新環境下高校人事檔案整理與利用探析

魯新明+黃宇飛

摘 要：高校人事檔案是高校人事服務與管理的核心內容，它關系到教師的考核、職稱晉升、獎懲情況等，甚至會影響到干部的職務晉升。本文結合當下高校人事檔案管理具體模式，以及必要性，對現在高校人事檔案管理存在的問題進行分析，找到其中存在的不足之處。然后根據這些問題提出針對性的解決方式，期望通過這些措施實行，可以給我國高校人事檔案管理提供一些理論參考，以便更進一步管理高校人事檔案。

關鍵詞：高校人事檔案；整理；利用

目前，隨著信息技術不斷的發展，人們對于高校人事檔案管理工作要求也越來越高，期望高校能夠根據當下社會發展情況，采取相應的措施進行管理工作良好進行。但是在實際中，由于一個客觀因素存在，現在很多高校人事檔案管理存在如檔案管理制度不健全、整理不規范、歸檔不及時和管理人員技術水平問題有限等諸多問題，給高校實際人事檔案管理帶來了很大的限制。因此，為了實現高校人力資源良好管理，加強人事檔案管理是非常重要的。高校相關人員應該重視這方面的問題，加大資源投入，促進高校人事檔案管理工作正常進行。

一、高校人事檔案整理與利用概述

（一）高校人事檔案整理與利用模式

目前在高校中，對于人事檔案管理普遍采用集中管理的模式，集中管理模式主要是指檔案信息由一個部門進行專門的管理，即檔案館（檔案室）或者人事部門。在平時工作中，采用這種方式進行管理可以提高檔案信息聯系程度，實現專門化管理，避免管理混亂現象發生。也有部分學校采用分散管理模式進行管理，分散管理模式一般是指人事檔案是由學校多個部門進行共同管理的。相對集中管理模式，這種模式雖然有責條塊清晰，各部門平衡發展的優勢，但也存在著一定的不足，比如容易出現權責不明確現象，從而給實際管理工作帶來很大的阻礙。因此，對于這兩種管理模式應用，高校應該根據自身實際情況進行選擇，保證自身人事管理工作良好進行[1]。

（二）高校人事檔案整理必要性

良好人事檔案管理對于高校管理具有重要的作用，其中具體的作用可以分為以下幾個方面。首先，人事檔案是人們一個身份重要的象征，因為在檔案里記錄著人們學歷水平、獲獎或處罰情況等，這些也是一個人身份的重要標志，因此加強這方面管理是非常重要的。其次，人事檔案管理也是高校人力資源管理的基礎，對于人才招聘、提升、處罰等都離不開檔案管理和記錄，所以要想實現高校人力資源良好管理就先要做好人事檔案管理工作。最后，高校人事檔案管理對于社會其他部門也能起到一個信息反饋的作用，通過良好的記錄來了解人員具體情況，從而決定人員的培養或者去留。

二、高校人事檔案整理與利用現狀分析

（一）對人事檔案管理認識不足

對于高校人事檔案管理，長期以往，人們都存在很大的認識誤差，沒有認識到人事檔案管理重要性。在實際中，高校相關人員對于人事檔案管理認識不足具體表現可以從以下幾個方面體現出來。首先，現在很多高校人事檔案管理人員對于這方面沒有形成一定的重視性，認為檔案管理只是對檔案進行簡單的存儲，只要不出現相應的丟失或者損壞情況就可以了。而且很多管理人員認為人事檔案管理只是一個簡單的輔助工作，沒有什么重要的，對于學校日常管理也沒有什么影響作用。在這種情況下，管理人員在進行工作時，往往會出現應付敷衍的態度，從而給實際檔案管理帶來不利影響。其次，現在高校在人事檔案管理方面的基礎設施也是非常薄弱的，很多高校沒有實現三室分開，即沒有把庫房、辦公地點和查閱室分開，也沒有配備專職的管理人員，甚至有時候都會出現無人管理情況，這些都充分表明了管理人員在人事檔案認識方面存在一定欠缺[2]。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度可以保證管理工作有序進行，提高管理工作的效率。但是現在很多高校在這方面并沒有一套完善的管理制度，這也使得工作人員在管理時，出現了無章可循情況，從而給工作落實帶來了很大影響。在實際中，很多管理人員對于自身的責任和權力不能夠進行明確的劃分，從而導致在平時工作中出現管理混亂現象，降低檔案管理效率。另一方面，現在很多高校在進行人事檔案管理時，還是沿用傳統管理方式，即通過手工記錄方式進行。相對于使用計算機進行檔案管理來說，這不僅會影響到工作效率，同時還很容易出現丟失情況，進而影響實際的人事檔案管理工作。此外，對于人事檔案管理也缺乏相應的復核制度，沒有對人事檔案進行相應的核實、鑒別，也沒有對已經發生的事情進行記錄，從而導致人事檔案失去客觀性。

（三）管理人員技術水平有待提高

除了以上兩種情況外，高校在人事檔案整理和利用方面還存在著技術人員水平低的情況。近年來，隨著高校教職人員數量不斷的增加，在人事檔案方面的工作量也相應的增加了，給實際管理工作帶來了很大的障礙。同時很多高校由于學領導重視不足，使得學校人事檔案管理方面的人員比較不足，或者沒有配備專業的人事檔案管理人員，這也給高校檔案管理帶來了不利的影響。另一方面，很多學校也沒有進行相應的培訓，對檔案管理人員進行培訓和教育，也極少派出負責人事檔案的人員去學習、交流和培訓，從而給管理人員技術水平提升帶來了很大的限制，不利于管理工作正常開展。此外，在時間方面，很多兼職的檔案管理人員因為身兼數職缺乏充足的時間和精力進行管理工作開展，從而導致工作落實不到位現象。

