論“SWOT”分析法在檔案學研究中的局限性

亢紅紅

摘 要：文章對本刊2015年第二期刊發陳忠海、常大偉所撰《檔案館在檔案信息資源開發中的主體地位質疑——兼論用戶在檔案信息開發利用中的主體地位》一文中使用SWOT法提出質疑，認為SWOT法更適用于企業而非事業機構，適用于競爭性因素判斷而非非競爭性因素判斷，適用于宏觀決策而非一般性事務，適用于法人單位而非行業或內設機構，使用要素應來自對事實的調查結果而非主觀臆斷。指出SWOT法并不適用于所有檔案學或檔案工作的研究。

關鍵詞：SWOT；SWOT分析法；檔案學；檔案學研究；局限性

《檔案管理》2015年第二期上刊發的陳忠海、常大偉先生所撰《檔案館在檔案信息資源開發中的主體地位質疑——兼論用戶在檔案信息開發利用中的主體地位》文中（以下簡稱《地位》一文），使用了SWOT分析方法，運用此方法建立了以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的SWOT分析模型，對以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的內部優勢與劣勢、外部機會與威脅、應對策略（優勢—機會＼弱點—機會）進行了分析，并得出相應結論。由于對該文的主題缺乏研究，不敢妄加評論。但因該文運用的SWOT分析方法并不適用于所有檔案學或檔案工作的研究，尤其不適用于國家綜合檔案館某些工作的研究，故提出來與兩位先生商榷。

1“SWOT”分析法更適用于企業而非事業機構

“SWOT”分析法更適用于企業的結論，一是來自于這一方法開始及主要應用對象是企業。二是這一方法在實施時，被分析對象要有能力對列舉和分析出來的問題進行處置。企業是社會經濟活動中的主體，在經濟活動中擁有人、財、物各方面的主動權、決定權。能夠對“SWOT”分析對象要有能力對列舉和分析出來的問題進行動態處置。而事業單位在社會經濟活動中與企業相比，不是主體。在人、財、物等方面往往不具備企業那樣的主動權、決定權。特別是檔案局館這樣由地方財政全供的單位，人員是固化的，一旦進來就終身呆在這里，適合與不適合都不可能離開。如果編制已滿，再急需的人員也進不來。資金保障也相對固化，沒有列入預算的支出，很難得到批準。總之，在人員、資金上并沒有自主權，即便運用“SWOT”分析得出的結論正確，也不太可能通過主動增加或減少人員、資金的方法來改變現狀。

2“SWOT”分析法適用于競爭性因素判斷，而非非競爭性因素判斷

“SWOT是研究企業競爭的基本方法[1]”，是一種綜合考慮被研究對象內部條件和外部環境的各種因素，經過系統評價，從而選擇最佳經營戰略的方法。這一方法始終圍繞著如何有利于提高競爭力進行。可以說“SWOT是企業競爭分析中一種很有效的方法，核心內容是對企業或行業的優勢、劣勢、機會和威脅的全面評估，在此基礎上發揮競爭優勢”。[2]

但由于實際情況的復雜性，我們不可能將一切與研究對象有關的因素全部無一遺漏地列舉出來。況且“SWOT”分析法最大的優勢之一就是“具有清晰、簡明、具體的特性[3]”，那么哪些因素應該成為“SWOT”分析時應該列入的因素呢？顯然，只有那些對研究對象在競爭中有影響的因素，才應該進入“SWOT”分析考慮的范圍，而那些對競爭影響不大，或者沒有影響的因素則不在考慮的范圍之內。簡單地說，就是只對研究對象的競爭性因素進行評估與判斷，而對非競爭性因素不進行評估與判斷。《地位》一文中建立的SWOT模型中所列因素并不都是與競爭相關的因素。原因是檔案館在檔案利用開發上并沒有競爭者。

3“SWOT”分析法適用于宏觀決策，而非一般性事務

“SWOT分析法作為一種戰略決策的分析方法近年來已在很多方面得到了應用，小到個體微觀企業，大到國家發展戰略決策等各種層面，SWOT分析方法均為最終決策提供了有價值的參考。”[4]比如在微觀企業層次的應用、在行業產業層次的應用、在自然資源及環境保護層次的應用、在區域及城市規劃層次的應用、在國家發展戰略層次的應用等。但無論是哪個層面或層次的應用，都是在宏觀決策層面上的應用，為企業、行業、資源及環境保護、區域及城市規劃、國家發展戰略的決策服務，而不是一般性的工作事務。《地位》一文中討論的誰在檔案信息開發利用中的主體地位問題應當屬于具體工作事務的層面，至少可以確定不屬于宏觀層面的問題。因此，在進行這一問題的研究討論時，運用SWOT分析法并不合適。

