基于共建共享理念的綜合檔案館民生檔案資源建設探究

管先海+孫大東+亓曉華+王富忠

摘 要：共建共享理念是新形勢下推動各項事業發展的重要指南。共建共享理念的精髓可概括為三個方面，即參與主體的多元化、注重發揮協同效應、以公眾需求為導向。基于共建共享理念，綜合檔案館一方面應通過廣泛收集、征集和資源有效整合，建立起覆蓋廣大人民群眾的民生檔案資源體系，同時發揮大眾智慧，上下“三級”聯動，努力實現民生檔案資源優化配置；另一方面應以用戶需求為目標導向，建立起方便廣大人民群眾的民生檔案利用體系，同時通過社交媒體或軟件、民生檔案遠程利用平臺等方式，努力實現民生檔案資源信息共享。

關鍵詞：共建共享理念；綜合檔案館；民生檔案資源建設

Abstract： In the new circumstance， the idea of co-construction and sharing is an important guideline for the development of various undertakings including archival work. The essence of the idea of co-construction and sharing can be summarized as three aspects：the diversification of participants， focus on synergy and orientation for public demands.On one hand， comprehensive archives should build livelihood archives resources system covering the broad masses of the people through extensive collection and effective integration， meanwhile， optimize the distribution of livelihood archives resources through the wisdom of crowds and three-level linkage. On the other hand， comprehensive archives should build livelihood archives utilization system convenient for broad masses of the people oriented for user needs， meanwhile， share livelihood archives resources through social media or software， long-distance using platform， etc.

Keywords： the idea of co-construction and sharing； comprehensive archives； the construction of livelihood archives resources

共建共享理念是新形勢下推動各項事業發展的重要指南。筆者不揣淺陋，擬以共建共享理念為指導對綜合檔案館民生檔案資源建設的問題展開研究，以求教于檔案界諸同志。

1 共建共享理念與綜合檔案館民生檔案資源建設

共建共享理念是“共同建設、共同享有”理念的簡稱。“共建”是“共享”的前提，“共享”是“共建”的目的。2015年5月習近平在浙江考察調研時強調：“社會建設要以共建共享為基本原則，在體制機制、制度政策上系統謀劃，從保障和改善民生做起，堅持群眾想什么、我們就干什么。”[1]共建共享理念的精髓可概括為三個方面，即參與主體的多元化、注重發揮協同效應、以公眾需求為導向。參與主體的多元化是基本前提，沒有多元主體參與，就談不上“共建共享”，更為重要的是，多元主體參與應當是有效的、真實的參與，而非低效的甚至虛假的、摻水的參與；注重發揮協同效應是關鍵所在，沒有協同效應發揮，“共建共享”就只能是一紙空談，所謂協同效應，就是“1+1>2”的效應，具體包括外部協同效應和內部協同效應兩種情況；以公眾需求為導向是最終目的，沒有公眾需求導向，“共建共享”就成了無本之木，以公眾需求為導向就是把公眾需求作為工作的出發點和最終目的，最大限度地給予滿足。綜合檔案館民生檔案資源建設作為民生工作的重要組成部分，應以共建共享理念為指導，以公眾需求為導向，充分發揮多元主體參與的協同效應，努力建立起覆蓋廣大人民群眾的民生檔案資源體系和方便廣大人民群眾的民生檔案利用體系，最大限度地實現民生檔案資源優化配置、信息共享。具體說來，綜合檔案館一方面要依據檔案法律法規，通過接收、征集、整合和監控等手段，讓一切有價值的涉及民生的檔案資源向綜合檔案館匯聚或受綜合檔案館監控，努力建立起覆蓋廣大人民群眾的民生檔案資源體系，同時充分發揮多元主體參與的大眾智慧和協同效應，上下“三級”聯動，最大限度地實現民生檔案資源優化配置；另一方面，要堅持以用戶需求為目標導向，通過構建民生檔案網絡管理系統、民生檔案資源數據庫、民生檔案目錄中心等手段，努力建立起方便廣大人民群眾的民生檔案利用體系，同時通過社交媒體或軟件、民生檔案遠程利用平臺等更好地為用戶提供利用服務，最大限度地實現民生檔案資源信息共享。簡言之，綜合檔案館民生檔案資源建設包括民生檔案資源體系建設和民生檔案利用體系建設兩大方面，民生檔案資源體系建設的重點在于“共建”，在于充分發揮多元主體參與的大眾智慧和協同效應、最大限度地實現民生檔案資源優化配置；民生檔案利用體系建設的重點在于“共享”，在于堅持以用戶需求為目標導向和更好地為用戶提供利用服務、最大限度地實現民生檔案資源信息共享。

