基于藏品管理系統的文物普查實施
——以中國國家博物館為例

□ 馮甲策

（作者工作單位：中國國家博物館）

近些年，隨著信息化與博物館業務不斷地深入融合，國內外數字博物館建設取得了一定成果，而館藏資源數字化是數字博物館建設的重中之重。中國國家博物館（以下簡稱“國家博物館”）于2012年8月啟動新藏品管理系統建設項目（以下簡稱“藏品管理系統”），旨在整合館藏文物信息，優化業務流程。隨著全國第一次可移動文物普查工作的開展，國家博物館以館藏藏品管理系統為切入點，根據館藏數據現狀和人員情況針對性地制定了普查實施方案，并調動全館資源開展百萬級文物普查工作。在普查實施過程中，普查人員對藏品賬、卡、物進行核對，發現問題、分析問題并利用信息技術解決問題，促進藏品業務工作更加規范、高效，提升藏品管理水平。

一、項目背景

（一）藏品管理系統

國家博物館擁有藏品數量120余萬件。館內設有藏品保管一部、藏品保管二部和圖書館。藏品保管一部以征集、保管、研究古代藏品為主要工作，藏品保管二部以征集、保管、研究近現代藏品為主要工作，圖書館以征集、保管、研究圖書類藏品為主要工作。2000年以來，國家博物館對依托信息技術建設新型藏品管理體系工作非常重視，持續開展藏品信息化建設和管理工作，相繼開發了古代藏品管理系統和近現代藏品管理系統，分別在兩個藏品保管部獨立運行使用。

隨著數字和信息技術的快速發展，數字技術融合到博物館的各項業務中逐漸成為普遍模式。藏品保管一、二部的原藏品管理系統已建成使用多年并分別獨立運行，功能相對簡單，技術手段相對落后。為了滿足新館藏品管理數字化和網絡化的需求，高效地為展覽、學術研究等業務提供服務，我館決定建設藏品管理系統。藏品管理系統在軟件架構和數據庫設計上，既要保證藏品管理系統整體架構統一性，又要充分考慮到各使用部門的實際業務和管理方式。藏品管理系統已于2013年11月開始運行。

（二）文物普查

2012年10月，國務院印發了《關于開展第一次全國可移動文物普查的通知》（國發[2012]54號），通知決定從2012年10月到2016年12月，對我國境內（不含港澳臺地區）全部國有單位收藏保管的文物進行全面普查登記，登錄主要內容包括文物基本信息、附錄信息、影像信息、收藏單位情況等。

文物普查工作面對博物館、圖書館、檔案館等各類機構，目的是收集藏品基本信息，方便統計；而我館藏品管理系統是為了整合藏品資源，梳理藏品業務及規范管理。兩者目的和側重點不同，著錄項也有所不同。因此藏品管理系統實施過程中，本著既要符合和方便我館業務人員實際工作，又能生成符合文物普查著錄規范藏品數據的原則，對普查相關指標項進行設計，以便導出規范的文物普查數據進行上報。

國家博物館百余年歷史沿革，藏品數量龐大、種類繁多、存儲分散，藏品清理工作未曾全面開展。借此文物普查之際徹底摸清家底，整理賬物，工程浩大，意義深遠。

二、藏品數據現狀

（一）古代藏品

古代藏品的電子賬主要是古代藏品管理系統數據庫（ACCESS）和藏品分類賬（EXCEL），藏品分類以質地為主，包括玉器、陶器、銅器、碑帖等近30類。2010年國家文物局將其管理的39萬件文物整體劃撥國家博物館，古代藏品數量達到80余萬件。經過分析原館藏數據庫，各類藏品基本信息指標項是相同的，但不同類別會有自己獨特的字段。比如銅器、鐵器等金屬器類藏品，會有“銘文位置”，“鑄造方式”等，文獻類藏品會有“版次”、“裝幀形式”等。古代藏品數據經過分析整理，共計40余萬條記錄導入藏品管理系統。

（二）近現代藏品

近現代藏品的電子賬主要是近現代藏品管理系統數據庫（SQL SERVER）。近現代藏品分為正式藏品和暫存藏品。正式藏品經過登記、編目、消毒、入庫等手續，進入正式藏品庫房,數據進入近現代藏品管理系統。有待沉淀的暫存藏品另編暫存號，單獨建立賬冊，存入專門的暫存庫房，待整理研究后可辦理正式入藏手續，轉為正式藏品[1]。2012年國際友誼博物館整體劃歸國家博物館，友誼博物館藏品納入近現代藏品進行統一管理。近現代藏品數據經過分析整理，共計25余萬條記錄導入藏品管理系統。