（四）人事檔案管理系統落后

近年來，隨著教職員工人數增多，人事檔案管理工作量也變得更加的繁重，但是現在很多高校在這方面卻沒有進行相應該改善，還是采用原先的管理方式，即書面記錄方式。在實際管理過程中，這種管理方式與人事檔案管理繁多的工作量存在著巨大的矛盾，無法保證工作正常進行。同時現在學校人事檔案管理在信息化發展方面也比較落后，沒有相應的信息化人才，以及相應的信息化管理基礎設施，如檔案管理系統等，這些也給日常檔案管理工作效率帶來了很大影響。另一方面，對于管理信息及時溝通、交流，以及信息的共享也無法得到充分滿足，使得管理工作出現混亂現象，影響實際檔案工作管理。此外，在信息化管理發展過程中，也沒有制定有效的管理標準，這也使得管理人員在管理過程中會出現無章可循情況，從而導致管理工作落實不到位[3]。

三、提高高校人事檔案整理與利用措施

（一）提高人事檔案管理重視程度

在實際中，為了保證高校人事檔案管理工作正常進行，檔案管理人員應該對這方面加以重視。在平時工作中，管理人員應該提高自身對于這方面正確認識，知道檔案管理工作在高校日常管理中是非常重要的，直接影響著高校人力資源管理情況。管理人員需要利用自身空余時間，加強這方面學習，可以通過網絡計算機、圖書館等渠道來提高自身在這方面認識，實現自身在這方面良好工作。同時管理人員應該提高自身的責任意識，對于自身的工作要認真負責，對于現有的檔案資源進行相應的整理和利用，從而保證管理工作有效落實。

（二）建立完善的檔案管理制度

除了要提高對人事檔案管理重視程度外，高校管理人員還需要對自身檔案管理制度進行完善，保證管理工作正常進行。在實際中，檔案管理人員可以從以下幾個方面進行相應的完善。首先，管理人員需要建立崗位責任制度來明確員工的權力和責任。通過清晰的告訴員工平時工作范圍，以及需要承擔的責任，才能確保管理工作有效落實。同時制定嚴格的獎懲機制，對于檔案管理良好的行為進行物質或者精神方面的獎勵，而對于不按規章制度完成管理的人員要進行相應的處罰，從而確保檔案管理工作正常進行。其次，高校應該在檔案管理方面建立一個復核制度，對于人事檔案資源進行多次整理和審核，確保人事檔案記錄真實性，從而實現校園人力資源良好管理。

（三）加強專業檔案管理人才培養

人才作為人事檔案管理的核心，對于管理工作正常進行，以及效率都具有非常大的影響，因此加強專業人才的培養是非常有必要的。在實際中，學校應該對檔案管理人員加大培訓力度。在具體操作過程中，學校負責人員可以對檔案管理人員進行集中統一的培訓，規定在一定時間內來參加培訓教育。同時學校也應該加強檔案信息化管理人才培養，結合當下信息化技術實現專業管理人才培養。另一方面，學?？梢圆捎媒M織參觀學習方式，組織管理人員去人事檔案管理良好的學?；蛘邫C構進行學習，從觀察中發現自身的不足，然后再采取針對性的措施進行優化，實現自身管理水平提升。此外，學校應該鼓勵檔案管理人員進行自我技能水平提升，可以制定定期考核方式，對檔案管理人員水平進行考察，從而提高管理人員自主學習積極性[4]。

（四）建設人事檔案信息化管理系統

隨著信息技術快速發展，建設信息化檔案管理系統是非常重要的，可以充分提高管理效率，實現檔案信息和資源有效利用。在實際中，要想建立人事檔案信息管理系統，學校負責人員可以從以下幾個方面采取有效的措施。首先，加快信息化基礎設施建設，給學校配置相應的計算機設備、信息化人才等，通過這些方面良好建設來實現檔案信息化管理，提高管理工作效率。同時學校應該建立自身數據庫，通過這方面建設來實現檔案資源充分開發和利用，避免檔案資源浪費現象發生。其次，學校應該加大資金投入，對信息化建設進行專門的資金供應和管理，充分保障人事檔案信息化建設資金充足性。

四、總結

在新環境下，加強高校人事檔案管理是非常重要的，每個高校的負責人都應該重視這方面發展，對人事檔案管理和利用重要性進行大力宣傳，對檔案管理制度存在不足進行改善，加強崗位責任制和復核制度建設，實現檔案管理制度完善性。另外，學校需要對管理人員進行統一培訓，通過良好教育來提升管理人員技術水平。最后，學校員需要加大資金投入，對信息化管理基礎設施進行建設，配備相應的信息化管理準備，從而提高檔案管理的信息化程度。

參考文獻：

[1]王敏芝.淺析大數據環境下高職院校人事檔案的管理與利用[J].人才資源開發，2017（08）：27-28.

[2]任莉新，曲紹燕.社會化背景下高校后勤檔案管理創新研究[J].蘭臺世界，2017（10）：35-37.

[3]鄭秀梅.淺談人事檔案信息管理現狀和改進措施[J].信息記錄材料，2017，18（04）：174-175.

[4]屈俊華.新形勢下高校人事檔案管理問題與對策[J].山西檔案，2017（01）：58-60.