論信息系統項目的風險管理

唐貞易++王高興++楊書++藍代彥++曾靈芝++黃中和++王希

摘 要：2013年10月至2014年1月，為了迎接國家三甲醫院評審和提高醫院的經營管理水平，廣西科技大學第一附屬醫院組織實施了全院級的HIS項目，由醫院（信息科）和軟件公司共同實施。項目以電子病歷為核心，實現病人看病就診的電子化流程，具有上線時間緊迫、系統用戶眾多、功能流程復雜等特點。因此，我們對項目可能面臨的風險做了深入的思考，給予了充分的重視，進行了有效的風險管理，項目最終取得了成功、系統順利上線。

關鍵詞：信息系統項目 風險管理 培訓

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）11（b）-0105-02

1 項目概述

廣西科技大學第一附屬醫院，作為地方大學的附屬醫院，是一所集醫療、預防保健、康復、科研、教學為一體的國家三級甲等綜合醫院，是全區全科醫學教育臨床技能培訓基地和鄉鎮衛生院衛生人才培訓基地；醫院占地面積9萬m2，建筑面積6萬多平方米，設病床628張，開放病床528張，現有職工940人，其中衛技人員815人，中、高級技術職稱人員349人；醫院有多名省優秀醫學專家、教授、博士、留學回國人員，服務范圍覆蓋以柳州市為中心的整個桂中地區；醫院設有2個門診部，16個臨床病區，設立了神經內、外科，心胸血管內、外科，腫瘤科，口腔醫學中心，呼吸內科，骨傷整形外科，婦產科，泌尿內、外科，眼、耳鼻喉科，兒科，內分泌科，腎內科，皮膚科，醫療美容科及康復醫學科等多個重點及專業學科。

2013年10月至2014年1月，為了迎接國家三甲醫院評審和提高醫院的經營管理水平，該院組織實施了全院級的HIS項目，筆者作為院方軟件實施工程師全程參與了項目的管理和實施。本項目總投資150萬元整，由醫院（信息科）和軟件公司共同實施；項目以電子病歷為核心，實現從病人掛號、就診、繳費、辦理入院、電子病歷文檔編輯、出院、病歷歸集、統計分析、病歷質量控制、藥品出入庫、檢驗數據采集發送等一系列的電子化流程。

針對本項目具有上線時間緊迫、系統用戶眾多、功能流程復雜等特點，我們對項目可能面臨的風險做了深入的思考，給予了充分的重視。從制定項目的風險管理計劃開始，我們充分地識別項目目前和將來可能發生的各種風險，并進行了定性的、定量的分析，為發生概率較高的、對項目影響較大的風險有針對性地制定了應對計劃，確保當風險事件發生時，都能得到及時、有效的監控和處理。下面就圍繞項目的實施過程，介紹一下我們風險管理活動的具體實踐。

2 風險管理活動

2.1 風險管理計劃的編制

風險管理計劃的編制非常重要，因為謹慎、清晰的風險管理計劃，可以大大提高項目風險管理過程的成功概率。在項目中，我們根據醫院的實際情況、結合項目的具體條件、參考類似項目的執行情況，研究制定了項目的風險管理計劃，明確了風險的識別、分析、應對和控制流程，將風險責任指派到具體的部門和人。

2.2 風險識別

風險識別是確定何種風險可能會對項目產生影響，將這些風險的特征形成文檔，它是一個不斷反復的過程。由于系統終端的采購和網絡改造升級已在前期完成，故在軟件項目中不再涉及與軟件實施無關的風險識別。針對醫院的實際情況和項目要求，我們通過項目會議，參考了以往的風險管理經驗，確定并排序了如下項目的風險：第一，進度風險，因為工期緊張；第二，培訓方面的風險，同樣是因為工期緊張，而且系統功能眾多、操作流程復雜；第三，項目變更的風險，因為系統用戶眾多，需求和范圍容易發生變化；第四，溝通的風險，因為醫院員工比較忙碌，項目干系人眾多且人員的知識背景差距很大。

