信息化時代高校檔案管理人員的新職責

趙亮

【摘 要】 信息化時代背景下高校檔案管理人員應明確角色定位，積極發揮新的工作職責，進一步做好檔案收集、鑒定、保管、開發與利用工作。

【關鍵詞】 信息化時代；高等院校；檔案管理人員；職責

信息化在檔案管理領域內的快速發展與應用是當今時代的一大顯著特征。信息化的出現使得檔案管理工作改變了其傳統的方式，利用專業計算機軟件及信息化技術在檔案管理的各項環節中不斷實現調整與改進，為高校檔案管理工作提供了便利，同時對高校檔案管理工作人員提出了新的工作挑戰。目前大部分高校已經實現了信息化建設與管理，學校通過創設自己的網站對相關信息進行發布，并在各部門之間開發利用相應軟件實現辦公職能。檔案管理信息化，即將電子通訊、互聯網絡、大數據云計算等技術手段運用在檔案管理工作中，從而影響檔案收集、檔案鑒定、檔案保管、檔案開發及利用等工作。[1]高校檔案管理人員應從以下角度適應信息化時代對檔案管理工作提出的新要求。

一、信息化時代背景下檔案管理人員的角色定位

高校檔案管理工作是為了學校日常教學、運行、人力資源管理等服務的基礎性工作。隨著現代數字化環境的影響，高校普遍采用信息化技術手段進行自動化辦公，在此過程中將產生大量的電子文件。檔案管理不是僅僅針對這些紙質或電子文件進行保存，更是通過這些檔案信息展現學校的歷史與發展。檔案管理人員應具備“對過去負責，為現在服務，替未來考慮”的素質，[2]從學校發展的高度對自己的角色進行定位，重新認識檔案管理的職能，創新性的開展工作。

二、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案收集

信息化時代對高校檔案管理一個最為顯著的影響就是擴展了檔案信息的收集渠道，電子文件的激增，使得傳統紙質檔案的收集不再是主要的信息來源，檔案記錄的方式多種多樣，產生的檔案信息除了文字形式，更有圖像、聲音、視頻等多層次維度的信息。例如學校舉行重大活動時，相關教師與學生廣泛參與活動的經歷，是珍貴的檔案信息；學校知名校友或畢業學生對學校發展做出的貢獻，也是檔案信息；學校在進行日常的教學與管理工作時，學生、教師、職能部門在其中所起的作用與效果，同樣是檔案信息。高效的對以上來源的檔案信息進行收集、處理和加工，是檔案管理人員的基本素質。全面的收集檔案信息，轉變被動的檔案保存工作方式，更加主動的去收集學校在深化改革與不斷發展過程中每一個環節的切實舉措與帶來的影響，這樣的檔案收集工作才更為系統和全面。

三、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案鑒定

對收集的檔案信息進行認真仔細的鑒定，是檔案管理人員一項必須的工作職責。信息化的時代背景，為高校檔案提供內容豐富、種類多樣信息的同時，也對檔案管理人員的信息鑒定水平提出了更高的要求。學校各項活動會產生大量的數據信息，涉及學校教學、管理、科研、人才培養等工作的方方面面，種類多樣且數量繁雜。檔案管理人員要對信息進行篩選，鑒定其價值，最終決定哪些信息會被進一步的保存并加以開發利用。檔案信息如何選擇，意味著記錄學校發展歷史的角度有所不同，在歷史中起重要決定作用的人物及事件也會有所不同。因此，鑒定檔案就是記錄歷史，所以檔案管理人員的鑒定水平起著非常重要的作用。信息化時代背景下的檔案管理人員，應該具備更高的專業素養與職業精神，能夠以發展的眼光看待過去，正視現在，預期未來。在檔案鑒定的工作中始終秉承科學、嚴謹、慎重的態度，在不同時期、不同來源、不同內容表現形式、不同信息載體的檔案中鑒別出需要進一步保存利用的信息，開展下一步檔案管理工作。

