檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的應用

徐利琴 曹昊洋

摘 要 在此信息技術迅猛發(fā)展的時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念深入人心，在現(xiàn)代經(jīng)濟管理過程中“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)揮了極其重要的作用，它是新興的經(jīng)濟管理機制，有效利用這一管理理念，必然會使管理工作更加高效、便捷。特別是隨著科技水平的不斷提高，管理檔案的工作效率也日漸提升，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，產(chǎn)生了許多新的管理方案與管理理念，而檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代也有了更適宜的用處，發(fā)揮了其應用價值。基于此，文章主要針對檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化及檔案管理基本原理進行探討，以期為相關研究人士帶來借鑒以及參考。

關鍵詞 檔案管理原理；“互聯(lián)網(wǎng)+”；應用；問題

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）225-0157-02

檔案管理已經(jīng)歷了千百年來的發(fā)展，早在殷商時期就已初步形成，初期階段將各類信息刻于甲骨文上，隨著時間的推移與時代的變遷，我國的檔案管理水平得到了迅速提高，特別是新中國成立以來，檔案管理制度飛速進步，國家專門設立了檔案局，以加強檔案管理工作力度，保證信息的完整性。同時，管理水平也在日漸進步，這就間接的表明我國檔案管理事業(yè)以嚴謹參照檔案管理原理從低層次走向高質(zhì)量，實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，過程中離不開“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的推動，因此，筆者首先針對檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化的相關問題進行探討。

1 檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化

以往的檔案管理更加強調(diào)人對人、面對面的紙質(zhì)管理模式，而現(xiàn)代化的檔案管理工作更加要求運用科學、先進的管理理念，制定針對性的檔案管理策略，要求檔案管理人員具備熟練的管理經(jīng)驗與專業(yè)的管理素質(zhì)。將紙質(zhì)文字檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M文字的管理辦法。在此過程中，計算機信息技術發(fā)揮了極其重要的作用，可謂是傳統(tǒng)檔案管理的核心，也是檔案管理工作開展的技術支撐，計算機技術不僅使得檔案管理更加完善，同時也保證了檔案輸出、數(shù)據(jù)輸入、信息處理、內(nèi)容填充等各項工作的高效性[ 1 ]。

隨著我國科學技術水平的不斷提升，當管理工作模式發(fā)生了巨大改變，早在2015年“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式就已被社會各界人士所推崇，并將其視作現(xiàn)階段檔案管理最為有效的途徑之一，與此同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的滲透，為我國經(jīng)濟及文化的發(fā)展都帶來了極大的促進作用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理模式的形成，離不開檔案管理工作原理的支撐，要求檔案管理工作人員必須將檔案管理原理與“互聯(lián)網(wǎng)+”管理模式有機結(jié)合，以提高檔案管理效率，使之更加合理、高效，逐步形成完善的管理模式，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展打下良好鋪墊。

2 檔案管理的基本原理

檔案管理的主要工作可以分為積極堅定、數(shù)據(jù)保管、提供利用、數(shù)據(jù)采集、信息整理、內(nèi)容檢索以及文本統(tǒng)計等多個內(nèi)容，在數(shù)據(jù)填充以及檔案管理的過程中，要求管理人員必須嚴謹參照檔案管理的基本原理，高效落實檔案管理工作，避免隨意改動數(shù)據(jù)信息。

2.1 管理學基本原則

檔案管理工作屬于管理學的范疇，同時也是管理學中的重要內(nèi)容，因此，在檔案管理的過程中，必須將相關的管理學原理應用其中，而后嚴謹參照現(xiàn)代管理學的相關內(nèi)容，在工作中不斷的總結(jié)實踐經(jīng)驗，逐步形成完善的管理體系，基于檔案管理工作的要求，再將管理學原理劃分為多項內(nèi)容，比如，整分合原理、封閉原理、彈性原理以及動力原理等。值得一提的是，在檔案管理工作中可有效利用反饋原理、系統(tǒng)原理、動力原理以及整分合原理，提高檔案管理水平[ 2 ]。

2.2 全宗管理原則

全宗管理原則指的是檔案管理過程中，有關的檔案管理部門必須通過組織各類社會活動，經(jīng)過有效的搜集與整合，最終令檔案信息成為有機的整體，促使體系內(nèi)數(shù)據(jù)資料的聯(lián)系更加密切，無疑是全宗管理原則的基礎與重點。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案管理原理的應用

3.1 整分合原理

現(xiàn)代學管理學原理對于整分合原理的整合與歸納體現(xiàn)在：若想確保檔案管理的工作效率，就應當制定針對性的管理規(guī)劃方案，其中需做出明確分工，保證規(guī)劃結(jié)構(gòu)的清晰度，同時在分工與協(xié)作的環(huán)節(jié)，不斷整合、統(tǒng)籌，從而體現(xiàn)整分合原理的精髓，展現(xiàn)其應用價值[ 3 ]。

