論數字檔案館生態系統的健康管理

羅傳祥

摘 要：數字檔案館生態系統的健康水平決定著數字檔案館可持續發展的高度。通過借鑒健康管理的基本模式，從健康風險評估、健康干預、健康預防三個方面改善數字檔案館生態系統的管理方式，確保數字檔案館生態系統的健康運行。

關鍵詞：數字檔案館生態系統；健康評估；健康管理

Abstract： The health level of the digital archives ecosystem determines the level of sustainable development of digital archives. Based on the basic model of health management， this article improves the health status of the digital archives ecosystem from health risk assessment， health intervention and health prevention to ensure the healthy operation of digital archives ecosystem.

Key Words： Digital archives ecosystem Health assessment Health management

數字檔案館作為一種新型的數字檔案資源管理組織，是由數字檔案館空間范圍內的人與其生存環境相互作用而形成的信息生態系統，謀求該信息生態系統的平衡健康發展是我國數字檔案館建設事業的核心目標。因此，分析、研究當前數字檔案館生態系統的健康狀況，運用健康學理論改善管理方式對推動數字檔案館生態系統的平衡發展有著重要意義。

1 當前我國數字檔案館生態系統的健康狀況

1.1數字檔案館生態主體信息能力的缺失。一方面，由于信息技術的快速發展，我國檔案教育難以跟上技術潮流，導致部分數字檔案館工作人員信息素養總體偏低、信息處理能力和互聯網應用能力不足，無法有序高效地管理數字檔案館；另一方面，某些檔案形成者難以正確認識到數字檔案信息資源在國家信息資源中的重要地位，歸檔意識差，造成大量重要數字檔案信息資源的丟失。同時，我國檔案利用者的檔案意識普遍偏低，未能充分認識到數字檔案信息資源的多元價值，數字檔案信息資源無法被廣大用戶所使用。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者占據著不同的主體生態位，三者各自所承擔的生態功能也無法有效匹配與整合，必然導致數字檔案館生態系統運轉效率低下。

1.2數字檔案館核心生態因子分布不均。檔案信息資源作為數字檔案館生態系統最重要的生態因子，其分布的均衡程度決定著生態系統的均衡與穩定。首先，我國數字檔案信息資源分布有著明顯的區域性特征，主要分布在東部沿海的發達地區，中部地區及中小城市檔案館所擁有的數字檔案信息資源相對較少，且因技術不成熟等問題導致數字檔案質量不高，不利于區域內部的檔案資源整合[1]。其次，數字檔案信息資源結構不均衡。一方面，由于我國民生檔案建設事業起步較晚，館藏民生檔案資源有限，所以目前我國數字檔案館中檔案信息資源仍以黨政機關的公務檔案為主，館藏檔案資源內容較單一；另一方面，隨著社會信息化的深入，多媒體檔案資源因其技術優勢在社會發展中的作用越來越大，但根據《中國統計年鑒（2016）》顯示，截止到2015年我國綜合檔案館館藏檔案共計58641.7萬卷，其中照片檔案僅有2102.4萬張，占比相當之低?？梢?，我國數字檔案資源仍以文本為主，類型不夠豐富，不利于數字時代下數字檔案館生態系統公共服務能力的實現。

1.3數字檔案館生態系統的成長缺乏肥沃的“信息環境土壤”。數字檔案館的生存與發展離不開客觀環境尤其是信息環境的支撐，但當前我國的檔案信息環境難以為數字檔案館生態系統的成長提供肥沃的“土壤”。第一，由于我國數字檔案館建設起步較晚，東西部地區數字檔案館數量差異大，同時數字檔案館建設缺乏整體協調，導致各數字檔案館中的信息資源無法得到有效的整合，各數字檔案館信息服務平臺相對分散和狹小，難以形成國家層面統一的檔案信息服務平臺，影響數字檔案館生態系統服務功能的全面發揮。第二，數字檔案館信息安全問題非常嚴峻。信息時代下受限于技術的不成熟，完美無缺的信息系統尚未形成。目前各數字檔案館必然存在一些安全漏洞和缺陷，這就為館藏機密檔案埋下了安全隱患[2]。

2數字檔案館生態系統健康管理原則

2.1多樣性原則。生態系統結構的復雜性和生物多樣性決定生態系統的面貌，它是生態系統適應環境變化的基礎，也是生態系統穩定和功能優化的基礎。維護生物多樣性是生態系統發展與演進過程中必不可缺的準則。在數字檔案館生態系統中，保證信息資源的多樣性就是保證物種的多樣性，這是系統健康成長的必要前提。

