檔案整理合格證的“尷尬”

梁艷麗

部分基層檔案行政管理部門業(yè)務(wù)科（室）有這樣的做法：為了了解各單位歸檔文件整理情況、督促各單位按時完成歸檔文件整理、統(tǒng)計歸檔文件整理數(shù)量，要求有關(guān)單位在歸檔文件整理結(jié)束后，攜帶本單位歸檔文件整理目錄及部分整理好的檔案，到有關(guān)科（室）進(jìn)行審核并領(lǐng)取檔案整理合格證。

從領(lǐng)取檔案整理合格證的初衷來看，無論是了解情況、督促工作、進(jìn)行統(tǒng)計，出發(fā)點都是好的，但是從依法行政、依法治檔的角度看，這種做法并不妥當(dāng)。

首先，《檔案法》第六條第二款規(guī)定：縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。也就是說，檔案行政管理部門有指導(dǎo)職能，但這種指導(dǎo)尤其是業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)屬于檔案行政指導(dǎo)。業(yè)務(wù)指導(dǎo)雖然依據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范開展，但這種指導(dǎo)并非指令性的、強制性的，而是在自愿、平等、協(xié)商的原則下進(jìn)行的。也就是說，檔案行政指導(dǎo)得好不好、到位不到位是一回事，但立檔單位檔案整理得好不好、規(guī)范不規(guī)范是另一回事。換句話說，即使業(yè)務(wù)指導(dǎo)做得很好，各單位檔案工作人員的責(zé)任心也很強，但由于檔案整理人員對業(yè)務(wù)規(guī)范的理解不是那么深入，整理技能有所欠缺，整理出來的檔案未必非常規(guī)范。在這樣的情況下，開具與領(lǐng)取檔案整理合格證就不夠妥當(dāng)。

其次，從名稱來講，檔案整理合格證并不恰當(dāng)。合格證，一般指該產(chǎn)品符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國家標(biāo)準(zhǔn)，由國家承認(rèn)質(zhì)量認(rèn)證或鑒定機構(gòu)確認(rèn)。如食品、藥品、產(chǎn)品等，有專門的質(zhì)量監(jiān)督部門、檢驗檢疫部門經(jīng)過嚴(yán)格的程序后蓋章確認(rèn)。檔案整理如何算合格呢？是否嚴(yán)格按照歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定收集齊全了、保管期限劃分得準(zhǔn)確了？是否嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行了，檔案的分類、排列、編號、裝訂等是否規(guī)范？如此等等。在多年的檔案室規(guī)范化管理認(rèn)證中，檔案規(guī)范整理這一項幾乎沒有單位得滿分。既然如此，有沒有哪個規(guī)范性文件對檔案整理規(guī)范率進(jìn)行規(guī)定呢？或者，檔案整理規(guī)范率達(dá)到百分之多少算是合格呢？如果對于這兩個問題的答案都是否，那么，我們?nèi)绾闻卸ㄒ粋€單位的檔案整理合格呢？如果無法判定，又怎么能用檔案整理合格證來證明檔案整理的規(guī)范性呢？

最后，對于屬于進(jìn)館范圍的立檔單位而言，本單位所保存的一部分檔案，在達(dá)到規(guī)定期限后，要移交當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館。一般情況下，檔案移交發(fā)生在移交單位和檔案館之間，即檔案館制定進(jìn)館檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，移交單位按照檔案館的要求規(guī)范整理檔案后進(jìn)行移交。特殊情況下，《河南省檔案管理條例》第十六條規(guī)定“對向國家檔案館移交檔案的范圍和技術(shù)要求有異議的，由同級檔案行政管理部門協(xié)調(diào)處理和決定”。也就是說，檔案行政管理部門對移交檔案的技術(shù)要求可以協(xié)調(diào)處理和決定。如果移交單位拿著歷年的檔案整理合格證，檔案館又不認(rèn)可其檔案整理的規(guī)范性，此時檔案行政管理部門的協(xié)調(diào)處理和決定是不是很尷尬？一方面，檔案行政管理部門沒有認(rèn)定檔案整理合格的職能，另一方面，進(jìn)館檔案整理標(biāo)準(zhǔn)是檔案館制定的。當(dāng)雙方發(fā)生爭議，作為出具檔案整理合格證的檔案行政管理部門再去協(xié)調(diào)，有沒有自證清白的嫌疑？況且，在局、館分開的情況下，檔案行政管理部門作為檔案館的上級主管部門和領(lǐng)導(dǎo)部門，去協(xié)調(diào)雙方的爭議，而且爭議的焦點是檔案整理是否規(guī)范，這種關(guān)系該是何等的錯亂！

（作者單位：河南省新鄉(xiāng)市檔案局 來稿日期：2017-10-12）