵吞、挪用和產生其他舞弊行為的特點，存在較高的控制風險。大多數(shù)的貪污、挪用公款等違法亂紀的行為都與貨幣資金有關。建立健全的貨幣資金的內部控制制度，就是對貨幣資金管理工作、核算過程建立健全的相互牽制、相互監(jiān)督的內部控制制度，有效防止被貪污、挪用，防止意外事件或損失的發(fā)生，保障單位的資產安全完整，保證單位會計信息真實、完整。

二、當前貨幣資金內部控制制度的現(xiàn)狀

很多單位在實踐中總結了一些行之有效的貨幣資金內部控制制度，但是由于缺乏對貨幣資金內部控制制度的總體研究，并沒有建立健全的貨幣資金內部控制制度，貨幣資金內部控制機制和制度并不很完善，忽視了貨幣資金內部控制的關健點，總有一些單位出現(xiàn)會計人員、或其他經(jīng)辦人員或有關人員相互串通一氣，利用工作或職務上的便利侵吞或竊取相應貨幣資金，損害了單位的利益，有的甚至損害了國家的利益。

缺乏有效的貨幣資金內部控制的單位將會出現(xiàn)如下風險：1、出納或收款人員開票時利用套寫或假復寫的方法，使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致，侵吞其差額部分，有的干脆在收入現(xiàn)金時既不給付款方開具正式收據(jù)或發(fā)票，也不報賬和記賬，有的甚至撕毀收入現(xiàn)金的票據(jù)，從而將現(xiàn)金占為已有；2、采用涂改憑證、收款不開憑據(jù)、銷毀票據(jù)、盜用發(fā)票、虛開發(fā)票、少列收入或多少列支出等方法，侵吞貨幣資金；3、會計人員或出納人員擅自簽發(fā)現(xiàn)金支票、轉賬支票套購物品，不留存根，不記賬，將公款及實物據(jù)為已有或挪用貨幣資金，有的出納人員私自提現(xiàn)后涂改銀行對賬單上的交易金額，使其與銀行存款日記賬上的金額相符，以掩蓋銀行存款減少的事實，達到挪用的目的；4、私自背書轉讓、出借支票，出借銀行賬戶，私設戶頭從中謀取私利。

三、貨幣資金內部控制目標

貨幣資金內部控制目標是單位建立健全貨幣資金內部控制的根本出發(fā)點。貨幣資金內部控制目標就是確保貨幣資金的完整、合法、效益、安全四個方面：1、確保貨幣資金的完整性。單位發(fā)生各項貨幣資金收支業(yè)務，包括各種收入及支出業(yè)務，都必須按規(guī)定記入有關賬戶。2、確保貨幣資金的合法性。貨幣資金收支業(yè)務必須符合國家的財經(jīng)法規(guī)，手續(xù)必須齊備。3、確保貨幣資金的安全性。貨幣資金是唯一能轉化成任何類型的資產，是一切商品的媒介，最容易產生被侵吞、挪用、盜竊和其他舞弊行為。嚴格的貨幣資金內部控制制度可以確保單位庫存現(xiàn)金安全，預防被侵吞、挪用和盜竊，防止貨幣資金損失。

四、貨幣資金內部控制方法

1、加強職業(yè)道德教育，提高業(yè)務素質

貨幣資金是由人來管理的，貨幣資金內部控制制度的實施也是由人來執(zhí)行的，發(fā)揮內部控制制度的作用也離不開人員素質的保證。單位在辦理貨幣資金業(yè)務時，應當配備合格的人員，這些人員應當具有良好的職業(yè)道德，遵紀守法，廉潔奉公，忠于職守，客觀公正。同時單位對這些人員要進行經(jīng)常性的廉政教育，增強從業(yè)人員遵紀守法意識，防微杜漸。培養(yǎng)會計從業(yè)人員擁有崇高的職業(yè)道德素養(yǎng)，如果沒有好的職業(yè)道德素養(yǎng)，再好的內部控制也有可能被污辱，仍有可能出現(xiàn)違法違紀行為，仍有可能存在侵吞、挪用等違法使用貨幣資金的情況。組織各種形式的業(yè)務培訓，提高會計從業(yè)人員的業(yè)務素質，實行優(yōu)勝劣汰的競爭機制，任用政治思想好、職業(yè)道德高尚、業(yè)務素質強的人員從事貨幣資金業(yè)務工作，同時，要建立定期輪崗制度，避免一人長期在同一個崗位上工作。這樣既可使會計從業(yè)人員能學到新業(yè)務、新知識，進一步提高綜合工作能力，還可能使一些違法犯罪活動因工作交接而揭示出來，收到良好的預防效果。在貨幣資金內部控制每個環(huán)節(jié)中，各崗位都處于相互牽制的制約中，如果任何一個崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意，均可以導致某項控制失效。