2 綜合檔案館民生檔案資源體系建設endprint

民生檔案是我國檔案界順應社會發展趨勢和國家大政方針提出的一個集合性概念，國家檔案局局長李明華在2016年“6·9國際檔案日”接受新華社記者專訪時明確指出：“民生檔案，是黨和政府各部門、各單位在保障和改善民生工作中形成的真實記錄，是維護人民群眾各項權益的原始憑證，直接關系到每個人的切身利益和權益。如出生檔案、學籍檔案、學歷檔案、就業（失業）登記檔案、婚姻檔案、戶籍檔案、知青檔案、養老保險檔案、醫療保險檔案、病歷檔案、健康檔案、住房檔案、宅基地檔案、土地確權檔案、林權檔案、城鄉低保檔案、扶貧開發檔案、殯葬檔案等等，種類很多、內容廣泛。”[2]民生檔案是與主體性需求直接相關的，其應主體性需求之生而生，應主體性需求之亡而亡。[3]而民生檔案的產生和需求主體是多元化的社會組織或個人，因此，綜合檔案館民生檔案資源體系建設不能僅僅單靠綜合檔案館自身，而必須充分發揮多元主體參與的大眾智慧和協同效應、最大限度地實現民生檔案資源優化配置，方能收到事半功倍的效果。

2.1廣泛調查摸底，明確歸屬流向，集中有效整合本行政區域內各單位民生檔案資源。具體說來，一要廣泛調查摸底，搞清本行政區域內各單位民生檔案資源分布情況。民生檔案大多分散保存于各個檔案形成部門，這些單位形成的檔案僅有一些一級單位的民生檔案會移交到檔案館集中保存，其他大部分的檔案都由基層單位分散保管。這就需要各級綜合檔案館廣泛調查摸底，搞清本行政區域內各單位民生檔案資源分布情況。例如，浙江省樂清市（縣級市）檔案館通過摸底調查，發現本行政區域內民生檔案除很少一部分集中保存在檔案館外，大多分散保存于市民政局（復員軍人安置檔案）、總工會（勞模檔案）、法院（訴訟檔案）、住建局（房屋產權登記檔案）、婚姻登記中心（婚姻檔案）、公證處（公證檔案）以及全市各中小學（學籍檔案）、醫院（病歷檔案）、派出所（戶籍檔案）等四五十家一級單位和基層單位。[4]二要明確歸屬流向，集中有效整合本行政區域內各單位民生檔案資源。當前，民生檔案的分布可謂是 “三分天下，各自為政”，即：綜合檔案館保存一部分，地方政府主要職能部門保存一部分，上級垂直管理部門保存一部分。形成這種格局的主要原因：一是許多垂管部門以“上級部門有要求，為了方便和保密需要可以不交”為由，拒絕向檔案館移交到期應進館的民生檔案；二是一些地方職能部門以“加強業務動態管理需要和方便工作”為由，“暫時”不交民生檔案，時間一長，“暫時”就變成“長期”；三是檔案部門因一些部門移交的民生檔案在整理上不規范將其“拒于門外”，但一些部門認為這是“故意刁難”，從而形成“你不收，我就不交”的“對局”。面對這種狀況，綜合檔案館應“明確民生檔案的歸屬和流向”，對于具有永久保存價值的檔案一般應依法接收進館，同時積極打破各種界限，廣泛整合不同區域、全宗的檔案，建立一個數量充分、質量優化、成分充實、結構合理的館藏結構；但也不能盲目突進搞“一刀切”，而應采取靈活方式，應移交、可移交的檔案要及時、完整地接收進館，不宜移交的檔案可暫時由各涉民單位集中保管。例如，河南省濮陽縣檔案館就從實際出發，采取靈活方式，集中有效整合本行政區域內各單位民生檔案121486卷，其中包括人社局工傷鑒定檔案223卷，工商局個體工商戶登記檔案12884卷，民政局復員軍人安置檔案22741卷、優撫檔案5880卷、婚姻登記檔案55440卷，教育局和各個學校學籍檔案820卷、教學檔案49卷，人口計生委農二孩準生證存根檔案31卷、計劃生育獎勵扶助檔案11卷、不孕證檔案31卷，司法局公證檔案8400卷、法律援助檔案247卷，群眾工作部（信訪局）信訪檔案2678卷，紀委紀檢監察檔案4305卷，國土資源局土地征用檔案606卷，林業局林權檔案254卷，鄉（鎮）土地承包、延包檔案84卷，組織部黨員評格檔案736卷、介紹信及存根檔案333卷、干部死亡退職檔案1315卷，等等；另有一些不宜移交的民生檔案暫時由各涉民單位集中保管。

