示范性高職院校建設檔案的管理

薛萍

【摘 要】檔案的收集、整理、分類在示范建設過程中具有及其重要的作用，其管理工作是示范建設的重要內容。本文分析了示范性高職院校建設檔案的內涵、重要性和示范建設在檔案管理中容易存在的問題，對示范性高職院校檔案管理進行了思考，并提出了對示范性高職院校建設中檔案管理工作行之有效的建議。

【關鍵詞】高職院校；示范建設；檔案管理

示范性高職院校建設至今已經走過近10年的歷程，為又好又快建設高職院校、為地方服務經濟搭建了一個較好的平臺，本文結合江蘇省示范性高職院校建設中要解決的主要問題，從檔案管理的角度對高職院校建設進行了思考，并提出一些行之有效建議。目前，江蘇省級示范院校最后一批正處于中期建設的關鍵時期。

示范性高等職業院校建設是一項大型的系統工程。各高職院校在示范院校的申報過程中和隨著示范建設項目的開展，都會形成一系列支撐示范建設院校的、大量紙質和電子版檔案材料。各類檔案材料在很大程度上反應出了一個學院的人才培養水平、教學管理水平、社會服務能力等情況。因此，做好檔案管理工作對學院的示范建設和學院的未來及其重要。

一、示范建設檔案管理的內涵

從示范院校申報、建設及驗收的各個環節來看，高職院校示范建設檔案主要包括三個部分的資料：

（1）申報起始材料。以江蘇為例，從各高職院校推薦，到江蘇省教育廳、財政廳申批這個過程中形成的材料屬于申報材料。包括《江蘇省示范性高等職業院校建設方案》、《江蘇省示范性高等職業院校建設項目任務書》及其他相關材料。

（2）建設過程材料。依據相關文件精神、建設方案和任務書，在建設過程中關于管理、教學和服務等各方面形成的經驗與成果。例如在人才培養模式與課程體系改革、師資隊伍建設、實訓條件建設等方面建設過程中形成的紙質、電子、實物等不同形式的資料，同時也包括社會服務能力和專業群及特色項目建設過程中產生的，所有這些資料構成了最終驗收的基礎，是高職院校示范建設的核心成果。

（3）驗收收尾材料。示范建設項目驗收時要出具《項目總結報告》、《項目建設情況進展表》及其他相關材料。

示范建設檔案材料不是原始資料的堆砌，不是原始檔案的備份，是在示范建設過程中產生的所有與建設相關的材料的收集、整理、完善，最終是能夠加以利用的資料的集合。

二、示范建設檔案管理的作用

示范建設檔案能夠直接證明示范建設過程，示范建設檔案的質量可直接證明示范建設的質量，示范建設檔案也體現了示范學校的管理水平。示范建設檔案管理的作用主要體現在以下幾個方面：

（一）建設過程的證明

在示范建設過程中，會形成一系列關于學院各個方面的紙質、電子、實物等不同形式的資料，包括在人才培養模式與課程體系改革、師資隊伍建設、實訓條件建設等方面。而這些檔案材料在示范性高職院校建設驗收考核中，都是最直接、最有力的證據。齊全、完整的檔案材料能很好的反應出示范建設的整個建設過程、并且可以集中地反映了學校工作的發展狀況，是專家驗收時正確評價學校示范建設成果和人才培養工作水平的重要依據。也是對學院發展的一次梳理、提煉和總結。因此，示范建設過程的檔案材料是示范建設驗收環節的直接證明。

（二）管理水平的體現

一個學校檔案材料的收集管理程度直接體現了這個學校建設發展的管理水平。示范性高職院校建設的重要目標是提高管理規范化、信息化水平，齊全、完整的示范建設檔案材料直接體現了示范建設學校的高質量、高水平的管理。

三、示范建設檔案管理存在的問題

在高職院校示范建設過程中所形成的檔案材料，不僅反映出了這個學院的示范建設成果，也可為其他高職院校的發展提供了重要的參考，因此，示范建設學院不僅要重視項目的過程建設，更應該高度重視檔案管理。