（三）圖書類藏品

圖書類藏品主要包括善本和珍本。圖書類藏品有20余萬冊，大多數沒有較為詳細的電子賬信息，只有當時業務人員手寫的卡賬。卡賬上有些藏品老賬號還存在重復現象，需要重新按照一定的規則生成唯一的藏品編號。

三、普查核補方式

國家博物館根據不同類別藏品數據現狀和人員安排情況，針對性地制定了文物普查核補方式。

（一）古代藏品

古代藏品的數據核補按工作組展開。按照藏品類別分為銅器組、瓷器組等十余組在庫房開展文物普查工作。每個工作組一般7個人，包括負責登編、庫房、攝影業務的人員。其中兩名庫房保管員按照操作規范拿取文物，一名人員按照普查指標要求核對藏品分類賬信息，一名人員核對文物卡片各項信息與實物及賬目是否相符，是否有缺項，及時更正補錄，一名人員按照普查拍攝操作規范采集藏品影像，一名人員按照影像命名規范對拍攝藏品影像更改文件名，一名人員在藏品管理系統中完成藏品信息的登錄。這種方式在庫房現場對藏品賬、卡、物進行核對，不確定的信息可以通過現場會商、溝通討論方式進行確定，保證數據質量。補錄核對后的藏品數據與影像在藏品管理系統中關聯成功后，由庫房負責人對圖文合一的藏品信息進行審核，提高藏品信息正確率。庫房負責人審核過后藏品信息進入系統賬目模塊，古代藏品普查負責人可以查看藏品信息，抽驗數據情況。有權限的人可以修改藏品賬目信息，但在系統中保留修改痕跡。

（二）近現代藏品

近現代藏品數據核補工作分為兩部分。第一部分是從舊藏品管理系統中導入新藏品管理系統的藏品總賬數據，即正式藏品數據，缺少普查指標項信息，需要補錄普查項；第二部分是暫存藏品，缺少電子賬，需要在六鋪炕、西華門等不同地區暫存庫房進行逐條錄入核對藏品信息和影像。

由于近現代藏品的數據現狀和普查方式與古代藏品有所不同，為了提高普查工作效率，對于第一部分數據，采用將系統中的總賬數據按照一定的格式分類別、分庫房導出excel表，同時將普查必填指標項設計并添加到excel表中，由庫房組和總賬組人員在庫房對藏品總賬、卡賬、實物三者核對，并補錄普查項。對于第二部分數據，將藏品基本信息指標項和普查必填指標項合并設計了暫存數據excel錄入模板，由征集組、登編組和攝影組人員根據藏品實物進行定名、編目，錄入藏品信息，采集藏品影像。Excel表數據和影像經過審核人審核無誤后，導入到藏品管理系統的賬目模塊中，同樣，近現代藏品普查負責人可以查看藏品信息，抽驗數據情況。有權限的人可以修改藏品賬目信息，但在系統中留痕。

（三）圖書類藏品

由于圖書館沒有舊系統，大多數藏品也沒有電子賬。普查時需要將實物和卡賬進行核對，補充錄入藏品詳細信息和采集藏品影像。根據不同藏品類型的指標項不同，我館普查技術小組分別設計了珍本、善本兩類藏品的excel表普查錄入模板。圖書館普查隊伍分為珍本組和善本組，根據藏品實物和卡賬記錄，在excel表中補充錄入藏品信息和采集藏品影像。Excel表數據和影像經過審核人審核無誤后，導入到藏品管理系統的賬目模塊中。

四、普查過程中的問題

（一）藏品重號

國家博物館是由原中國歷史博物館和中國革命博物館于2003年合并而成。原歷博（古代藏品）和革博（近現代藏品）的藏品編號規則各成體系，沒有統一的藏品編號規則。藏品數據在向藏品管理系統遷移實施過程中，發現了藏品重號問題，主要有兩種情況：古代藏品內部重號、古代藏品和近現代藏品重號。建館以來，由于兩館分合歷史沿革、多次接收全國博物館調撥文物等原因，有些藏品編號出現了重復現象。比如郵票類和紀念品類藏品J開頭的藏品編號有重復，古代藏品的40-59年調撥文物和近現代藏品的圖片文物的藏品編號有重復等。另外，古代藏品和近現代藏品有些藏品類別的編號規則相似。如古代藏品一級品Y號和近現代藏品藝術品Y號，但Y后數字位數不一樣。