2.2 發揮大眾智慧，注重協同合作，吸納社會組織和個人廣泛地參與民生檔案資源建設。首先，綜合檔案館民生檔案資源建設，除自身積極主導外，還宜積極吸納普通老百姓、民間檔案收藏者、專家、學者以及其他社會組織的廣泛參與，充分利用各種形式，將民生檔案資源建設這個“檔案難題”交給大眾智慧，讓普通公眾既成為民生檔案的形成者，又成為民生檔案的收集者及民生檔案的受益人。其次，綜合檔案館民生檔案資源建設，宜堅持歸檔與建檔并存的原則，即無論何種組織與個人、無論何種類型的檔案機構均可根據社會管理活動和用戶需求在科學與合理范圍內開展一定的民生檔案建檔活動，從而突破單一機關主體的局限，強化事業單位、民間團體、家族、家庭與個人等多類型主體在民生檔案資源建設中的作用。最后，綜合檔案館民生檔案資源建設，檔案館宜從宏觀層面的社會文化角度出發，加強與圖書館、博物館、民間家譜收藏者及家譜學會等的合作，在共享一部分民生檔案資源品牌和一部分忠實用戶的同時，通過復制、交換等手段，將那些百姓需要的民生檔案盡可能地收集到檔案館中來，形成多元化、社會化、個體化的民生檔案資源體系建設模式。

2.3 上下“三級”聯動，發揮協同效應，構建有效的“三級一體”民生檔案資源建設體系。所謂“三級”，是指以下三個層級：第一層級是指各級綜合檔案館和行政事業單位，他們所收集的民生檔案是以國家和社會為首要利用對象，同時又與公民日常生活密切相關，內容主要涉及人事、就業、社保、勞保、戶籍、住房等方面；第二層級是鄉村、街道層級，他們所收集的民生檔案以反映民生狀況為主并以公民為首要利用對象，大致包括農民檔案、農民工檔案、居民醫療檔案等；第三層級是家庭層級，他們所收集的民生檔案即家庭檔案，主要以反映公民個人興趣為主。應當指出的是：“三級”民生檔案資源建設既要上下聯動、協同合作，又要有的放矢、各有側重。第一層級的工作重點側重于如何處理好民生檔案數字化問題；第二層級的工作重點側重于有益于農民、居民切身利益及社會文化傳承的民生檔案資源的收集歸檔；第三層級的工作重點側重于通過宣傳引導提高家庭成員建檔的積極性與自覺性。同時，構建“三級一體”民生檔案資源建設體系，需堅持四大原則：第一，協同原則，即各單位與綜合檔案館之間、上下級檔案部門之間應就民生檔案工作加強協調溝通；第二，便民原則，即在構建“三級一體”民生檔案資源建設體系中應充分體現出為民所用的理念；第三，法治原則，即在利用政策進行民生工作指導的同時，將各項法規建設穩步跟進；第四，靈活、效益原則，即構建民生檔案資源體系時不能僵化理解、運用概念，而應靈活掌握，同時做到盡量減少消耗。endprint