2.2動態性原則。生態系統總是隨著時間而變化，并與周圍環境及生態過程相聯系。生態系統動態，在自然條件下，總是自動向物種多樣性、結構復雜化和功能完善化的方向演替。因此，要用發展的眼光分析、研究數字檔案館生態系統的結構與功能，不僅要針對當前數字檔案館生態系統的健康狀況采取相應的管理措施，更應該運用前瞻性、戰略性的舉措指導數字檔案館生態系統的成長與成熟，做到未病先防、已病早治[3]。

2.3人類是生態系統的組分原則。管理作為一種社會行為，是靠人去推動和執行的，其原理和過程各個環節的主體是人，人與人的行為是管理過程的核心。人的悟性和素質是決定管理質量的關鍵。檔案形成者、檔案管理者與檔案利用者三者共同構成數字檔案館生態系統的主體，直接影響數字檔案館的發展方向。所以，在數字檔案館生態系統健康管理的過程中，要高度重視生態主體的地位與作用，積極培養、增強生態主體的悟性與素質，提高他們的健康意識[4]。

3數字檔案館生態系統健康管理規劃endprint

3.1數字檔案館生態系統健康狀況評估。構建評價體系首先要確定評價指標。筆者在對數字檔案館生態系統各生態因子以及反映系統健康的因素進行分析之后，將數字檔案館生態系統健康評價指標分為系統結構、系統環境以及系統服務力三部分，并建立以“結構—環境—服務力”為準則層的評價指標體系，其中系統結構主要通過人員結構和館藏結構來衡量，系統環境主要分為直接環境和間接環境，系統服務力則用服務和管理兩個指標來衡量[5]。其次，通過對評價指標體系的科學分析，在6個一級指標之下設置12個二級評價指標，并依據各評價指標在數字檔案館生態系統中的重要性賦予相應的量化分值，所有指標分值累計相加為100分。然后具體說明各項二級指標的評價內容，如，檔案管理者指標，主要分析管理者的知識結構、管理能力、服務水平、信息素養、研究能力等；信息資源指標，重點考察數字檔案資源的廣度、深度、比重以及檔案數字化程度；基礎設施方面，全方位評價數字檔案館網絡安全系統、計算機和服務器、數字化設備、電子文件管理系統以及多媒體設備等的齊全程度、安全等級和運行狀態；服務方式及質量評價，具體是從數字檔案資源利用技術手段、新技術的推廣、數字檔案館網站應用情況以及利用數字檔案資源所產生的經濟效益與社會效益等方面出發，綜合反映數字檔案館服務的方式、便捷程度與整體效益[6]。最后，根據綜合評價的分數從高到低依次明確數字檔案館生態系統的健康等級：90<非常健康≤100；75≤健康≤90；60≤亞健康<75；0≤疾病<60。在明確數字檔案館生態系統的健康等級后，根據指標的具體評分情況，凡得分低于取值范圍中間值的二級指標均已經威脅了數字檔案館生態系統的平衡與健康，將其確定為健康危險因素，要對其有針對性地制定健康干預措施，并實時進行效果評價。

3.2數字檔案館生態系統健康干預。

3.2.1優化生態主體因子。管理問題的癥結在于人的悟性、人的素質，既包括所有社會成員，更重要的是領導層、決策層成員[7]。所以對數字檔案館生態系統來說，優化生態主體因子是生態系統健康管理的關鍵手段。

檔案管理者作為數字檔案館生態系統中極其重要的生態主體，加強檔案管理者的綜合素養是優化生態主體因子的重中之重。首先，應對在職檔案管理者進行專業知識、信息管理理論、技術與方法的再教育，鼓勵工作人員運用新型信息技術有針對性地解決數字檔案館生態系統運行和發展過程中的一系列問題，提高檔案管理者的創新能力。其次，檔案專業高等教育進行升級換代。檔案學專業教育者應結合時代背景和技術發展狀況，實時更新教學內容，逐步完善課程體系，積極推動檔案學與其他學科的交叉融合，以便為數字檔案館建設儲蓄優秀、充足的后備力量。最后，管理數字檔案館是一項技術含量高、專業性較強的工作，必須通過計算機技術、多媒體技術、數字化技術等才能實現數字檔案信息資源的組織、加工和開發，所以數字檔案館領導層應改變人員需求，集聚多方面人才，尤其是管理人才、技術人才，豐富管理層的人員構成，從而加強檔案管理者的專業技能和信息素養[8]。

檔案形成者是數字檔案館生態系統中的生產者，檔案利用者則是數字檔案館存在和發展的基石，兩者的受教育水平、職業道德、文化素養等決定著他們對數字檔案館及其地位、作用的認知程度，直接影響整個數字檔案館的建設與發展。因此，培育社會檔案意識、增強數字檔案地位是優化數字檔案館生態主體的重要舉措。一方面，檔案部門設立專門機構負責組織、協調檔案形成機構的歸檔工作，增強檔案形成者的責任意識，減少有價值的電子文件、影像、資料等的流失。另一方面，檔案部門應利用多媒體渠道及時向社會公布檔案信息、宣傳檔案匯編成果、舉辦數字檔案專題展覽，加深檔案事業在社會各領域的滲透，提高社會各界對檔案信息資源價值的認知，逐步增強檔案及檔案事業的社會存在感，為數字檔案館服務功能的發揮提供相對良好的社會環境[9]。

