淺談如何做好檔案管理

宋雨軒

摘 要 企業檔案管理工作存在領導重視不足、管理模式落后、人員素質較低等問題，與企業快速可持續發展嚴重脫節。企業檔案是企業發展的歷史長卷，對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。因此科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創企業檔案管理工作的新局面。

關鍵詞 檔案管理 管理規范 企業

一、企業檔案管理的現狀

（一）企業對檔案管理重視程度低

各單位往往重視財務、生產等方面的管理，忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫。很多企業只設置兼職檔案人員，這些人員崗位不固定，檔案業務知識偏低，待遇較低，對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，直接影響檔案工作的開展。

（二）檔案管理工作的基礎薄弱

管理標準難以統一，管理手段落后，多數企業沒有建立統一管理的檔案室。檔案分散保管在各部門，整體上處于零散無序狀態，大部分檔案管理者又未經過正規培訓，不懂檔案整理，很多檔案實行簡單“信袋式”管理，相當一部分有保存和利用價值的檔案資料散失在個人手中。這種分散的管理方式已不適應新形勢下企業發展的客觀需要，也不利于保證企業檔案的系統性和完善性。

二、如何做好檔案管理工作

（一）檔案管理規范化、標準化

檔案管理要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執行，高機制、高效率地開展工作，做好檔案收集、整理、鑒定、統計、歸類及后續檔案保管工作。檔案工作是一項對企業各項管理活動信息進行收集、處理、傳遞和貯存的工作，人們通過檔案可以了解企業的生產經營技術等各項活動的情況，從而為指導企業生產管理作出正確的決策，最終給企業帶來良好的經濟效益。其次，要堅持企業檔案集中管理模式。企業要建立綜合檔案部門，對各門類檔案實行集中統一管理。只有做到這一點，才有利于企業對檔案資源的綜合管理和整體開發利用，才有利于維護檔案的完整與安全，以適應企業發展的需要。再次，建立以檔案為主體的企業信息中心，開發檔案信息資源，為企業的生產和管理提供服務，這既是檔案工作的根本宗旨和最終目的，也是實現檔案自身價值的根本途徑。

（二）創新工作思路，提高檔案利用率

創新是企業檔案管理工作實現跨越式發展的基石，傳統的檔案管理觀念、開發和利用服務模式已不能滿足現代企業檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須創新。一方面要充分利用現代科技，豐富服務內容。檔案管理人員要利用現代技術對已收藏的檔案進行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編制成各種檔案參考資料，通過企業檔案室內部局域網及時公布相關信息，實現檔案信息的網上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面要立足檔案，拓展服務領域。加強橫向聯合，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息最大、傳遞速度快的優勢，實現企業檔案信息資源共享，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的業務素質水平直接影響著檔案管理工作的質量。為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，企業要充分發揮檔案工作人員的主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理水平，加強對檔案人員的培訓，使其掌握新的知識，才能完成檔案管理現代化的任務。

（四）立足于法，搞好建章立制工作

各檔案管理科室除按照檔案管理的要求和規章制度進行管理外，還要根據自身工作特點，制定有自身特色的檔案管理制度。其他資料主要是指上級來文和電教中心自身建設的紙質資料，如上級管理部門和學校“兩辦”等下發的文件或方案資料以及電教中心的計劃、總結、規劃、制度、文件、通知等都屬于這類資料，筆者都按時間順序進行分類裝訂建檔。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過20多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時俱進、有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

綜上所述，加強對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，提高檔案管理人員的綜合素質，是做好檔案管理工作的關鍵。

（作者單位為貴州煙葉復烤有限責任公司黔南復烤廠）

參考文獻

[1] 范巧燕.企業檔案管理[M].經濟管理出版社，2008.

[2] 華云.信息社會檔案工作的發展方向[J].中國檔案，2001（10）.endprint