基于“可視化”的秘書學課程教學論析

余厚洪、

摘 要：在秘書學課程中推行可視化教學，是基于可視化教學的原則和特點，在具體實施過程中，可采取通過可視化案例引出理論詮釋、可視化數據進行過程講解、可視化情境進行氛圍渲染等方法。

關鍵詞：秘書學；可視化；課程教學

曾有學者指出，當前部分高校的秘書學課程由于忽視了實踐層面而導致秘書學理論“無法經世致用、為現實服務”[1]。秘書學課程是具有較強實踐性的課程，除安排一定學時的實踐環節外，在理論傳授中，非常有必要推行“可視化”教學。

1 秘書學課程可視化教學的意義

可視化，是指用“直觀的、更加容易感知的圖示方式”來“表征信息及其信息加工”[2]并使之得以仿真化、形象化呈現的過程。

秘書學課程可視化教學，是指通過可視化的秘書工作案例、數據、音像等來呈現課程教學內容，在體現教學生動性、形象性的同時促進對秘書學知識的理解和應用。在大數據時代新媒體技術不斷發展的背景下，秘書學課程教學中常用的可視化技術，已從先前通過手繪就能實現的主席臺座次示意圖、參觀訪問路線圖和慶典活動議程安排表等，到如今借助電子設備完成的秘書著裝搭配仿真演示、秘書職場情景動畫、秘書工作案例分析交互式可視化等，秘書學理論內容的可視化程度在不斷提高，用于秘書學課程可視化教學的資源得以不斷豐富。

在秘書學課程中，由于借助可視化教學設計，對秘書學理論知識進行邏輯分析的基礎上，還將分析過程與結果以直觀的視覺形式揭示出來。與此同時，在可視化教學過程中，非常明顯地遵循了圖示化、簡約化、序列化等原則，實現了秘書學理論文字內容以及教學設計者復雜思維過程的合理轉化，最終使秘書學理論內容得以直觀、簡潔、有序地展示?！爸R以可視化的表現形式，將難于言傳的知識以形象直觀的方式一覽無余地呈現給學習者，能夠有效促進師生的認知和對知識的建構”[3]，與傳統的純語言描述式教學相比，可視化教學能夠讓學生更好地理解秘書學概念、秘書工作程序及其在實踐中的應用，其意義不言而喻。

2 秘書學課程可視化教學的類型

一般而言，對于某一學科知識的分類總有很多種劃分依據和結果，比方說，根據獲得知識的方式，可分為直接知識和間接知識；根據知識的認識層次，可分為感性知識和理性知識。但筆者認為，諸如此類的分類方式并不是基于可視化認知的劃分，其劃分結果自然不利于秘書學課程可視化教學的設計與實施。

基于知識的可視化，筆者將秘書學課程可視化知識分為概念性可視化知識、過程性可視化知識和情境性可視化知識三類，與之相對應的有三種可視化教學類型。

2.1概念性可視化知識教學。這是關于具體所指“是什么”的知識，如“秘書”“信息”“接待”“督查”“會務”“辦公自動化”等概念的表述。通常來說，概念圖和認知地圖適用于理解語詞或概念，尤其是理順概念與概念之間的相互關聯和區別，通常用于概念性知識的可視化教學，例如，“調查”與“研究”的聯系與區別，“信息”與“消息”的聯系與區別，“溝通”與“協調”的聯系與區別。概念性可視化知識教學所運用的技術工具主要是Cmap Tools、Mind Manager。

2.2過程性可視化知識教學。這是關于秘書工作原理即“怎么做”的知識，如“調查研究的步驟”“文書處理的程序”“信息工作的流程”“會務工作的三個階段”等。在這類知識教學中，通常使用思維導圖、思維地圖，所用的技術工具主要有Visio、Metafora、Insight Maker等。比方說，當教學“信息工作的流程”時，以文字、圖片、圖形等組合，呈現信息收集、信息整理、信息加工、信息存儲、信息傳遞、信息利用等之間的層次關系，可使學生能夠從整體和全局的視角去思考信息處理全過程。