3 綜合檔案館民生檔案利用體系建設

用戶需求是民生檔案資源建設的動力所在，綜合檔案館民生檔案利用體系建設需堅持以用戶需求為目標導向，最大限度地實現民生檔案資源信息共享。隨著民生檔案資源的數字化及提供利用服務手段的網絡化發展，用戶對民生檔案信息需求呈現出如下規律：“網絡發展與檔案用戶需求的互動性、社會發展與檔案用戶需求的立體化、市場發展與檔案用戶需求的多元化”。[5]這些規律對于綜合檔案館把握民生檔案用戶的需求發展趨勢、更好地建設民生檔案利用體系具有一定的現實意義。

3.1努力建立起方便廣大人民群眾的民生檔案利用體系。用戶的需求不僅是立體的即層次化的，包括“社會科研與技術開發創新層面的需求、社會管理與生產層面的需求、社會文化普及與日常生活層面的需求”[6]；而且是多元的，即涉及用戶社會生活的方方面面。為了更好地滿足用戶立體化、多元化的需求，綜合檔案館一是要加強與專業檔案館的合作，實現館藏民生檔案資源目錄的共享，用戶所需查閱的檔案不在本館的，工作人員可告知其檔案所在地，甚至在條件具備時可實現跨館查詢；二是要爭取更多的自主權，即賦予綜合檔案館及其檔案工作人員更多的自由選擇權，擴大民生檔案的收集范圍，以保證民生檔案記憶工具對社會活動的記錄更加完備，更加貼近百姓需求。“十二五”時期，國家檔案局共制發兩批100種國家基本專業檔案目錄，大多數目錄涉及民生領域，還聯合有關部門制定一批如人民法院訴訟檔案、農村五保供養檔案、流浪乞討人員救助檔案等與民生密切相關的專業檔案管理辦法。值得注意的是，國家檔案局局長李明華在談到民生檔案工作的未來規劃時特別指出：“‘十三五時期，我們將重點收集和整理與人民群眾切身利益密切相關的檔案資料，推動檔案公共服務均等化；利用現代化技術手段，推動轄區檔案資源跨館利用、跨館出證工作……進一步推動檔案工作為保障和改善民生服務。”[7]這就為綜合檔案館建設民生檔案利用體系、實現民生檔案資源信息共享提供了政策導向和保障。

3.2努力通過社交媒體或者軟件更好地為用戶提供服務。隨著智能化手機的廣泛應用，社交媒體或者軟件已成為百姓日常生活的一部分。綜合檔案館的民生檔案資源可借助檔案微信公眾平臺、檔案APP等提供利用，不僅能夠產生極大的便民效應，同時亦可實現與用戶的良性互動。當前，這種服務方式已有前例可循。例如，浙江省桐鄉市檔案局（館）于2017年5月在其微信公眾號“桐鄉檔案”上開通了查檔新功能，用戶通過手機即可查到婚姻檔案、知青檔案、人員調動檔案、職稱評聘檔案等13類民生檔案。[8]再如，浙江省嘉興市秀洲區檔案局也于2017年5月開通了“手機查檔”查詢服務，為廣大居民提供隨時隨地查詢民生檔案個人數據、開放檔案和辦理相關檔案出證手續的服務，市民可以通過登錄“嘉興檔案”微信公眾號“微服務”“市民之家”APP進行查詢，手機點一點，在家就能查移民檔案、學籍檔案、退伍安置檔案、招工檔案等十多種民生檔案信息。為了全面保護市民個人的檔案隱私和安全，“手機查檔”服務需要市民經過市民卡實名認證登錄或身份證遠程實名認證登錄。查檔用戶登錄成功后，只要在個人手機端選擇需要查檔的類型和查詢的檔案館并提交查檔內容和線索，隨后就會有一條帶有查檔編號的短信發送給查檔用戶個人，用戶憑此編號就能查詢進度。[9]當然，這種新的服務方式也存在一定的改進空間：第一，綜合檔案館提供利用服務的民生檔案的范圍可進一步擴大，以滿足日益增長的用戶的多元化民生檔案信息需求。第二，綜合檔案館可采取多種認證登錄方式如本人照片、身份證、手機號碼、掃描二維碼、指紋驗證等，同時應配合人工受理發送驗證碼，在方便用戶使用民生檔案的同時保證民生檔案的安全。第三，如果用戶需要蓋有印章的紙質民生檔案文件，綜合檔案館可在其提出利用需求并通過審核后，通過保密郵箱將加蓋電子印章的電子民生檔案發送給用戶，如此一來，用戶可不用再到綜合檔案館、各（街道）、村（社區）等受理點去現場辦理。第四，綜合檔案館可開通民生檔案預約查檔服務，解決用戶節假日查檔難的問題。例如，浙江省嘉興市秀洲區檔案局為更好地滿足群眾查檔需求，進一步服務好廣大群眾，開通了節假日預約查檔服務，從根本上解決了服務群眾“最后一公里”問題，讓老百姓節假日查檔不再難，實現了隨時隨地查檔。[10]第五，綜合檔案館可開通民生檔案利用互動服務，用戶可通過留言及時與檔案工作人員交流互動。可以預見，這種服務方式將會有極大的推廣空間。

