探究高校學生檔案管理存在的問題及對策

常巍

摘 要：信息化進程的不斷加快使得檔案的作用在當今社會日趨凸顯出來，而高校學生的檔案作為學生學習經歷、身份證明等一系列重要資料的代表，其作用自然不言而喻，尤其是隨著人們對于高校學生學習程度與綜合素質的重視程度的逐漸加深，高校學生的檔案更是成為學生畢業求職的關鍵部分，因而加大對于高校學生檔案的管理程度，促進檔案的高效使用已經成為當前我國大多數高校檔案管理的基礎與關鍵。但是經調查所知，當前我國高校學生的檔案管理仍存在明顯的問題，檔案管理不完善、檔案丟失、檔案造假等問題層出不窮，在這一背景之下，加強對于高校學生檔案的管理工作已經成為必然之勢。本文結合自己多年來的工作經驗與研究總結，針對當前我國高校學生檔案管理中存在的問題進行了細致的分析，并提出了相應的解決措施。

關鍵詞：高校學生；檔案管理；對策研究

高校學生檔案作為高校學生長期以來的教育經歷的代表，包含了學生的學籍學歷狀況、高考狀況、入黨入團狀況、學生品行鑒定表以及學生在校內的各項獎懲措施等，因而，學生的檔案管理對于高校學生具有尤為重要的作用。

高校學生檔案管理的意義

高校學生的檔案代表著高校學生的教育經歷

正如上文所述，高校學生檔案包含了學生在校內的一切教育經歷，因而它可以說是學生校園生活的記錄冊，它代表了學生在校園內的個人經歷、才能、品德等內容，是學生在校狀況的記錄，因而，高校學生檔案的管理工作意味著對高校學生在校的一系列經歷進行適當的管理，使其可以完整地保留下來，以備日后查證。此外，由于高校學生檔案自身的特殊性，高校學生檔案在一定程度上可以決定學生日后的職業發展狀況，它甚至決定著學生日后的職業選擇、職位升遷、職稱評定、工資工齡等內容，是學生工作后人事檔案的重要組成部分，因而加強高校學生的檔案管理，通過不斷的宣傳使學生清楚檔案的重要性也是高校檔案管理的重要部分。

高校學生的檔案映射著高校教育改革的現狀

隨著時代的發展，我國高校改革力度的不斷加大，各大院校對于自身改革狀況的重視程度也在不斷加大，而高校學生檔案作為高校人才培養狀況的信息載體，在一定程度上代表著高校改革的現狀，因而加強高校學生檔案的管理工作，推動著學生檔案保存程度的不斷改善，也是當前我國高校改革的重點和關鍵，也是高校改革的客觀需求。因此務必要加強對于學生檔案的管理程度，促進學生檔案的內容不斷豐富與發展。

高校學生的檔案為用人單位節約了成本

高校學生的檔案管理工作不僅代表著學生與高校在一定時間內的發展現狀，它也決定著學生的職業規劃與職業選擇，從一定程度上而言，檔案的完善是用人單位考察學生綜合素質的最好代表，通過學生的檔案，用人單位可以在最短時間內清楚學生的能力、品德等狀況，從而確定對于學生的錄用情況，由此可見高校學生檔案管理的重要性。此外，無論是何種用人單位，都希望能在進行職員招聘時節省精力，節約成本，高校學生的檔案可以使用人單位用最少的時間選拔出最適合的人才，有利于為用人單位提供最為高效的服務，滿足用人單位的需求。

當前我國高校學生檔案管理存在的問題

從觀念層面上而言，社會對于學生檔案的不甚重視嚴重影響了高校學生的檔案管理

高校學生檔案管理工作的最大問題在于人們在觀念上對其的不甚重視，由于大多數教師與學生對于檔案管理的不重視，在高校檔案管理的過程中，許多人出于對自身日后競爭力的考慮，不惜選擇篡改檔案、檔案造假等手段，這使得高校學生檔案的可信度大打折扣，甚至使高校學生檔案的價值直線降低，長此以往并不利于高校學生檔案管理工作的進行，也不利于學生日后的發展，因而務必要提升對于高校檔案管理重要性的宣傳工作，保障學生檔案的完整與真實。

