人事檔案管理的特點及改進措施

雷明秋

人事檔案是人事管理的一項重要工作，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

新時期人事檔案管理特點

人事檔案管理具有較強的社會性。隨著市場經濟體制的建立和發展，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動。新型的人事管理制度，如人事代理制應運而生，人事管理成為一種社會化的活動。作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只負責收集、管理本單位人事檔案。市場經濟條件下建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其服務對象包括該社區范圍內所有流動人員，為其提供人事檔案管理服務，因而更具有社會性。

人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構管理對象和服務對象的社會性，決定了檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供往往由各單位人事機構行使，由于人事檔案來源單一，僅限于本單位人員，內容也相對簡單。社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，來自該社區范圍內各類人員，加上每類人員身份不同，集中起來顯得更復雜，其檔案內容也顯得各具特色。

利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展、社會的進步需要不斷引進各類人才，無論是外資、合資、國有企業招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業，都會涉及到人事檔案問題。利用者類型、使用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不再局限于單位組織部門使用，而是延伸到許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，這樣就呈現出需求的多樣性。

加強人事檔案管理的措施

加大宣傳培訓力度，重視人事檔案管理工作。領導干部要重視檔案管理工作。要對檔案管理人員進行專業、系統培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》《保密法》《人事檔案管理工作細則》《檔案工作條例》《任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作，并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業素質。同時，要向廣大企事業單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續性。

建立健全科學合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動中必須建立更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確、裝訂整齊；在傳遞或轉移檔案過程中要做到按章辦事，確保檔案材料安全；在別人查閱、傳閱檔案時，要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。

提高人事檔案管理人員的素質。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，必須加強學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員。檔案管理工作的熟練源自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。

結語

人事檔案一直都是人的學習、工作、生活軌跡的體現，應該受到整個社會的重視，當然就少不了科學的人事檔案管理手段、安全的檔案管理設備以及便捷的檔案管理流程。關于人事檔案管理的改善工作還需要走很長很長一段路，這不但是檔案管理部門需要考慮的問題，也是整個社會需要深思的問題。