如何推進檔案管理的信息化建設

劉欣

【摘要】：隨著信息技術的迅猛發展，檔案管理的信息化建設顯得尤為重要。檔案管理是一個單位平穩發展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效。科學標準的檔案管理，能夠將歷史工作情況系統全面地存檔與展現，讓領導能夠及時了解工作狀況，為下一步的指導工作提供理論依據，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認定單位的工作效果，為單位的長遠發展奠定根基。

【關鍵詞】：檔案管理；信息化建設；措施

1、檔案工作的基本現狀

機關事業單位若采用新的檔案管理模式，進行檔案信息化建設，進行文件查找的時候，可以直接在計算機中對之前錄入的文件進行關鍵詞檢索，再通過檢索的關鍵詞對全文進行查找，最后鎖定目標文件。這種定向查詢方式，相比原有的人工翻閱查找檔案的方式，其效率高出何止百倍，且對人力的投入也更低，只需在檔案歸類整理時做好登記即可，通過這種對比性查詢可以帶給檔案管理人員新的工作方式、新的工作效率、新的工作體驗。

檔案的信息化建設其實是對檔案最原始的形態實施數據化處理。通過信息化處理方式對所記錄的檔案信息完成由最初單一實體向多種綜合載體的轉換。檔案信息的運輸方式完成了從人工到編程信息化數字傳遞方式的轉變。檔案的數據收集和傳統信息發布模式也會被網絡發布平臺所取代。這些檔案信息化管理的變革，每一個環節都能夠直接的減少工作耗時，提高工作效率。

2、檔案信息化建設存在的問題

2.1缺乏先進的管理理念

目前，大部分高校檔案管理從業人員在檔案管理工作中秉持著“只要不出錯即可”的工作原則，加之高校對檔案管理工作的不重視，導致部分工作人員缺乏足夠的責任意識，進而嚴重影響檔案管理工作效率。這樣不僅會影響工作人員積極性和主動性，也不利于檔案管理服務質量的提升。除此之外，檔案管理工作人員自身缺乏創新意識，且綜合素質不高，對傳統落后的管理理念和管理模式沒有任何創新舉動，各個部門負責人之間缺乏足夠的交流與溝通，這也是影響檔案管理工作效率和質量的關鍵要素。

2.2檔案管理人員素質有待提高

當下，許多檔案部門的管理人員素質不高，高技術人才特別是信息處理復合型人才十分缺乏，大多數的檔案管理人員技術水平一般，而缺乏及時、有效的現代化、信息化培訓，阻礙了檔案管理的信息化進程。信息化檔案管理要求檔案管理人員不僅具備一定的檔案管理技能，還需要掌握一定的計算機技能和信息技術，因此，作為制約檔案管理信息化建設的重要因素，檔案管理人員素質有待提高。

2.3整體的城建檔案管理技術落后，嚴重影響相關業務工作效率

我國現階段還有很多地區并沒有將檔案管理工作納入到城建工作中去，因此后起的檔案信息化管理無法實現與城建業務的同時發展，而技術本身存在的缺陷與滯后又對城建檔案事業的發展起到制約的影響。盡管目前我國科技發展較快，但全國范圍內真正應用成熟的OA辦公系統管理檔案依舊不多，存在大量的傳統手工收集與檢索的工作管理方式，導致獲取對信息量少，嚴重影響檔案收集管理，不利于再次開發，這又對業務技術的發展與應用產生阻礙作用，引起惡性循環。

3、檔案信息化建設的路徑分析

3.1提升信息化管理意識

檔案工作者應樹立科學的檔案服務理念，打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設過程中的聯系與合作。把建設高質量、特色化、多元化作為工作目標去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設尚處于探索階段，需要科學規劃、分步實施、循序漸進的過程，絕不可能一蹴而就。

3.2積極宣傳，多渠道齊作用

機關單位的檔案信息化管理中最薄弱的環節是宣傳，所以應當循序漸進的加強相關宣傳的力度，強化廣大機關干部的認知與意識。主要在三個方面擴大宣傳：首先選擇發放資料、開宣傳會或者舉辦展覽等方式，巧妙利用全單位系統大會的時間進行檔案管理的宣傳。其次可以充分發展機關各處室、各事業單位檔案員的作用，讓負責檔案管理的相關領導和工作人員進行相關培訓或者主題講課，普及檔案管理的有關知識。第三，可以采用典型案例宣傳，讓相關工作人員講解檔案管理中的典型案例，用真實性打動廣大群眾。通過多渠道齊作用，全方位增強機關單位干部的檔案信息化管理意識。當前也可以微博、期刊為陣地加大檔案的宣傳力度，通過信息化手段，網絡化途徑，數字化渠道，全面展開檔案信息化建設的宣傳工作，營造出濃厚的檔案宣傳氛圍。

3.3建設復合型高素質人才隊伍

在現實環境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發生了巨大變化，計算機技術、通訊技術、網絡技術日新月異，并且被廣泛應用于信息采集、組織、加工等環節。這些情況無疑對檔案工作人員的知識水平、業務技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機意識、創新意識、競爭意識，不斷提高和更新自己的知識結構以適應時代新需求。根據檔案自身特點，結合傳統檔案工作經驗，依托網絡環境與計算機技術，探索解決檔案信息資源建設的新問題。在實踐中培養、鍛煉、完善隊伍，造就出一批復合型人才，為檔案信息資源建設打好堅實的人才基礎。

3.4完善技術和資金保障體系

一方面要大力強化檔案信息化管理基礎設施建設，應把檔案管理信息化建設資金納入到財政預算中來，另外可通過合作開發與服務外包的形式不斷創新檔案信息化投入機制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進行技術攻關。另一方面，加強做好軟硬件建設工作。除了要完善相關信息化管理設備之外，還需要對目前已有設備予以更新，為檔案管理信息化建設提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發工作力度，建立全國統一的技術標準，同時對技術開發企業予以分級資質認證。

結束語

隨著各單位和社會各界對檔案工作的重視和需求日益加強，檔案信息化工作要緊跟發展需要，克難攻堅，以服務利用為主旨，加強各項基礎設施建設，積極探索發展路徑，勇于爭先創優取得突破性的進展，加強學習和交流，建立一個立足服務利用、滿足現代化要求的檔案綜合管理體系。

【參考文獻】：

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