編好公司年鑒應把好“四關”

王敏

公司年鑒也稱企業年鑒，屬于專業性年鑒，匯輯一年內公司的重要時事、文獻和統計資料，具有信息密集、資料翔實、反映及時、連續出版等特點。好的公司年鑒具有資料室、信息庫、工具書、企業史、資政鏡、媒介體等多重功能。那么，如何才能編纂出好的公司年鑒呢？

把好編纂指導思想關

公司年鑒編纂的指導思想主要有：一是要堅持政治性。公司年鑒的質量，首先是要保證政治質量，政治上出了錯，其他一切都無從談起 。二是堅持真實性。必須要對歷史負責、對企業負責、對后人負責，保證刊載的全部資料和數據準確無誤，真實地反映企業發展的本來面目，既不溢美，亦不飾非，經得起歷史的檢驗。此外，還要注意保密，內外有別，防止發生失密違紀違法現象。三是堅持科學性。從本質上、整體上和發展上去反映事物。堅持年鑒編纂的六項要求，即“全”“新”“精”“特”、“鑒”“便”。“全”就是各個項目齊全、內容完備；“新”就是內容要新，有新鮮感；“精”就是精煉；“特”就是特色；“鑒”就是發揮鑒戒作用；“便”就是方便讀者。

把好公司年鑒框架關

公司年鑒框架設計應當掌握以下原則：一是為讀者服務。適應現實讀者的需要，是框架設計的首要原則。年鑒應收錄哪些資料，這些資料應當占多大比例，以什么形式推出這些資料，都要以讀者的需要為依據。二是內容完備。全面反映事物發展的歷程是年鑒框架設計的基本要求。所謂“全面”，不是面面俱到，而是大事不漏、讀者感興趣的事不漏。三是結構合理。即資料歸類要科學準確，各部分資料比例合理，掌握好主次有別、詳略得當、各有側重這個度；層次分明，有完整的體系。四是方便檢索。方便檢索是框架設計的重要原則，除了按分類編排的目錄外，還必須根據不同需要設計索引。以《中條山集團年鑒》為例，框架結構分為組織機構、專文、特載、中條山集團大事記、概述、黨群工作、行政工作、統計資料、廠礦企業、企業刊物、榮獲高級專業技術職務任職資格名單、領導班子及干部名單、光榮冊、附錄合計14部分，基本上能夠反映集團公司一年來組織機構、黨群工作、生產經營、轉型發展、改革創新、和諧穩定方面的情況。

把好公司年鑒撰寫關

準確把握年鑒文體特點

年鑒作為一種獨特的工具書存在，行文有一定的規律和規范。年鑒的文體主要是條目，年鑒條目的文體是記述為主、兼具說明，但在實際撰寫中，工作總結、新聞報道文體特點在年鑒中經常出現，影響了年鑒的規范化。

年鑒和工作總結的區別。 一是讀者對象不同，工作總結是寫給本系統、本單位的領導和職工看的，記述范圍是本系統、本單位的工作；年鑒是面向社會廣大讀者，記述廣大讀者關心或有存史價值的事情。二是記述方式不同，總結可以羅列方方面面的情況，描寫工作過程，時間上可談今后計劃、打算，可采用口頭語、議論式文體；年鑒條目只記大事、要事，不必詳細介紹具體做法、工作過程和經驗，應簡潔明了、述完為止，只記述已發生的事，不作未來預測。

年鑒和新聞報道的區別。 一是功能作用不同，新聞是宣傳、輿論工具，具有傳媒導向作用；年鑒是資料性工具書，注重信息的歷史價值。二是寫作方式不同，新聞報道強調迅速及時，為使讀者有身臨其境的現場感，可采用多種寫作手法以增強報道感染力，注重文字的沖擊力；年鑒記述內容強調樸實精煉、開門見山、準確規范，注重文字的信息含量。

公司年鑒條目撰寫要求

公司年鑒的質量主要體現在條目的質量上。年鑒條目基本組成形式是：標題+正文+署名，其要素有何時、何地、何事（何人）、何因、何果。好條目的標準是以盡可能少的篇幅記述最新、最多的信息。寫好條目的難點在：文字既要簡潔、質樸、規范，又要新穎生動、有可讀性。 條目作者應善于運用“求異”思維，通過抓熱點、重點、特點，篩選出獨具特色和最有檢索意義的題材進行寫作。