3.2.2培育核心生態因子。數字檔案資源類型、內容的多樣化決定著數字檔案館生態系統的整體面貌，培育數字檔案資源、維護檔案的多樣性是數字檔案館生態系統發展與演進的必然要求。第一，加強數字檔案資源建設。按照“存量數字化、增量電子化”的建設路線，各數字檔案館有計劃、有目的地加快傳統檔案數字化工作，規范外包流程，保證數字化檔案的數量與質量；建立電子文件管理中心，積極與政府網站、各專業數據庫等進行合作，實時捕獲網絡信息資源，豐富數字檔案內容，并及時對本單位內的電子文件進行歸檔、移交。第二，豐富多媒體檔案資源。長期以來，我國檔案館館藏的主要成分是文字單媒體檔案，多媒體檔案所占比例相對較少。各數字檔案館應制定多媒體檔案收集計劃，加強對多媒體、互聯網信息的采集與捕獲，并建立區域多媒體檔案數據庫，集中整合區域內的照片檔案、音像檔案等數字檔案，進行專門整理、保管與利用。第三，全面開展民生檔案資源建設。各地檔案館應依循“三個體系”的建設要求，積極開展前端控制管理，指導、監督公共服務機構以及企事業單位重點部門民生檔案資源的歸檔。同時，改良民生檔案收集范圍，加大與公民生活密切相關的社會保障、房屋產權、婚姻狀況等方面檔案資源的收集力度，并不斷豐富民生檔案的內容，優化館藏資源結構[10]。

3.2.3完善生存環境。完善數字檔案館生態系統的生存環境，為各生態因子營造更好的生態氛圍，對推動數字檔案館快速、健康發展有著重要作用。制度環境層面，由于數字檔案館的性質、職責、權力、利用等相關規范仍缺少足夠的法律依據，導致實踐過程中知識產權糾紛、隱私權保護、電子文件證據力效用等問題難以有效解決。國家應在《檔案法》中明確數字檔案館的作用和意義，積極研究、探索解決數字檔案館運行困境的辦法，并將其納入檔案法規中，完善檔案法律制度[11]。安全環境層面，首先要加強制度建設，建設多層次、全方位的數字檔案資源安全法律體系，并進一步補充數字檔案安全相關標準和技術規范；其次，建立權責分明、可行性較強的數字檔案管理制度，細化數字檔案資源的歸檔、整理、保管、鑒定、開放與利用等業務流程要求；最后，加強信息系統安全防護措施，強化管理與審計手段，增強數字檔案館的抗風險能力，同時建立災難恢復機制，制定詳細、操作性強的應急預案，提高數字檔案館的應急處理能力[12]。文化環境層面，全體檔案管理者應總結管理實踐經驗，結合檔案事業發展的長遠目標形成具有檔案特色的檔案文化核心價值觀，并拓展對外宣傳、合作渠道，提高全社會對檔案及檔案事業的認知度；同時正確利用信息技術，精心打造更具吸引力的檔案文化產品，以線上產品充實檔案網站欄目與內容，建設“線下—線上”相結合的檔案文化傳播模式。endprint

3.3數字檔案館生態系統健康預防。健康管理理念的核心是未病先防、已病早治，強調預防為主，關口前移，通過對危險因素的控制實現未病先防、既病防變。數字檔案館生態系統作為不斷發展的動態系統，所面臨的健康危險因素也不是持久不變的，健康預防必然貫穿數字檔案館生態系統管理的全過程，科學的健康預防對于預防和阻止某些危險因素的產生和發展、降低數字檔案館的健康消耗和健康保障成本有著重要意義。一方面，積極開展健康教育活動。檔案行政管理機構要大力開展面向社會和機構的有計劃、有組織的健康教育活動，傳播數字檔案館生態系統健康的概念和內涵，提升檔案形成者、管理者和利用者的健康意識，促使個人或群體改變不健康的檔案管理或利用行為。另一方面，完善數字檔案館合作機制。各數字檔案館在數字檔案館建設和運行過程中應保持良好的交流與溝通，定期召開有關數字檔案館生態系統健康發展的經驗交流會，就數字檔案館生態系統所遭遇的健康問題進行探討、分析和研究，在發現、總結常見危險因素解決辦法的同時，促使各數字檔案館重視尚未發生在自身的潛在健康危險因素，積極吸取他人的健康管理經驗，阻止潛在疾病的形成。

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（作者單位：上海大學圖書情報檔案系 來稿日期：2017-09-22）endprint