實驗室樣品管理

張靜

1 實驗室樣品的特點

隨著實驗室精細化程度的不斷深化，實驗室普遍面臨檢測需求復雜、需求隨檢測目的變化而變化等問題，不僅樣品形態各式各樣，檢測需求也各種各樣，此外，樣品留存要求也各有不同。針對上述情況，實驗室操作人員不但要保證樣品在檢驗過程中不丟失、不變質、不污染、不混淆，確保樣品檢驗結果的代表性和公正性，符合檢驗要求，還要保證留存樣品符合檢驗復查的要求。因此，加強實驗室樣品管理是一項重要的基礎工作。

2 實驗室樣品管理流程

實驗室樣品的管理主要包括樣品的接收、標識、流轉、保存及處理等多個環節，現結合實驗室認證工作對樣品管理的各個環節作以下討論。

樣品的接收及確認

公司內部實驗室的樣品根據管理流程的不同可分為兩大類：檢測計劃內的樣品和檢測計劃外的樣品。

對于檢測計劃內的樣品，已有程序文件或作業指導書明確規定了檢測需求，可直接查詢文件管理系統，查看當前的有效版本，當文件更新時，需得到受影響部門的同意，且培訓系統中已完成對檢測申請方和檢測實驗室雙方人員的培訓。在送檢和接收樣品人員雙方確認樣品信息無誤后，由樣品接收員填寫樣品接收登記表，接收、登記；送檢人員不需填寫樣品檢驗委托申請表。

對于檢測計劃外的樣品，送檢人員需填寫樣品檢驗委托申請表，包括樣品名稱、識別編號、樣品狀態及數量等基本信息；樣品接收員應對送檢樣品進行檢查、驗收、登記。首先對樣品進行初步觀察，是否符合本實驗室承檢范圍，確認能否檢測；其次，與樣品檢驗委托申請表內容對比，核對送檢樣品的數量、原始狀態，核對樣品各項信息是否與委托申請一致；最后，核查無誤后，樣品接收員確認收樣。

樣品的標識

樣品一旦被接收，必須保證樣品編號的唯一性。編號可根據實驗室的實際情況來編寫，如按照樣品種類、部門等分類，其一般由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他適合的實驗室編號）。樣品標識應清晰，放置在醒目且不妨礙檢驗的位置，其內容一般包括樣品名稱、編號、規格、送檢日期等。標識的設計應確保樣品在流轉過程中不發生任何混淆，并保證在樣品未處理前保持留存。

樣品的流轉

樣品經接收后由接受人員交給樣品管理員入庫，下達樣品檢驗流轉單后，檢測人員憑此單領取和流轉樣品。檢測人員按照相關標準進行檢驗，檢測前應核對樣品信息，并對其檢測狀態進行標識，確保在制備、檢測、流轉等過程中對樣品給予充足的保護，以免發生混淆和損壞。檢測完成后，應將樣品歸還給樣品管理員，并由管理員進行核對登記。

樣品的存儲

檢測樣品需要專門的存儲室，應按照樣品特性和待檢項目分類儲存在特定的環境中。如需低溫儲藏的樣品，應保存在相應設定溫度的冷藏或冷凍箱中，見光分解的樣品需要避光保存等。儲存的位置可根據檢測樣品狀態劃分，一般分為待檢、在檢、已檢、留樣。樣品入庫后，樣品管理員需建立樣品登記臺賬，臺賬應包含樣品編號、名稱、入庫時間、存放地點等，樣品存儲環境應安全、干燥、通風，保證樣品無交叉污染、無變質腐蝕等現象。需要特殊儲存的樣品，應嚴格按照條件儲存，并記錄儲存環境條件。留樣也應按照規定數量、品種執行，以備復檢。

樣品的處理

樣品檢測完畢后需返還樣品室，超過保存期限的樣品應定期處理。一般報告發出后樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品，如有必要可重點延長留樣期。接觸過化學試劑的樣品可視為有毒、有害樣品，應嚴格按照實驗室程序文件進行處理，并嚴格做好樣品處理記錄，防止其污染環境或造成其他危害。如送檢或受檢單位提出返還樣品的要求，在留樣期滿后可領回，但在領回樣品時，領樣人員需憑樣品檢驗委托申請表辦理相關手續。如需提前（保存期內）領回樣品，應在明確“對本檢測報告無異議”之后，方可辦理樣品返還手續。

3 實驗室樣品管理的關鍵環節

實驗室樣品管理的關鍵環節有交接、記錄和樣品放置。首先，交接時雙方都應該仔細查看樣品狀況，包括外包裝、外觀、數量、型號、規格、等級等，并核對樣品、配件及所帶資料。對以封裝方式送達的樣品，則應檢查封裝是否完整有效以及運輸過程有無損壞，并如實附加文字說明。此外還要保留完整的記錄，因為樣品管理的每個環節都要留有記錄，保留這些記錄，可以實現有效追溯以查明情況并作為統計的依據，分清責任。

樣品的放置同樣是關鍵點之一，無論樣品是在收樣存儲庫或發樣存儲庫，都要按一定順序擺放，這樣既存取方便，又可提高工作效率。樣品形態各異，因此在存取樣品時，應按照序列號的明示和順序進行，一目了然，快捷方便，并且能有效利用庫房面積，提高工作效率。

4 樣品管理有效性的重要意義

檢測結果取決于檢驗樣品的真實性、有效性、樣品狀態以及檢驗樣品與檢驗的適配關系、樣品的制備等諸多環節，這些環節均是評定測量樣品不確定度時需要考慮的因素。樣品管理也是《實驗室資質認定評審準則》中技術要求的重要內容。實驗室應建立質量體系文件《質量手冊》《程序文件》以及《程序文件》記錄的表單，樣品管理文件內容應能夠滿足樣品完整性、真實性、有效性、可追溯性的要求，涵蓋檢測各環節樣品的送、收、置、護、存、留、清理。

5 結語

實驗室的樣品管理工作是一項系統工程。不同實驗室涉及的樣品種類及特征存在很大差別，但在確保樣品的代表性、滿足樣品接收條件的充分性、樣品保存的穩定性、樣品分裝制備的規范性以及樣品處置的安全性等方面的要求具有廣泛的類同性。實驗室對于樣品的管理，在做好實物管理的同時，也要充分重視記錄資料的管理工作。