大數據背景下企業檔案信息服務體系構建策略研究

張詩茉+張爽+徐杰+孫巍

摘要：本文重點著眼于大數據背景下企業檔案的發展現狀，分析和論證全面構建企業檔案信息服務體系的必要性，提出信息化服務的具體思路和相關措施，為構建適應新形勢下的企業檔案信息服務體系提出建設性的意見和建議。

關鍵詞：大數據企業檔案信息服務體系

伴隨著大數據時代的到來，傳統企業檔案的內涵和外延正在經歷一場前所未有的深刻變革。當下的企業檔案工作格局、管理模式和操作方法，與大數據時代的“做新、做多、做好、做快”的整體信息數據處理優勢相較，亦在潛移默化地進行著碰撞和契合。全面推進大數據時代的信息技術與企業檔案的融合進程，傾力打造全新企業檔案信息服務體系，為企業的健康快速發展提供更全面、更快捷、更安全的檔案服務，已成為當務之急。

一、大數據背景下構建企業檔案信息服務體系的必要性

（一）有助于轉變檔案信息服務思想

以往的企業檔案信息服務思想是將檔案信息服務看作是本機構的一種正常業務來完成，被動而消極。而在大數據時代，企業檔案利用者則對企業檔案館（室）的服務質量和水平提出了更高的期待和要求。企業檔案部門應以此為契機轉變服務思想。企業檔案信息服務要逐步實行以用戶為中心，在滿足用戶個性化需求的同時，提供更好的人性化服務。大數據為企業檔案館（室）服務思想的轉變提供了現實基礎，其豐富的檔案信息資源使企業檔案館（室）為用戶提供準確的解答、優質的服務成為了可能。

（二）有助于豐富檔案信息服務內容

數據的快速增長為檔案服務提供了豐富的檔案資源，使得企業檔案部門的工作內容能夠打破原有的限制，而提供巨量的檔案信息資源。就企業檔案館（室）而言，檔案資源除了儲藏在本館（室）內的檔案資源外，還可以與其他檔案館進行檔案信息資源共享，以克服本館（室）檔案資源的局限性，為利用者提供更豐富、更有效的檔案資源。這些海量的檔案信息資源為企業檔案館（室）信息服務提供了內在的數據支持，使其提供的服務內容更加豐富多彩，滿足利用者的多方面需求。

（三）有助于完善檔案信息服務方式

以往的檔案信息服務模式基本上都比較傾向于被動服務，企業檔案部門很少主動服務，而服務方式也極為簡單。最常見的服務方式是用戶提出查檔要求，企業檔案工作者根據其需求查找相應的檔案信息資源以提供利用。而在大數據時代，檔案部門可以在保持原有的服務方式基礎上，利用各種電子設備和數據技術擴大服務范圍，提高服務質量。大數據背景下，企業檔案館（室）信息服務應在提高原有服務水平和服務質量的同時，積極主動地向本系統內外發布一些檔案信息，進行檔案信息推送，提高服務效率。

二、大數據背景下企業檔案信息服務的現狀

（一）企業檔案信息服務體系的概念尚未真正樹立

一直以來，企業檔案管理都存在著重視保管而忽視利用的現象，沒有對檔案信息進行充分開發利用，更很少上升到信息服務的高度。對于檔案工作來說，保管不是最終目的，利用才是出發點和立足點。這種重藏輕用的思想對檔案信息服務的影響非常嚴重，不利于檔案信息服務的發展和質量提升。另外，由于企業檔案機構的管理問題，員工缺乏明確的績效考核，容易產生惰性，缺少服務的主動性和參與性，缺乏創新意識，對于信息服務需求關注比較少。

（二）企業檔案信息服務人才匱乏，整體關注度不高

目前檔案部門所提供的信息主要是內容較為單一的科技檔案和行政類文件。對于具有較高參考價值的綜合性資料的提供比較少。同時，由于企業檔案管理的自動化和網絡化水平不高，管理工具和手段比較落后，以及宣傳不到位等原因，很多人不能有效了解檔案信息服務工作，無法實現對檔案信息服務的有效利用。低質量的檔案信息服務工作很難獲得全公司的廣泛關注和高度認可，檔案專職崗位因此也缺乏對優秀人才的吸引力，專業人才的匱乏又導致檔案信息服務難以優化升級，難以形成良性循環，難以促進企業檔案信息服務的提升和發展。

（三）檔案信息查詢難度大

隨著檔案信息化建設的發展，所需查找的檔案信息往往淹沒在大量的檔案信息中，檢索速度急劇下降。如何在海量復雜的檔案信息中快速準確地查找到利用者所需的檔案信息是企業檔案工作者要解決的首要問題。同時，企業檔案數據主要基于本地（單機管理），無論是結構化數據還是非結構化數據都比較零亂、不便管理，不能實現數據共享，原有的檔案數據系統已經很難適應時代發展的要求。

綜上所述，本文所要構建的企業檔案信息化服務體系，主要針對現階段檔案信息服務工作存在的問題，打造具有既能夠體現多樣化特點，包括網頁、圖像、音頻視頻、文檔等多元化數據，又能保障獲得高質量的檔案數據信息的檔案大數據系統平臺。該平臺不僅可以通過內網獲取現有局域網中的元數據、中心數據、引用數據、運行數據、用戶數據、服務數據等結構化數據，還可以通過外網、RFID射頻、B/S移動輸入等多種方式實現用戶反饋、監視器采集、遠程應用系統數據等非結構化數據的獲取、采集、變更和處理。

三、大數據背景下構建企業檔案信息服務體系的思路和措施

（一）總體思路

從檔案的收集、管理、利用來看，在傳統管理方式下，“收”是各部門移交；“管”是手工管理，手工查詢；“用”是提供查閱服務。在大數據時代，“收”是數據實時、自動歸集；“管”是采用云平臺存儲、計算、分析；“用”則是分析、發現與預測，為企業創造價值。根據國家電網檔案信息化建設多年積累的經驗，針對系統建設的自動化、智能化目標，依據計算機數據管理規則，筆者的基本思路是主要采用垂直+水平的分布式檔案數據庫模型，從處理平臺、電子文件歸檔、信息加工、數字檔案館（室）建設四個層面構建企業檔案大數據信息服務系統。

（二）主要措施

1.處理平臺endprint