2.3情境性可視化知識教學。這是關于秘書學理論“具體實現”的知識，如“秘書與領導關系的處理”“會前檢查的注意事項”“會議記錄的方法”“溝通協調的技巧”“簽字儀式的安排”“涉外接待的迎送”等。在開展此類教學時，通常采用動畫、仿真、交互式界面等，需要運用到Flash、3DMAX、Virtools等技術工具。采取情境性可視化知識教學，不僅能很好地解決抽象知識的具體呈現問題，也有利于培養學生積極參與互動、主動開展探究的能力。

無論采用概念性可視化知識教學、過程性可視化知識教學還是情境性可視化知識教學，其實都是體現直覺分析的方法，通過畫圖尋找知識之間的邏輯關系，最終希望學生能夠在教學中將教師簡化設計的結果進行理論表述的自然生成。在上述三種不同類型的可視化教學中，都毫無例外地體現了教師對教學內容的深層次加工處理。

3 秘書學課程可視化教學的做法

3.1找準插入點：通過可視化案例引出理論詮釋。在傳統理論教學中，敘述幾乎是無處不在，畢竟要對一些學理進行詮釋和解說。“詮釋”雖然是“理解的表現形式”[4]，但通過可視化案例引出理論詮釋，遠比單刀直入的詮釋來得有效。

例如，在探討秘書人員的選用和配備時，先呈現一家新成立的公司需要招聘秘書人員若干名的可視化案例，要求以“同班同學”為選擇對象，因為選用對象就是“身邊人”，增加了親切感，容易吸引同學參與討論，也容易讓同學之間相互對話，選人者需要說出選擇的理由，被選的“準秘書”則需對所安排職位及工作內容的恰當性作出回應，其他同學則需要評議組配好的秘書“團隊”的合理性。在緊扣案例背景和現場討論的基礎上，教師講解秘書人員選用的標準、秘書隊伍配備的要求和原則等，就顯得水到渠成了。

又如，在教學“會務工作”的“會前準備”一節，為了強調“參會回執”制作的重要性，筆者以一個因為不重視參會回執而引起一系列麻煩的可視化案例為引子，這個時候，學生主動地以案例背景為分析對象進行解讀——這或許就是一個可視化案例文本引出許多話頭的神奇魅力，盡管學生對案例的解讀是多義的，甚至在相關問題的分析過程中，還會出現論辯、反駁等插曲，甚至可能還會出現誤讀或曲解等情況，但實際上均可視作是開拓性思維的訓練路徑。在這個過程中，學生在“摧毀”案例文本的同時也實現了對理論的建構。在此基礎上，我們可以概括出結論：參會回執的作用不容小覷，因為它是收集參會者信息的“線索性工具”，但凡重要的會議通知都應附上回執，從而對后續會議服務實現“有效控制”。如此一來，可讓學生更好地理解“參會回執”，也能讓學生懂得注重工作細節。

在插入可視化案例進行教學時，教師務必遵循“精、準、趣”的原則精心選用案例[5]。例如，在“調查研究”一章的教學中，筆者結合地方工作實際，以“飛機場角區塊整治”“中山街步行街建設”“石浦花海建設項目”等三個案例，分別通過討論明確了調查研究的目的、步驟和方法等，有效地達成了教學目標。事實證明，適時插入可視化案例，不單是幫助教師推進理論敘述，更有助于給予學生去溝通和闡明想法。如此做法，與單純的教師講授相比，可以讓學生在一定時間內獲得更多更豐富的信息與知識。

3.2串起聯動點：通過可視化數據進行過程講解?！皵祿痹欢缺徽J為是冰冷的數值，似乎除此之外沒有任何意義。其實，可視化數據不只是數字和文字的簡單堆砌，而是可以通過可視化處理而幫助人們觀察到更深層次的東西。