（一）忽視建設過程中的原始資料積累

在高職院校示范建設中形成的建設成果，對其他非示范院校來說，具有示范引領的作用，所以在示范建設過程中不僅要重視建設，更應該高度重視檔案管理、重視檔案資料的積累。但在實際建設過程中，部分高職院校對于項目建設開展的如火如荼，但對原始資料不夠重視，導致原始資料的積累不完整。但為了應付驗收，各項目組必須補全所缺的原始檔案材料，有的材料時間過了無法補充。勢必會對示范建設及學院發展造成一定的損失。

（二）檔案建設資料不完整、管理不規范

高職院校示范建設周期一般都在三年以上，建設涉及學院的各個領域，是一項浩大的工程。由于建設經驗的不足，在建設初期沒有制定完善的檔案管理方面的規章制度，使得檔案建設資料不完整、管理不規范。不規范的檔案材料直接影響檔案資源的利用率。由于各系部兼職檔案員對檔案管理的業務不熟悉，在示范性高職院校建設的檔案收集、歸檔、管理中不規范的問題較普遍。

（三）檔案管理信息化建設落后

作為省級示范性高職院校，檔案建設工作還僅僅停留在紙質材料上，還沒有真正實施檔案信息化、網絡化管理，應有的設備沒有很好的配備到位，檔案管理技術沒有得到很好的提高，致使相關人員沒法對所需檔案資料進行計算機檢索、查閱檔案資料、網絡傳輸信息等，嚴重影響了檔案管理工作的創新、工作效率的提高和阻礙檔案工作信息化的進程。

四、加強示范建設檔案管理工作的建議

（一）重視建設過程中的原始資料積累

高職院校示范建設過程中，往往只重視項目的過程建設，而忽視視建設過程中的原始資料積累。這就要求示范建設管理部門在學院原有檔案管理的基礎上，制定面向示范建設檔案收集的相關制度文件等，以確保在示范建設過程中能及時、有效的收集所需資料。我院示范建設辦公室要求各項目每月對自己的建設情況自查，并要求把這個月所有能證明建設的情況、建設的過程材料、形成的成果等移交示范辦。由示范辦進行審核和保管。這樣能有效的防止資料的不完善和丟失。endprint

（二）加強檔案建設資料的完整性和管理的規范性

示范性建設檔案是學校檔案最重要的組成部分，加強檔案建設材料的完整性和管理的規范性，首先，在示范建設初期就要制定一系列示范建設方面的檔案管理的規章制度，其次，檔案部門要加強系部兼職檔案員培訓，使他們提高素質和熟悉掌握檔案管理的專業知識，這樣可以減少檔案管理不規范的問題。第三，檔案部門要在建設過程及建設后及時完成相關檔案管理工作。

（三）提高檔案信息化水平

檔案信息化是指檔案資料的網絡化、數字化、規范化的總稱，包括網絡技術、電子信息、檔案管理等專業綜合技術。為更好的開展示范性高職院校建設工作，各示范建設高職院校均建立了示范建設專題網站。如我院專題網站設有建設成果、建設動態、建設制度、示范風采、通知公告、工作簡報、政策指導、他山之石等欄目，及時宣傳報道項目建設總體情況，并建設有重點建設專業子網站和特色項目子網頁，在示范建設過程中直接展示重點項目建設進展程度、特色項目建設情況、辦學水平、管理水平與社會服務等成果。因此，在示范建設檔案管理的收集、整理過程中，應及時將電子版材料的收集、錄入并與紙質材料同步進行，高職院校示范建設過程中要充分利用校內網這個平臺，加快引進先進的管理軟件、科學使用檔案管理系統軟件，最大程度的實現檔案的收集、整理、歸檔、利用等基礎工作的信息化管理，實現檔案從實物管理逐步向信息管理的轉變。

示范建設檔案是示范性高職院校建設各種過程資料的集合，其管理工作是示范性高職院校建設的重要組成部分。檔案管理要以示范性高職院校建設項目驗收為契機，加強管理，提高檔案管理水平和信息化水平，才能更好地發揮示范引領作用。促進學院在發展理念、體制改革、模式創新、培養質量、社會服務等方面辦出特色、提升水平，對優化縣辦高職院校發展環境、調整區域職業教育總體布局和引領職業教育地方化發展都具有極其重要的戰略意義。

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