值得一提的是，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，但管理整合原理應用的重點為云計算?，F(xiàn)階段，云計算在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下發(fā)揮了重要的作用，它指的是運用網(wǎng)絡途徑，實現(xiàn)數(shù)據(jù)計算的方法，與以往的數(shù)據(jù)統(tǒng)計相比較，云計算的處理方式更加快捷、精準，同時數(shù)據(jù)處理也更加方便，提高了處理效率。云計算的外延與內(nèi)涵均極其豐富，至今仍未對其進行整齊劃一的定義。云計算在檔案管理中的應用極其普遍，尤其是其中虛擬化技術、分布式處理功能與分布式數(shù)據(jù)庫，都能滿足數(shù)據(jù)信息的整合與分解的要求。與此同時，應用云計算的方式也較為簡單，只需在檔案管理平臺中輸入與檔案信息相關的關鍵詞，而后云計算系統(tǒng)將自行做好數(shù)據(jù)定位，針對性地進行數(shù)據(jù)整合與分析，為用戶提供相關的檔案數(shù)據(jù)，這樣的檔案管理模式，無疑會提高檔案管理效率，還能保證檔案資料的利用率，這是傳統(tǒng)檔案管理模式無法實現(xiàn)的，體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理模式的諸多弊端。

3.2 系統(tǒng)原理

現(xiàn)階段，現(xiàn)代管理學方面的業(yè)內(nèi)人士大多均認為系統(tǒng)管理原理可以是檔案管理中很難實現(xiàn)的管理原理，若想達到最終的管理目標，就應當明確系統(tǒng)原理的基本內(nèi)容以及要求等，初步了解管理目的，而后再以分析制定的管理方式，使得管理過程更具全局性、層次性與目的性?？偠灾?，系統(tǒng)管理的關鍵點就是要體現(xiàn)全宗原則，要求檔案管理人員針對這一思維高效開展管理工作，以保證檔案管理的效率，提高管理水平。

檔案管理系統(tǒng)原則要求必須把控管理結(jié)構(gòu)，使之更具全局性、層次性與目的性，受“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的影響，要求檔案管理人員熟練掌握相關的技能與技術，分析海量的文本數(shù)據(jù)，而后加強管理，將其作為技術的支撐點。海量的文本信息也被稱作巨量資料，隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，但管理過程中也提高了管理要求，要求對報考的細節(jié)內(nèi)容全面把控，對比檔案中的文本信息以及數(shù)據(jù)，在整合及搜集的環(huán)節(jié)，需要從海量的數(shù)據(jù)信息中找尋極具價值的內(nèi)容，從而完善數(shù)據(jù)庫體系，這樣方可確保數(shù)據(jù)的豐富性，對內(nèi)部信息及時更新，滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的發(fā)展需求，還能確保檔案資料的完善性。

3.3 動力原理

所謂的動力原理主要是指檔案管理工作人員必須具備強大的內(nèi)動力，并具有主動工作的動機，在檔案管理過程中積極肩負自身職責，推進管理工作高效開展，從而滿足公主需求。筆者對相關資料進行整合、分析，而后將動力原理分為信息動力、精神動力與物質(zhì)動力。許多專家學者認為物質(zhì)動力與精神動力可以是動力的重要來源，也是支撐管理人員工作的主要動機，特別是在此社會格局日漸改變的形勢下，信息沖擊給人們所帶來的壓力越來越大，潛移默化地增加了競爭壓力。

而檔案管理動力原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的應用，要求檔案管理工作人員必須深化物聯(lián)網(wǎng)思維，提高自身的“互聯(lián)網(wǎng)+”應用理念，借助先進的技術手段，在依靠信息技術或互聯(lián)網(wǎng)，將網(wǎng)絡、人員、控制器與傳感器有機結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息的共享目的，使得各層級間的交流與溝通更加高效，達到遠程控制智能化與信息化的目標。

3.4 反饋原理

在此當管理理念不斷變化的時代背景下，檔案管理人員面對海量的數(shù)據(jù)信息，有必要利用反饋原理，建立針對性的、系統(tǒng)化的反饋機制，從而對數(shù)據(jù)進行快速掌握，發(fā)掘極具利用價值的信息。

而“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下的檔案管理，同樣可利用反饋原理，引用相關的評價體系，以準確反映檔案數(shù)據(jù)搜集的準確性與合理性。比如，現(xiàn)階段手機的普及率極高，而手機中的App則成為電商爭奪市場份額的重要途徑。基于這一發(fā)展形勢，我國檔案管理部門越發(fā)意識到設計與自身發(fā)展相符合的軟件與移動終端產(chǎn)品的重要性，通過軟件開發(fā)的形式可使檔案利用人員在第一時間內(nèi)獲取相關的數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)查找的高效性，還能在此過程中發(fā)表對于系統(tǒng)應用的心得，作出有效評價，及時反饋信息。

4 結(jié)論

綜上所述，本文主要針對檔案管理原理在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下的應用進行探討，首先提出了檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”化的相關問題，而后提出了檔案管理的基本原理，最后闡述了檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的應用，希望筆者的探討為相關研究人士帶來借鑒與參考，從而引導檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念，自覺肩負自身職責，意識到檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下應用的重要性，發(fā)揮其實際價值，大大提高檔案管理效率，從而為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展注入動力源泉。

參考文獻

[1]胡友軍.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的運用[J].卷宗，2016，6（8）：50-51.

[2]張楠.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的運用[J].黑龍江科技信息，2017，24（7）：164.

[3]劉顯芳.檔案管理原理在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的運用[J].中文信息，2016，21（11）：26.