在秘書學課程可視化教學中，所呈現的數據絕非傳統的圖形或圖表，其間通常包含著一定的意義或道理，設若教師自己都不太清楚數據中蘊含的意義和映射的哲理，那么學生就更難理解了。俗話說“一圖勝千言”，在教學中，教師若能善于運用可視化的“數據”來梳理知識或闡釋知識，則可以讓學生更快、更好地理解與記住知識，實現零散知識的系統化。

例如，在教學“信息工作”時，筆者出示了“望”“聞”“問”“切”四圖，這組圖示暗含著中醫診斷疾病的方法，要求學生從中領會信息處理的要領。在認真仔細地觀察后，學生明白：做到“望而知全”，切忌走馬觀花、淺嘗輒止，以免遺漏細節；做到“聞而知意”， 仔細揣摩說者意圖，深刻體會話外之音；做到“問而知疑”，千萬不要因為礙于面子不敢或不好意思發問，從而出現一知半解、斷章取義等情況，把問題問清楚，才能避免“自以為是”的尷尬；做到“切而知要”，能夠從對信息進行準確的梳理和歸納，抓住信息的關鍵點，這就意味著需要在“枝繁葉茂”的信息里迅速抓住主干，列舉信息要點。

又如，在教學“接待工作”時，當涉及餐廳點菜，筆者給出了一組數據，在這些數據里，包括點菜時“尊重對方禁忌”“照顧領導口味”“注重地方特色”“體現不同烹法”“兼顧各種菜色”“控制菜肴數量”“遵守餐標規定”等知識內容，讓學生明白了點菜過程中的注意事項。

再如，在教學“會務工作”時，談及會場布置，筆者給出了一組風格各異的會場圖，分別表示不同的會議類型，即讓學生明白根據會議類型選擇、布置會場的道理。在分析完會議類型之后介紹具體會場布置形式時，同樣也以圖示的方式展現知識，當學生看到“劇場式”會場時，能知道這是用于人數較多的新聞發布會、報告會、啟動儀式等；當學生看到“圍桌式”會場時，能知道這是用于答謝會、招待會、茶話會等中式宴會；當學生看到“方形中空”會場時，能知道這種擺桌常用于學術研討會議。凡此種種，以圖示人，無需太多的文字解釋，因為過多的標記或說明文字容易破壞教學內容的“客觀”呈現，只需言簡意賅的“數據”來表達即可，畢竟，“數據是任何可視化的精髓與核心”[6]。

就筆者在教學中的感受而言，盡管代碼和開箱即用的可視化工具確實能幫助我們教師實現很多有關教學的想法，但是得到的數據圖卻總帶有“自動生成”的感覺，要么標記的位置不太合適，要么說明文字顯得雜亂不堪，如果僅僅用于理論分析，這并不影響學生對數據中所展現元素意義的理解，然而，如果教師在教學設計中，對所擁有的數據進行一番“精雕細刻”，那么在課堂上呈現出來的可視化數據無疑會更加合適，因為這樣學生可以更清楚地理解老師所要講述的理論內涵。

可以說，當教師在使用可視化數據進行講解時，其實是在將對秘書工作內容的抽象表達可視化，或至少是將秘書工作的一些細微方面可視化。誠如美國學者邱南森所言，“數據和它所代表事物之間的關聯既是把數據可視化的關鍵，也是全面分析數據的關鍵，同樣還是深層次理解數據的關鍵”[7]。