2、加強現(xiàn)金收支業(yè)務和銀行存款收支業(yè)務的管理

現(xiàn)金收支業(yè)務和銀行存款收支業(yè)務是貨幣資金內部控制的重點環(huán)節(jié)，要確保單位貨幣資金的完整、合法、效益、安全，重點要控制現(xiàn)金和銀行存款的收支業(yè)務。

現(xiàn)金收支業(yè)務控制方面?，F(xiàn)金支付要嚴格按照國家現(xiàn)金管理暫行規(guī)定執(zhí)行。只在支付現(xiàn)金規(guī)定范圍內支付現(xiàn)金，超出規(guī)定范圍的，只能通過銀行轉賬的形式進行結算國。嚴格執(zhí)行銀行核定的日常庫存現(xiàn)金限額，不能坐收坐支，超過庫存現(xiàn)金限額外的現(xiàn)金應及時送存銀行，做到日清月結。單位應當定期和不定期地進行現(xiàn)金盤點，確保現(xiàn)金賬面余額與實際庫存相符。發(fā)現(xiàn)不符，及時查明原因，做出處理。對庫存現(xiàn)金要由有關科室組成專人小組進行定期或不不定期的盤點，防止白條抵庫及挪用現(xiàn)金的現(xiàn)象發(fā)生。

對已經(jīng)取得的貨幣資金必須及時入賬，不得私設小金庫，不得賬外設賬，嚴禁收款不入賬，要經(jīng)常核對收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)入賬金額與存根聯(lián)是否一致，以確保收到的貨幣資金全部入賬。必須加強發(fā)票、收據(jù)的購買、領用、保存的管理，專人負責存根聯(lián)與記賬聯(lián)定期或不定期的抽查核對工作，及時發(fā)現(xiàn)其中的錯弊。

控制非法和不合理的現(xiàn)金流出，支出程序是否合法、合理。必須執(zhí)行嚴格的審核批準程序，嚴禁擅自挪用、借出貨幣資金，首先要審核支付申請，看是否有理有據(jù)；其次要審核支付程序，看審批程序、權限是否正確，審批手續(xù)是否完備；最后審核資金支付辦理，看是否按審批意見和規(guī)定程序、途徑辦理，出納人員是否及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，不屬于現(xiàn)金開支范圍或超過現(xiàn)金開支限額的業(yè)務應當通過銀行辦理轉賬結算，嚴格控制大額貨幣資金支出。出納人員應做到庫存現(xiàn)金日清月結，主管部門或負責人應對庫存現(xiàn)金定期或不定期地盤點，確?，F(xiàn)金賬面余額與實際庫存相符。一般月末必須對現(xiàn)金進行盤點，同時也要進行不定期的盤點，參與盤點人至少要三人以上，以保證盤點結論客觀公正。

銀行存款收支業(yè)務控制方面。嚴格按照支付結算辦法等國家有關規(guī)定，開立賬戶、辦理存取款和結算業(yè)務。不能在同一銀行同一營業(yè)網(wǎng)點開立幾個賬戶，或者同時跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶，也不能將單位公款以個人名義私存。單位與銀行之間的對賬，每用至少核對一次。定期編制銀行存款余額調節(jié)表，查看單位銀行存款余額與銀行對賬單是否相符。出納人員不得同時從事銀行對賬單的獲取、銀行存款余額調節(jié)表的編制等工作。要按排其他人員負責銀行對賬單稽核和管理，每用終了，將銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對，如查不符，要及時查明未達賬項發(fā)生的原因，發(fā)現(xiàn)其是否存在錯弊，及時予以處理。負責銀行對賬單調節(jié)表編制人員，不能同時負責現(xiàn)金收支或編制收付款憑證。

嚴格遵守銀行結算紀律，不得簽發(fā)沒有資金保證的票據(jù)或遠期支票，套取銀行信用，不得簽發(fā)、取得和轉讓沒有真實交易和債權債務的票據(jù)，不得無理由拒絕付款，任意占用他人資金。加強異地和同城單位之間往來款項的核對，確保貨幣資金支付合理，回收及時。