對于概述性（綜合性）條目，要求寫出兩部分內容：一是年度基本情況，要有全面性、概括性。要求記述上年開展的主要活動、采取的主要措施、發生的主要變化、取得的主要進步或成績、存在的主要困難或問題。二是年度必要數據，要求全面準確、有連續性。要求把能反映上年情況的基本業務、總量指標、主要數據都記述下來，不能缺漏。 對于典型性（專題性）條目，記述要求：一是所記述的內容有歷史價值或社會價值，屬上年發生，內容新穎、突出；二是精心提煉題目，從所記述的內容中提取中心意思，抓住實質，以簡潔醒目的文字反映出來，起到“畫龍點睛”的作用；三是應記敘完整，避免內容重復。

面對讀者的閱讀檢索需要，有選擇地收入一些附屬資料，包括統計表、示意圖、文摘、名錄、目錄、照片、解釋性資料等，具有篇幅小而信息量大、內容直觀、檢索方便等特點。條目的標題，既是其內容資料的聚集點，也是讀者檢索資料、獲取信息的路標。條目標引，應當采用通用的詞和詞組、獨立的名稱和概念、短語及短句，不采用冷僻、艱深的詞匯和令人費解的縮語，也不使用標語口號或推論式、鋪墊式句子和因果復句。標引的主要方法和要求：一是以事實和資料為依據，準確地概括主題；二是著意求新、張揚個性、避免雷同；三是力求簡潔，不隨便多用一個可有可無的字和詞；四是利于檢索，盡量符合人們的檢索心理和檢索習慣等。

公司年鑒文字表述要求

在詞語上要注意：多短句，少長句；多主謂句，少定語、狀語、補語等附加成分；多實詞，少副詞、助詞、形容詞、感嘆詞、夸張詞等。在稱謂表述上，要使用第三人稱，人物一般直接稱其姓名，后面不加“同志”“先生”等稱謂，必要時可加職務或職稱。在時間表述中，一般要求寫出準確的年、月、日，避免使用模糊不清的時間代詞，同一文章中年份已有前提的，后面不必重復出現，可采用“年內”的提法，也可直接交代“某月”或“某月某日”，具體時間一律用阿拉伯數字表述。在數字表述上，除特殊情況外均用阿拉伯數字，但敘述文字中的數字或者并非表示科學計量和不具有統計意義數字中的一位數，應使用漢字；倍數、成數、分數、百分數、千分數用阿拉伯數字，但萬分之幾、十萬分之幾、百萬分之幾等要用漢字表示。計量單位一律使用公制計量單位，但行文中涉及的計量單位，其名稱用中文表示；公式中的計量單位使用符號而不用中文名稱；附表中的計量單位一般用使用中文名稱，必要時也可使用符號，但同一表格中的用法須一致。標點符號 一律按照1995年12月13日國家技術監督局批準的國家標準《標點符號用法》準確使用。文章層次： 分層序碼書寫第一級 一、二、三；第二級 （一）、（二）、（三）；第三級 1.2.3； 第四級 （1）、（2）、（3）。

把好條目審核校對關

年鑒條目要經過有關單位和領導的認真審核，涉及政治或政策敏感性問題以及含有重要統計數據的條目，要經過權威部門和權威人士的審核。條目審核應當包括：是否符合事實；是否符合黨的路線、方針和政策以及國家的法律法令；是否符合國家規定的統計口徑和對外宣傳口徑；是否符合科學常識；有無泄密等。此外，條目的審核還應當注意克服筆誤、杜絕文字上的差錯。常見的文字差錯主要有：一是計量單位錯誤，計量單位英文字母大小寫、上下標等；二是條目中的數字與附表里的數據不一致，與別的文稿相矛盾；三是記事條目里的時間、地點、人物、原因、結果等有異說；四是漏字漏句；五是標點符號使用不當。減少差錯的有效辦法就是反復核對，必要時可請別人復核。

校對工作的任務是：改正校樣上的錯字、倒字、橫字、缺字，以及接排、另行、字體、字號等錯誤；改正符號和公式等錯誤；檢查版式是否合乎要求，包括標題、表題、圖題是否偏斜，字體字號是否統一，頁碼是否連貫，有無書眉等；檢查注解和參考文獻的次序和正文所標號碼是否吻合；注意插圖、表格、數學公式、化學方程式等的地位是否恰當、美觀；校正圖的位置，注意方位的平正；檢查行距是否勻稱、字距是否合乎規定；統一全書各級標題。

總之，公司年鑒的編輯需要各單位各部門各駐外公司的大力支持和配合。只要在公司年鑒編輯過程中把好“四關”，就一定能夠編纂出符合標準的、高質量的、滿意的公司年鑒。