基層檔案管理安全性策略

【摘要】：基層檔案管理由于各種原因?qū)е掳踩Ｃ艹潭炔粔?，基層檔案的相關(guān)文檔不僅是本轄區(qū)內(nèi)信息的重要組成部分，也是國家檔案體系的一部分。因此，加強基層檔案室管理，提升檔案資源安全， 不僅是規(guī)范基層單位管理的重要手段，也是為國家檔案館輸送量多質(zhì)優(yōu)的資料信息的必然要求

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；重要問題；安全策略

基層檔案管理是指基層工作人員根據(jù)檔案形成的特點，利用科學(xué)的方法對檔案進行收集、整理和保管，以保證檔案的完整性、安全性和有效性，基層檔案室，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室，是我國檔案體系的重要組成部分，加強基層檔案管理，提升基層檔案安全是完善我國檔案管理體系的重要內(nèi)容。

一、檔案資源安全的重要性

（一）檔案的唯一性

檔案文件不同于其他信息資源，它對于事件、人員等信息的記錄具有唯一性，這種唯一性表現(xiàn)在兩個方面：其一，排他性，即檔案對于事實的記錄只能有一個版本，因為任何事件發(fā)生的真相只能有一個，所以對其進行記錄的檔案也只能有一個，這既是保證檔案可用性的重要手段，也是尊重事件真相的必然要求；其二，不可替代性，即由于受到檔案保存條件的限制，一些檔案文件的復(fù)本數(shù)量有限，同時其對于事件真相的再現(xiàn)起著決定性的作用。因此，檔案工作者應(yīng)當(dāng)采取一切有效措施維護檔案的壽命，以確保館藏檔案的安全。

（二）檔案的可用性

有效途徑檔案文件就是憑據(jù)，它記錄著一件事情發(fā)生的時間、地點、起因、經(jīng)過以及結(jié)果，記錄著一個人的出生、學(xué)習(xí)、工作等各種身份信息。因此，在某種意義上講，人們在利用檔案的過程就是一個“回顧”的過程，而這一過程對于檔案應(yīng)用的效果主要體現(xiàn)在兩個方面：其一，檔案的可用性可以讓使用人員理順事件發(fā)生的詳情；其二，通過對現(xiàn)有檔案資料的查詢、使用，相關(guān)部門可以通過分析總結(jié)，預(yù)見事件發(fā)展的路徑，并對后續(xù)事務(wù)的開展提供必要的指導(dǎo)。因此，從這兩方面來講，事件的詳情對檔案文件的依賴性要求檔案的內(nèi)容必須是完整且真實的，否則就會對相關(guān)人員的檔案利用造成不可挽回的后果。

二、當(dāng)前基層檔案管理中存在的問題

（一）管理意識淡薄

管理意識決定著管理態(tài)度，在當(dāng)前的一些基層檔案管理中， 由于管理人員的管理意識淡薄， 導(dǎo)致檔案的形成、收集不及時，且由于收集渠道不夠暢通，使檔案管理中存在一些死角漏洞；而且某些基層單位檔案人員對新的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范學(xué)習(xí)、掌握不及時，使檔案業(yè)務(wù)工作不夠規(guī)范，這也導(dǎo)致了基層檔案資料的缺失。

（二）管理體制不一

隨著我國機構(gòu)改革的深化，各級基層組織變化頻繁，而經(jīng)歷多次的機構(gòu)改革后，各級基層單位檔案工作管理體制也出現(xiàn)了多元化的趨勢，如各基層單位中就存在著檔案館、檔案處、檔案科、檔案室等多種體制，而且由于各體制檔案的管理原則和方式不一，導(dǎo)致了基層檔案管理工作的困難

（三）工作發(fā)展不平衡

隨著我國經(jīng)濟體制、政治體制改革的進一步深化，許多基層單位檔案工作的水平也實現(xiàn)了大幅度提升，但是在發(fā)展過程中，仍然有一些單位由于缺乏對檔案資源重要性的充分認(rèn)識，導(dǎo)致其檔案管理工作停滯不前，甚至出現(xiàn)了裁撤、強制合并檔案管理機構(gòu)，減少對檔案工作的人員和資金投入的現(xiàn)象，而這樣的管理失衡嚴(yán)重降低了我國基層檔案管理工作的整體水平。

（四）信息技術(shù)應(yīng)用不當(dāng)

隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案資料的保存方式已經(jīng)突破了紙質(zhì)載體的限制，實現(xiàn)了電子存檔，而數(shù)字化檔案有效地彌補了紙質(zhì)檔案在保存中的種種弊端，但是數(shù)字化技術(shù)也不是萬能的，在當(dāng)前由于一些基層單位對信息技術(shù)了解甚少、使用不當(dāng)，導(dǎo)致文件材料的載體不一，電子文件與紙質(zhì)文件的沖突，這不僅增加了檔案的整理、保管難度，還增加了檔案資源失、泄密的風(fēng)險。

三、加強基層檔案管理的有效策略

（一）加強宣傳，增強基層工作人員的檔案管理意識

相關(guān)部門在加強檔案工作宣傳的過程中應(yīng)從以下幾點入手：一是加強對檔案法規(guī)的宣傳；二是加強對檔案的定義、種類、載體形式等檔案基礎(chǔ)知識的宣傳；三是加強對檔案利用效益以及利用方法的宣傳；四是加強對檔案工作的“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”這一基本原則的宣傳；五是加強對檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等基本內(nèi)容的宣傳。通過宣傳使管理人員認(rèn)識到檔案的形成與個人工作的關(guān)系，以增強其管理意識。

（二）建立基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度基層檔案管理部門應(yīng)建立并完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立本單位的檔案管理規(guī)章制度，并統(tǒng)一內(nèi)部的檔案管理方法，以實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和有效利用。除此之外，相關(guān)部門還要加強對檔案室設(shè)施的安全管理，搭建計算機管理文件平臺，以實現(xiàn)資料的實時歸檔、雙重鑒定、信息保護和原始數(shù)據(jù)應(yīng)用，從而確保檔案資源的安全。

（三）疏通檔案收集渠道，保證資料收集的完整度和準(zhǔn)確度

暢通的資料收集渠道是保證檔案完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)，在疏通收集渠道的過程中，管理部門首先要貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，避免資料分散在不同業(yè)務(wù)部門或個人手中；其次要規(guī)范收集工作的方法，形成以按制度接收，定向、定內(nèi)容接受為核心的信息收集體系；再次，要把握好收集工作的細(xì)節(jié)，做到歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合、隨時收集與集中收集相結(jié)合、收集工作與計劃管理相結(jié)合、對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合，以保證收集工作落實到位；最后，確定收集工作的責(zé)任，并確定收集工作的原則和范圍，以保證文件材料的完整、準(zhǔn)確。

總之，提高基層檔案管理水平不論是對于提高基層單位的信息管理，還是對于提高國家檔案管理組織體系的重要性都是不言而喻的。因此，基層檔案管理人員應(yīng)該積極面對當(dāng)前管理中存在的問題，利用科學(xué)的管理方法和現(xiàn)代化的檔案保存手段，提高檔案管理的安全性，以保證基層檔案的價值。