4“SWOT”分析法適用于獨立的法人單位，而非內設部門

雖然“SWOT”分析法存在內外區分和利害區分假定的明顯缺陷，但“從整體上看SWOT可以分為SW及OT兩個部分，SW分析的是內部環境，OT分析的是外部環境，通過這種分析方法把影響企業發展的各種因素列舉出來[5]”，因此，在應用“SWOT”分析法時，仍然是以一個國家、一個區域、一個行業、一個企業問題為基本的分析對象，如，中國金融服務業BPO的SWOT分析[6]、西部文化產業發展的SWOT分析[7]、廣西文化產業發展的SWOT分析[8]、陜西蘋果國際競爭力的SWOT分析[9]、膠東半島濱海旅游資源規劃與開發SWOT分析[10]、云臺山生態旅游的SWOT分析[11]等，至少也是以完整的獨立法人單位為研究與分析對象，如，衰老礦井低碳發展SWOT分析[12]、基于SWOT分析的世紀銀建房地產項目開發可行性分析[13]等。而《地位》一文中討論的檔案信息開發利用工作在“局館合一”體制下，只是“檔案局館”內部承擔檔案館業務的（科、股）的一項具體事務性工作。即使是在“局館分立”的地方，這項工作也只是檔案館全部工作的一部分，是檔案館某一內設部門的一項具體事務性工作。對這種非全局性的，由內設部門承擔的具體事務性工作，運用“SWOT”法進行分析，個人認為并不合適。理由有三：第一，SWOT分析的目的是通過分析制定出可供執行的戰略性決策，而機構內設部門所承擔的具體工作事務，既無權對整個機構進行戰略性決策，也無權對整個單位實施決策。因此，對機構內設部門所承擔的具體事務性工作進行SWOT分析，不會影響所在機構戰略性決策的制定與實施。第二，機構內設部門所面臨的外部環境正是其所在機構的內部環境，即便是與機構外部環境有接觸的內設部門，其所面臨的外部環境也不是其所在機構所面臨的全部外部環境。因此，對機構內設部門進行SWOT分析，容易造成內部與外部界限的混淆，無法正確區分內部因素和外部因素。第三，單純對機構內設的某一部門進行SWOT分析，容易造成對這一部門的過分關注，而忽略了其在機構內部整體中應有的狀況。endprint

5 “SWOT”分析法中使用的要素應來自對事實的調查結果，而非主觀臆斷

“SWOT分析實際上就是將與企業內外部條件進行綜合和概括，密切相關的各種主要內部優勢、劣勢、機會和威脅等，通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后動用系統分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論。”[14]這段話點明了應用SWOT分析法最根本、最基礎的要求：各種與主要內部優勢、劣勢、機會和威脅密切相關的要素，應當“通過調查”列舉出來。強調“SWOT”分析法中使用的各種要素，應當來自對被分析對象的調查結果，即“運用各種調查研究方法，分析出公司所處的各種環境因素[15]”而非主觀臆斷。而《地位》一文中，以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的SWOT分析模型，對內部優勢與劣勢分析、外部機會與威脅分析中列出的各種要素，雖然不能說是主觀臆斷，但也不能看出是出自何時、何地、何處、何單位的調查。俗話說“沒有調查就沒有發言權”，沒有一手的調查數據，僅憑已有文獻中他人的結論來進行分析，難免有失準確。比如《地位》一文對內部優勢有如下描述：“館藏資源豐富，利用檔案資源方便；檔案館作平臺，一方面可利用國家提供的人員、資金、技術等資源，另一方面不同檔案館之間的檔案信息資源流動相對方便；具有資源開發的團隊和經驗。”[16]這些籠統的結論性描述并不準確。一是利用國家提供的資金資源是一種誤解。在我國檔案工作的財政供給體制中，除了中央檔案館、一史館、二史館的經費是由國家財政供給外，地方各級綜合檔案館均由各級地方財政供給。由于地方財政經濟狀況的差異，不同層級、不同地方的綜合檔案館的資金狀況差異巨大，許多地方甚至十分困難。二是不同檔案館之間的檔案信息資源流動相對方便，這也只是一種理想化的理論推演，事實上不同檔案館間的館際交流很少進行。三是具有資源開發的團隊和經驗也是一個美好的愿望。在相當一部分市縣兩級檔案局館的機構設置中，沒有專事檔案編研的科（股）室，缺少有經驗的編研人員。現實的情況是：“檔案部門的檔案編研人員素質普遍偏低，工作任務重，缺少專職編研人員。”[17]“缺少專業的編研人員，研究的理論深度不夠，翻譯出版缺乏資金支持。”[18]“由于經費的限制，檔案編研人員缺少與外界的交流與學習，致使編研工作停留在閉門造車的狀態，明顯滯后于現實需要，從而缺少了對利用者的吸引力。”[19]“檔案現行檔案編研力資源嚴重不足，多數單位缺少專職檔案編研人員，只滿足應付眼前檔案收集、整理工作，不能正常開展檔案編研工作。”[20]因此，將上述幾點列入內部優勢并不具備普遍性。

6 結語

綜上，個人認為“SWOT”分析法，并不適用于所有檔案學或檔案工作的研究。同時，必須指出：世界沒有包治百病的靈丹妙藥，也沒有一種分析方法能夠適用于所有研究。“SWOT”分析法由于本身的特性，在應用的適應性上存在一定的局限性。了解“SWOT”分析法的特性及其局限性，有助于我們在日后的研究與工作中，更好地運用這種方法來分析問題，解決問題。避免錯誤地使用這一方法，從而產生錯誤結論，導致錯誤判斷，進而進行錯誤的決策。

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（作者單位：開封市國土資源局龍亭區分局 來稿日期：2017-10-20）endprint