3.3努力通過檔案遠程利用平臺更好地為用戶提供服務。對于不會使用手機查檔的用戶，到檔案館現場查檔可能是其唯一的途徑，但是對不同的用戶而言，到綜合檔案館的路途遠近、交通便利與否等情況各不相同。借助于民生檔案遠程利用平臺，綜合檔案館可在相應服務范圍內設置多個服務受理點，用戶即可選在就近的受理點辦理查檔手續。例如，浙江省嘉興市秀洲區檔案局針對不會使用“手機查檔”的市民，著力打造“老百姓家門口的檔案館”，推出了民生檔案遠程利用平臺，全區144個查檔窗口實現了區、鎮（街道）、村（社區）三級全覆蓋，市民可前往各鎮（街道）、村（社區）受理點網上申請查閱婚姻、知青、精簡、土地承包、農民建房等20種民生檔案，極大地方便了群眾。[11]再如， 浙江省湖州市檔案局以加快民生檔案數字化為突破口，構建了包括12個專題數據庫和共享條目203萬多條、原文72萬多件的“資源自建、分級管理、異地查檔、跨館出證”的民生數字檔案資源共建共享平臺，數據涵蓋全市各縣區綜合檔案館，基本實現了區域民生檔案的“異地查檔、跨館服務”。 [12]

綜合檔案館民生檔案資源建設是一項系統工程，需要社會各方面共同參與、協同推進，方能實現滿足用戶需求的最終目標。筆者堅信，隨著時代的發展和進步，共建共享理念必將更加深入人心，社會各方面參與民生檔案資源建設的意識必將逐步增強，民生檔案資源建設的協同效應必將逐步凸顯，民生檔案資源建設也必將迎來一個更加璀璨的明天。

參考文獻：

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[2][7]崔清新.五問檔案與民生——專訪國家檔案局局長李明華[EB/OL].[2017-08-26].http：//politics.people.com.cn/n1/2016/0609/c1001-28423826.html.

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[5]王運彬.近十年來檔案用戶需求研究綜述[J].檔案學通訊，2011（1）：66-70.

[6]程棟梁.淺談社會檔案信息需求規律及影響因素[J].檔案與建設，2007（11）：11-13.

[8]許惠良.桐鄉人注意了，婚姻、學籍等13種民生檔案可這樣查[EB/OL].[2017-08-26].http：//zj.zjol.com.cn/news/639150.html.

[9][10][11]張佳麗.秀洲民生檔案查檔進一步實現便民化快捷化[EB/OL].[2017-08-26].

http：//jxxznews.zjol.com.cn/xznews/system/2017/08/22/030336218.shtml.

[12]張慧蓮.民生檔案“一站式”為民服務[EB/OL].[2017-09-26].

http：//www.zj.xinhuanet.com/huzhouxhtt/20170110/3613955_c.html.

（作者單位：管先海、亓曉華，河南濮陽市檔案局；孫大東，鄭州大學信息管理學院；王富忠，河南濮陽縣檔案局 來稿日期：2017-10-05）endprint