從實踐層面上而言，高校對于學生檔案管理方式的不恰當影響了高校學生的檔案管理效率

高校學生檔案管理制度不完善

高校學生檔案管理制度的不完善主要體現在對于學生檔案的接管、保存以及后續的管理過程中。從接管方面而言，許多高校在進行學生檔案的接管時，并沒有采用嚴格的接管手續，僅僅是由部分高年級學生對檔案進行接收，并沒有進行系統性的整理；在學生檔案的保存方面，許多高校僅僅是將接收到的檔案統一存放于檔案室，之后便無任何的舉措，甚至在學生檔案的借閱方面都沒有設置任何的管理措施，檔案室內部也沒有科學的保存手段，這樣便容易導致學生檔案丟失、損毀等。在學生檔案的后續管理方面，許多高校在對于畢業生的檔案進行發放之后便沒有針對畢業生的后續發展進行任何的關注，這也使得高校沒有真正了解用人單位的需求，只是遵循自己陳舊的檔案管理方法進行保持，長此以往并不利于高校的長期發展。

高校學生檔案管理人員缺乏專業性

除高校的管理制度不甚完善外，當前我國高校檔案管理存在問題的另一問題在于檔案管理人員的非專業性，多數高校的檔案管理人員均是由學生輔導員、團委書記或者由黨委秘書來負責，整體而言，他們對于檔案管理方面的內容并沒有經過專業的學習，且由于自身時間與經歷的原因對于高校學生的檔案并沒有加以重視，由此所導致的是高校檔案管理工作的不完善，且專業性的缺失也使得高校檔案管理人員在進行學生檔案的管理時并不具備專業的管理手段，將檔案的管理視為應付性的工作，并沒有充分調動積極性來對學生檔案進行創新性、專業性的管理，這樣并不利于高效學生檔案的管理。

當前我國高校學生檔案管理的改進措施

加強宣傳，提升對于高校學生檔案的重視程度

正如上文所述，當前我國檔案管理工作存在問題的一大原因在于社會公眾對于高校學生檔案的不甚重視，因而在對高校學生的檔案管理工作進行系統化管理時務必要加強宣傳，提升人們對于檔案重要性的認知，以此來加強高校對于學生檔案的管理工作，推動高校領導、教師以及廣大高校教職工提升檔案意識，采用科學化的方法來對學生的檔案進行管理，將其納入專門的管理職能之中，并定期進行檢查，對檔案管理中存在的問題進行整理，定期進行大規模整改，并在條件允許的情況下為學校聘請專業的檔案管理教師，對高校學生的檔案管理工作進行系統化的整改，推動我國高校學生檔案管理工作的發展與完善。

加強高校學生檔案管理的制度性要求

要推動我國高校檔案管理工作的科學化發展，除了加強宣傳之外，還必須加強其在制度化方面的要求，例如在學生檔案的接收方面，設定嚴格的規章制度，對學生的檔案進行系統化的接收，并做好記錄工作，選擇適當的檔案管理方法對檔案進行科學化的保存，并對于檔案內容進行嚴格的要求，例如字跡要統一、書寫要規范等；在學生檔案的保存方面，要嚴格遵循借閱制度，不經允許不能動用學生的檔案，同時借閱人員也必須要做好保密工作，不可私自拍照、記錄等；在學生檔案的后續管理過程中，也要對畢業生的狀況進行了解，做好高校與社會的接軌，培養社會所需求的人才。

實現高校學生檔案的信息化進程

隨著時代的發展，信息化進程的不斷加快，當前我國高校學生的檔案管理工作也要實現信息化。由于紙質檔案自身的缺陷，難免會出現丟失、損毀等問題，且紙質檔案容易為人所篡改，對于學生檔案的規范化管理也存在很大的問題。

而對高校學生檔案進行信息化管理之后，便可有效避免這一系列問題，且如今大多數高校的招生、宣傳等工作都已經實現了信息化，檔案管理的信息化不僅有利于檔案的保存，還可減輕檔案管理人員的壓力，通過各種高科技手段對學生檔案進行系統化、規范化管理，提升高校學生檔案管理的效率。此外，在高校學生檔案管理信息化的進程中不可忽略對于學生檔案保密性的要求。

（作者單位：湖南工程職業技術學院）

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