3.3點燃移情點：通過可視化情境進行氛圍渲染。秘書工作在很多時候體現在秘書人員的為人處事上，其間自然需要有豐富的情感色彩。

可視化情境，其實就是將視頻、音頻和文本等多種類型的媒體與可視化相結合的同時，吸引著學生參與交互。在一次課堂上，筆者播放“會議工作”的相關視頻，在會前檢查部分，當學生發現視頻中窗門緊閉時便急著指出“要開窗通風”，當發現視頻中的秘書說“把溫度調至18℃”便又引發了學生對室內空調溫度應該調在什么范圍最舒適的討論，在會議進行中，當一個秘書用命令口吻讓另一個盡快分發會議資料時，有學生對該秘書的說話語氣表示出不滿的情緒，認為應該用自然和緩的語氣進行溫馨提示，在會后檢查部分，當部分與會者將會議資料帶走時，就有學生指出由于這次會議帶有商業機密，會議資料不能帶走，認為秘書應該及時進行提醒并想辦法追回。當我們在進行可視化教學的過程中，可根據需要進行“連續敘事”，也可以隨時“暫停敘事”，讓學生與屏幕上的可視化內容進行互動。這種邊播放邊“叫?！边呌懻摰姆绞剑Ｒ蚪虒W氛圍輕松愉快，或者討論踴躍熱烈，能將相關知識有效地一一落實。

在很多時候，當我們在課堂上播放秘書工作情境視頻時，我們尋求的并不是分析和洞察，而是試圖從富有情感的故事中去感受和體會，鼓勵學生對相應的工作情景作出回應。例如，在教學“溝通工作”時，筆者曾播放了一段秘書與同事之間鬧矛盾而影響了工作進度的視頻，學生從濃濃的“火藥味”和“斗爭”情緒中感受到不團結合作的諸多弊端，發自內心地明白彼此坦誠相待的重要性；而當學生在觀看“市場部秘書為部門同事向總經理積極爭取出游機會”視頻時，深切地感受到了秘書對領導的尊重和肯定，也感受到了領導對秘書的支持和贊賞，從而理解和領會了秘書與領導之間的真誠信任和協同一致。這樣的可視化教學，絕不只是簡單地傳輸知識和方法，同時也是在改變學生的情操。

雖說秘書學課程不像文學類課程一樣能夠輕而易舉地達到以情動人的目的，但從筆者的教學實踐中發現，可視化教學因為有了情感的渲染，有利于強調令人感興趣的部分，引導學生去關注重點內容，同時也提供給了學生對話的機會和空間?？梢哉f，利用知識可視化，可以把秘書工作情境通過色彩、聲音、圖像等形象地展示出來，有利于引導學生積極管理自己的情感和情緒，在為人處事上能夠做到恰當得體。

總而言之，無論哪一種可視化類型都有其規則可循。這些規則并不僅僅取決于設計或呈現理論知識，同時也受感知、情緒等的支配。從一定程度上來說，可視化，已不只是一種單純的技術，它更是一種有效的媒介，借助可視化，可以使教學成為展示、表達、探究和提取理論知識的一種方法和過程。當然，在運用可視化教學的過程中，有一點需要特別注意，可視化教學不是課堂教學簡單的“調味品”，而應使其成為知識理解的“插入點”“聯動點”“移情點”，教師在教學過程中要注重將“關鍵部分”恰當地嵌入到可視化的秘書工作場景中。

參考文獻：

[1]任福全，薄利惠，白曉帥.秘書學教學對提高大學生綜合能力的重要意義研究[J].齊魯師范學院學報，2017（4）：79.

[2]李芒，蔡旻君，蔣科蔚，王妍莉.可視化教學設計方法與應用[J].電化教育研究，2013（3）：16.

[3]胡靜波.可視化教學：讓思維看得見[J].新課程（綜合版），2016（7）：67.

[4]董小英.超語言學[M].天津：百花文藝出版社，2007：563.

[5]邱伶艷.“秘書學”教學革新探析[J].教育教學論壇，2016（3）：87.

[6][美]Nathan Yau.鮮活的數據：數據可視化指南[M].向怡寧，譯.北京：人民郵電出版社，2012：19.

[7][美]邱南森（Nathan Yau）.數據之美：一本書學會可視化設計[M].張伸，譯.北京：中國人民大學出版社，2013：10.

（作者單位：麗水學院 來稿日期：2017-10-15）