對于藏品重號問題，需要核對賬、卡、物，梳理并調整一些藏品類別的編號規則，再由普查人員在普查過程中對藏品編號進行調整，以保證藏品編號的唯一性。

（二）賬卡物不符

在文物普查過程中，發現存在藏品總賬（分類賬）、卡賬、實物不相符的情況，包括有賬有卡無實物，有卡有實物無紙賬，總賬（或分類賬）和卡賬描述不符等。發現此類問題時，普查人員會去核查藏品相關資料和檔案記錄，盡量追溯原因。有些是藏品調撥出館但沒有在賬冊上體現出已注銷，有些是藏品借出或借入后由于一些原因不再歸還，有些是在藏品保管期間庫房保管人員補充或修改了卡賬信息，未及時反映給總賬（或分類賬）管理人員等。這些情況雖然有一定的歷史和人為原因，但反映出我館藏品保管基礎工作還不夠扎實、細致，需進一步提升藏品管理水平。對于此類問題，普查人員核對賬卡物及檔案資料，按照實際情況將藏品信息進行補充或糾正，保證藏品信息準確、賬目清楚。

（三）名稱特殊字

在文物普查過程中，由于部分藏品名稱存在特殊字，如甲骨文、金文、異體字等，需要進行造字處理。技術方面我館曾考慮采用系統兼容造字圖片格式錄入的方法，但目前藏品管理系統已上線使用，數據庫設計和頁面設計均不支持，造字圖片格式也不能實現檢索。另外，還考慮采取用windows自帶的造字軟件Truetype和區位輸入法實現的方式，可以在藏品管理系統和office文件中錄入、檢索和打印，并根據特殊字的發音制作特殊字符輸入法，方便藏品管理系統用戶使用。但是有些字符需要在電腦上直接書寫，美觀性不足。目前市面上也有一些現成的字庫，如金文字庫等，需要再做調研比較。由于普查任務重時間緊，以上技術實現方式和效果還需進一步論證，因此特殊字錄入和檢索功能未在藏品管理系統及普查中實施，將納入文物普查項目科研學術研究范疇，成熟后實施。

五、總 結

（一）普查梳理

我館文物普查工作全面開展以來，各普查組依托于藏品管理系統，每日在庫房對藏品進行賬、卡、物核對，藏品拍照和補錄數據，記錄工作日志，定期梳理問題。普查技術支持組人員深入一線、熟悉業務、每天匯報、定期總結，梳理藏品管理系統和普查過程中的問題，并給予及時的技術支持，保證文物普查工作順利推進。在館領導的高度重視和安排部署下，我館文物普查工作全面順利開展，2016年底完成90余萬條藏品數據的核補，涉及文物130余萬件。當然，文物普查過程中也會暴露出一些問題。這里面有歷史、政治原因，也可能會有意外或人為因素。因此，普查期間要做好日志記錄，積累知識，加強業務，總結經驗，理順賬目，摸清家底。

（二）數據上報

根據國家普查辦的要求，普查數據需要上報藏品的基本信息，包括14個普查指標項和藏品影像。我館藏品管理系統項目實施時，已根據本次文物普查的要求將必填的普查指標項設計并添加到系統中，文物普查依托于藏品管理系統開展實施。因此，只要核補完成的藏品數據進入藏品管理系統，數據就是符合文物普查數據規范的，需要上報時按照規范的格式將藏品數據導出XML和影像文件，拷到大容量存儲設備，離線上交普查辦。2016年底我館完成了130余萬件藏品信息的上報工作。

（三）建立總賬

國家博物館作為擁有百萬級藏品的大館，應考慮如何以本次文物普查為契機，直面歷史遺留問題，對全館藏品編號進行梳理，統一規則，逐步梳理并建立國家博物館總賬，形成科學規范的藏品管理體系，提升藏品管理水平，同時加強學術研究，鍛煉科研隊伍。

（四）建立藏品分類體系

博物館藏品種類繁多，對于藏品分類方法，行業內也有過很多討論和研究，但難以形成適用于各類博物館科學規范的分類標準。要編制切實可行，有良好應用價值的分類方法非常有難度。對于單個博物館來說，編制符合館藏特色的分類方法有助于實現對藏品高效的管理和利用[2]。我館古代藏品和近現代藏品由于歷史原因，業務流程和管理方式有所不同，藏品分類也各成體系。如何以文物普查為契機，對館藏藏品分類進行專題研究，建立我館統一規范的藏品分類體系，將有助于進一步提升藏品管理水平。

[1]安莉《談博物館近現代文物收藏原則和標準》，《中國博物館》，2006年第2期，38～41頁。

[2]江英《博物館藏品的分類管理》，《河南科技》，2013.NO.10，207～208 頁。