2.3 風險定性分析

風險定性分析，是要確定不同風險發生的可能性及對項目影響的活動過程，它還要對已識別的風險的優先級排序，以重點關注那些優先級較高的風險。針對醫院的實際情況和項目要求，我們通過項目會議，參考以往的風險管理經驗，確定并排序了如下項目的風險：第一，進度風險；第二，培訓方面的風險；第三，項目變更的風險；第四，項目溝通的風險。如此，便于我們將來分別給予不同的關注。

對于培訓方面的風險，我們認為：系統的上線是否成功，關鍵在于醫院的員工是否能夠快速而準確的操作電腦，在信息系統內完成醫護操作。如果受訓的思想不到位、培訓的內容有欠缺、培訓的力度不夠、培訓的方法不科學合理、受訓人群有遺漏，那么在既定的緊張工期內，培訓任務沒有完成，可想而知，系統一旦上線，很多問題就會接連出現，如某些模塊不會使用、復雜的流程沒有人會操作、甚至部分職工壓根沒法使用系統等等，都會嚴重影響系統的應用，對醫護工作造成一定干擾，甚至會導致系統上線失敗。所以，必須對培訓給予足夠的關注。

2.4 風險定量分析

風險定量分析，就是要定量的確定不同的風險對項目的影響。在本項目中，由我們會同項目經理，組織經驗較豐富的工程師和醫院的醫療專家一道，進行會議商談，在定性風險分析的基礎上，采用了決策樹的方法，進一步從量化角度分析各種風險對項目實施的影響，并及時地更新到項目風險管理計劃中，便于將來采取有效的應對措施。

2.5 風險應對計劃

風險應對是這樣的一系列過程，它通過開發備用的方法、制定某些措施以提高項目成功的機會，同時降低失敗的威脅。針對之前明確的項目各類級別的風險，我們都給予了相應的糾正措施，以降低風險、確保項目能夠順利完成。具體的：針對進度風險，我們采用了趕工的方法來壓縮進度，由于很多不確定因素的影響，加上原來的項目計劃工期就是3個月，比較緊張，我們在某些活動的處理上不得不采取此法，例如操作培訓工作，原來是晚上組織、周末練習的，后來采取分設會場、培訓和練習在晚上叉開批次同步進行的方式，減少了培訓所需的時間，保證了進度；針對項目變更的風險，我們制定了變更管理流程，規范使用“醫院信息系統需求變更及查詢申請表”，對系統范圍和需求等變更請求統一的管理和審批，有效的控制和實施；針對項目溝通的風險，我們規定醫務科負責對醫務類人員的溝通、護理部負責對護理類人員的溝通，及時、有效地反饋和處理有關問題，信息科負責總體協調各科室的系統需求和聯系軟件公司的問題處理，確保項目的溝通及時、有效。

特別的，針對培訓方面的風險，考慮系統上線前的培訓較緊迫、實際上線時暴露出來的操作熟練程度不夠的情況，在做好系統上線培訓的基礎上，我們研究后決定每月定期地組織醫院的科室信息員參加系統操作再培訓，受訓信息員回到科室后再組織科室員工的培訓，進而以點帶面，通過持續深入的信息培訓工作，不斷提高系統的使用和應用水平，促進臨床醫護工作的順利開展。

2.6 風險監控

風險監控跟蹤已識別的風險，監測殘余風險和識別新的風險，保證風險計劃的執行，并評價這些計劃對減輕風險的有效性，它是項目整個生命周期的一個持續進行的過程。在風險監控過程中，我們及時地對項目各階段工作情況和風險監控結果進行總結、評估，并告知項目的相關干系人，把一些有代表性的認識提出來分享，以更好地開展風險監控工作。

3 存在的問題和不足

（1）全員，包括領導層對于風險的管理意識還不夠，有待加強。

（2）某些風險管理責任分配到部門的，還應更強調有效執行。

（3）繼續深入持久地開展凝練而有效的信息培訓，不斷提高系統的使用和應用水平，促進醫院的醫教研協調、穩步發展。

（4）要不斷加強項目的經驗積累，不斷地更新到項目組的過程資產中，以備將來之用。

參考文獻

[1] 柳純錄.信息系統項目管理師教程[M].2版.北京：清華大學出版社，2015.

[2] 楊善林，李興國，何建民.信息管理學[M].北京：高等教育出版社，2003.