四、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案保管

常見的檔案管理有分散管理和集中管理這兩種模式。[3] 將不同性質的檔案交由相關職能部門分別保管，這是分散管理模式；與此相對應，將檔案集中起來由學校專業檔案部門集中保管，即集中管理模式。兩種管理模式形式有所不同，但管理的工作原則是一致的，都將保護檔案的完整與安全作為基本原則。但受傳統觀念的影響，檔案管理人員過分重視檔案的安全性，重視檔案的收藏，在檔案保管方面過于被動，限制了信息化檔案管理的發展。隨著高校改革的深化，數字化自動辦公的普及，使得電子信息檔案的保管不像紙質檔案信息的保管那樣方式簡單且形式單一。檔案管理人員應該轉變重收藏、輕使用的思想，轉變工作方式，將被動的保管轉變為主動的服務，積極實現數字化檔案系統的構建。并且在構建過程中建立完善的安全管理制度，針對互聯網時代病毒多發、信息容易泄露等特點，對數字檔案加密進行多重保護，對重點檔案信息進行定期的安全檢查，及時發現安全隱患，營造科學安全的檔案保管環境。

盡管信息化時代背景下數字檔案構建的趨勢越來越明顯，但高校在日常各項工作中仍然會存在紙質檔案信息，檔案管理人員在加強數字化檔案信息管理的同時，也應重視對紙質檔案信息的保管以及數字化轉換再利用。[4]轉變檔案管理人員重藏輕用的思想，從服務意識角度加強對檔案管理人員要求，不斷提升服務質量。

五、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案開發

高校檔案管理人員不應只是做傳統的記錄與保存，應積極對檔案信息進行精細化的分類開發，對接不同領域的需求。信息化時代下的檔案信息，多大程度上能進行資源共享，奠定了檔案信息可供開發的基礎。檔案管理人員應充分發揮信息化技術特點，結合學校自身發展特色，提煉出能反映學校特長與創新點的檔案信息。檔案信息應面對教師、學生、職能部門進行信息共享，單一的檔案信息已不能滿足不同人群的需求，檔案管理人員應掌握不同人群對信息的不同需求趨勢，結合多方面檔案信息，為學校決策、教師發展、學生學習等提供全面的檔案信息支持，開發適應不同人群需求的檔案產品。[5]

六、信息化時代背景下檔案管理人員如何進行檔案利用

信息化時代為檔案管理工作提供了相應的技術支持，檔案管理人員借助專業軟件系統對大量的檔案信息進行提取與重組，深度挖掘信息內在的關聯，借助流行的微博、微信、公眾號等各種網絡媒體平臺，創造性的開展檔案信息的再利用。例如央視頻道的“歷史今天看”、“歷史上的今天”等節目，就是利用檔案信息重新挖掘歷史與現實的關聯。高校檔案管理人員應充分挖掘檔案信息的服務功能，發現歷史的發展趨勢，作為指導未來高校改革工作的指導意見，實現對檔案信息的二次利用，提高其利用價值。

信息化時代背景下的檔案管理工作，勢必對高校管理工作效率及管理水平的提升起到一定作用。高校檔案管理人員應綜合各方面信息，加快職能轉變，適應信息化時代的發展要求，不斷完善高校信息化檔案管理制度，促進高校的改革與發展。

【參考文獻】

[1] 范曉燕，閆琳牛，艷莉. 高校檔案管理工作信息化建設探析[J]. 內蒙古科技與經濟，2017（6）17-19.

[2] 曹興華. 集體記憶視角下高校檔案管理工作研究[J]. 蘭臺世界，2017（8）11-13.

[3] 梁偉杰. 信息化背景下高校人事檔案管理模式優化策略的探討[J]. 欽州學院學報，2017（6）91-94.

[4] 黃曉娜. 新時期高校檔案數字化管理的意義[J]. 蘭臺世界，2017（8）45-47.

[5] 魏紅. 微媒體時代高校檔案管理工作的機遇、挑戰與創新[J]. 現代營銷，2017（7）223-224.

【作者簡介】

趙 亮（1983-）男，山東東營人，碩士研究生，館員，任職于山東體育學院人事處，研究方向：檔案管理.endprint