3、加強票據(jù)及印章的保管

要加強與貨幣資金有關票據(jù)的管理工作，明確各種票據(jù)購買、保管、使用、背書轉讓及注銷等環(huán)節(jié)的職責權限和程序，并專設備查簿登記，防止空白票據(jù)的遺失和盜用，設立專門的賬薄對票據(jù)的轉交進行登記。對收取的重要票據(jù)，應留有復印件并妥善保管。不得跳號開具票據(jù)，不得隨意開具印章齊全的空白支票。因填寫、開具失誤或者其他原因導致作廢的法定票據(jù)，應當按規(guī)定予以保存，不得隨意處置或銷毀。對超過法定保管期限，可以銷毀的票據(jù)，應履行嚴格的審批手續(xù)后進行銷毀，同時建立銷毀清冊并由授權人員監(jiān)銷。另外還要加強銀行預留印章的管理，應二人以上分開保管印章，嚴禁一人保管支付款項所需要的全部印章，不得擅自將自己保管的印章交給他人保管，也不得私自接受他人保管的印章。各類印章應嚴格按規(guī)定的范圍和批準程序使用，不得亂用、錯用。印章保管人應負起監(jiān)印責任，在監(jiān)印中應嚴格審查，注意內容，防止出現(xiàn)漏洞。各類印章平時不用時應放在不同的保險箱內，做到人走章走，如果將不同人保管的印章放在同一保險箱，必須由雙人持不同鑰匙同時開啟才可以打開，要用嚴格的管理制度來約束人、管理人，防止出現(xiàn)錯弊。

4、加強不相容職務控制制度

不相容職務是指那些如果一個人或一個部門擔任，既可能發(fā)生錯誤和舞弊行為，也可能掩蓋其錯誤和舞弊行為的職務。加強不相容職務控制制度就是對不相容職務進行相互分離控制、實行授權批準控制和內部報告控制制度。對不相容職務明確規(guī)定各自職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制約機制。貨幣資金業(yè)務的不相容崗位包括：貨幣資金支付的審批與執(zhí)行；貨幣資金的保管與盤點清查；貨幣資金的會計記錄與審計監(jiān)督。同時出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。建立貨幣資金業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責權限，確保辦理貨幣資金業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

授權批準是批單位在辦理各項經(jīng)濟業(yè)務時，必須經(jīng)過規(guī)定的授權批準。建立貨幣資金授權制度和審核批準制度，并按照規(guī)定的權限和程序辦理貨幣資金支付業(yè)務。授權批準有一般授權和特定授權兩種形式。授權批準要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等級內容，單位內部的各級管理者必須在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。單位有關部門或個人用款時，應當提前向經(jīng)授權的審批人員提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、限額、支付方式等內容，并附相關的經(jīng)濟合同、原始單據(jù)或相關證明。審批人根據(jù)其職責、權限和相應程序對支付申請進行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付申請，審批人員應當拒絕批準，金額重大的，還應及時報告有關部門。復核人員應當對批準后的貨幣資金支付申請進行復核，復核貨幣資金支付申請的批準范圍、權限、程序是否正確，手續(xù)及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式、支付對象是否妥當。復核無誤后，交由出納人員等相關負責人員辦理支付手續(xù)。經(jīng)辦人員應當在職責范圍內按照審批意見辦理業(yè)務，對于審批人超越權限審批的貨幣資金業(yè)務，經(jīng)辦人員有權拒絕辦理并及明向審批人的上級授權部門報告。出納人員應當根據(jù)復核無誤的支付申請，按規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù)，及時登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

5、加強監(jiān)督檢查

各單位應建立健全對貨幣資金業(yè)務的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機構或人員權限，進行定期或不定期的檢查。監(jiān)督檢查的主要內容是：相關崗位和人員的設置是否存在不相容職務混崗現(xiàn)象；授權批準制度的執(zhí)行是否存在越權審批行為；銀行預留印章的保管是否存在全部由一人保管現(xiàn)象；票據(jù)的保管是否存在管理漏洞。對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應積極采取有效措施，加以糾正和完善。

總之，貨幣資金的內部控制制度是單位整個資金管理的重點，貨幣資金收支業(yè)務的內部控制是建立整個內部控制制度的關鍵。建立完善而有效的貨幣資金內部控制制度，對加強單位經(jīng)營管理、保護單位財產安全、保證單位會計信息真實、完整，減少工作差錯，加強工作人員責任心，維護財經(jīng)紀律，防止或抑制違法違紀行為的發(fā)生等具有積極作用。

作者簡介：施振忠（1971.02—），男，江蘇省啟東人，學歷：本科，單位：江蘇省啟東市人民檢察院。