數字時代檔案文化建設的新思維研究

蘇煥寧/中山大學資訊管理學院

檔案文化建設是檔案事業與文化事業的重要組成部分。數字時代，檔案工作者開展檔案文化建設應具備三種新思維。首先應具備資源思維，尤其應當重視對電子檔案的管理；其次應具備關聯思維，既要將檔案室文化建設與檔案館文化建設相聯系，還要注重檔案資源間的相互關聯；最后應具備數據思維，對檔案進行數據化管理。筆者就此作一分析。

1 檔案文化建設的資源思維

數字時代的到來為檔案文化建設提供了新的檔案資源，同時要求我們認真思考如何保障檔案資源的齊全完整。電子檔案作為信息社會的重要原始記錄，是檔案文化建設中一種新興的且必不可少的資源，新時代檔案文化建設應該重視并利用好電子檔案資源，以多樣化資源為依托，豐富檔案文化的內容。

1.1 目前檔案文化資源建設的不足

我國檔案工作大多圍繞紙質檔案和紙質檔案數字化副本進行，對信息技術的運用大多限于檔案及數字化副本的輔助管理[1]，在“增量電子化”與“存量數字化”之間更熱衷于后者，在檔案文化建設過程中也不例外。筆者認為，對以文化傳承為己任的檔案文化建設來講，已有的紙質檔案相對于稍縱即逝的電子資源而言可以說是“一成不變”的，若忽視電子資源、沒有及時收集并保管起來，那么電子資源流逝之后很可能無法恢復。除了保護檔案的多樣性，檔案文化建設之關鍵還在于對檔案文化內容進行挖掘與整合。從檔案文化信息內容的管理與開發的效率來看，直接利用“增量電子化”的電子檔案進行檔案文化建設，相對于利用時需要轉換的“存量數字化”方式更為高效。

1.2 電子檔案對于檔案文化建設的重要性

首先，從檔案文化資源建設的完整性與多樣性來看。一方面，創新檔案文化建設離不開齊全與完整的檔案資源。數字時代，人們運用電子文件記錄工作與生活，產生的電子檔案成為檔案資源的重要組成部分，因此關注電子檔案是留存當前文化的關鍵之舉。另一方面，檔案文化建設離不開結構合理的檔案資源。檔案文化建設所依托的檔案資源不僅要達到量的要求，更要有質的保障。電子文件的出現是信息社會發展的必然產物，隨著社會無紙化進程的持續推進，電子檔案數量不斷增加，因此檔案管理中如對紙質載體過于偏重或依賴，會導致館藏資源結構不合理，因為這與社會信息化發展的趨勢是不相符的。檔案文化建設若不能及時關注并有效利用電子檔案的新特征來開展工作，便可能會落入“舊有的未及開拓、新生的無法把握”的尷尬境地。檔案文化建設依賴于檔案資源建設，而忽略電子檔案管理將會導致檔案資源缺失，不完整的檔案資源想要支撐檔案文化完整構建已不可得，更不用說創新了。

其次，從檔案文化建設的發展來看。文化的發展是源遠流長的，昨天的故事是今天的歷史，而今天的一切又將成為明天的歷史，所以檔案文化建設是一項細水長流的工作。結合目前社會現狀開展檔案文化建設，才能提升檔案文化建設在當下及未來的影響力。而當下社會發展所形成的電子檔案，是開展檔案文化建設的重要原始素材，因此檔案文化建設必須看到檔案資源類型所發生的變化，重視電子檔案在檔案文化建設中的重要作用。

2 檔案文化建設的關聯思維

從表面來看，檔案文化建設是一項檔案和文化相關聯的工作，而從具體的實踐來看，二者的關聯需要依托于更多、更廣、更深層次的相互聯系，如檔案館之間的聯系、檔案館室的聯系、檔案內容的聯系等。因此，開展檔案文化建設需要具備關聯思維。

2.1 檔案館檔案文化建設與檔案室相互關聯

檔案館館藏豐富，所藏資源也更具歷史文化價值，因此人們通常會從檔案館的角度出發考慮檔案文化建設，卻忽略單位檔案室（這里主要指進館單位的檔案室—編者注）的檔案文化建設，或者說沒能將二者很好地結合起來。

實際上，一方面檔案室的檔案文化建設是檔案文化建設的重要組成部分，重視檔案室的檔案文化建設更有利于檔案館判定并挖掘進館檔案的文化價值。也就是說，檔案室檔案文化建設的開展情況對檔案館檔案文化建設工作具有一定影響，如果檔案室忽視對檔案資源的收集與整理，所造成的損失是不可逆的，是檔案館今后無論如何也無法彌補的[2]。因此，文件歸檔尤其是電子文件歸檔就應是新時期檔案室文化建設不可忽視的重要工作。檔案室檔案文化建設應當以注重電子文件歸檔為基礎，從源頭上保障檔案文化建設“材料”的品質。另一方面檔案室室藏檔案體現了單位的文化建設與文化傳承情況，因此將檔案館與檔案室的檔案文化建設相結合，同時從憑證參考與歷史文化兩個不同的角度開展檔案文化建設，將更有利于檔案價值的有效發揮。

2.2 檔案資源間的相互關聯

檔案文化建設的關聯思維不僅體現在館室檔案文化建設的相互關聯，更體現在檔案資源間的相互關聯。美國心理學家米爾格倫提出了著名的“六度空間”理論，即一個人最多通過六個人就能夠認識世界上任何一個陌生人[3]。如果將這一理論運用到檔案文化建設上來，就體現為檔案資源存在相互關聯。首先表現為館際間的互動、交流與合作。檔案工作者針對同一文化主題通過多種途徑開展檔案館館際間資源共享，利用網絡可以在不同檔案館同時進行檔案資源的開發和利用。其次表現為通過一定的文化脈絡、運用相應的關聯方法與技術，檔案工作者可以將更多的檔案資源按照不同的文化主題進行分類、聚合。這樣一來，同一份檔案或許就能因為不同的文化需求得到多重的、更為深入的挖掘與開發，這種挖掘與開發將會使更多檔案發揮出更多意想不到的價值。

在傳統的檔案管理中，我們考察檔案關聯的視角在于檔案全宗。全宗固然是檔案間最原始、最直接的聯系，但檔案資源之間還存在更多的文化上的關聯，從一定程度上講，檔案文化建設需要通過對檔案內容進行管理與挖掘，跳出全宗的束縛，尋找檔案資源之間的文化關聯，最終為檔案文化建設服務。以浙江政務服務網檔案管理工作為例，其電子文件歸檔整理是在機構來源原則下以辦理事項為單位進行的，這就突破了來源的唯一關聯方式，將檔案間的相互關系置于所處理的事項之中。雖然這項工作并非檔案文化建設工作，但無疑為檔案文化建設中尋找檔案資源之間的文化關聯提供了思路。

3 檔案文化建設的數據思維

開展檔案文化建設，資源建設是基礎，開發利用是關鍵，而資源的開發又依托于數據的挖掘。大數據時代的到來，使檔案管理從數字化視角向數據化視角轉變，這意味著對檔案進行單純的數字化管理與應用已不足以迎合這一“數據為王”的時代，因此要努力實現檔案管理數據化。所謂檔案管理數據化，是指將檔案管理細化至每一個數據，“以小見大”，以細致化帶動全面化。檔案文化建設應樹立數據化思維，不應僅停留在信息的層面，而要結合檔案文化建設的需要，對檔案內容做更精細的數據解剖。

3.1 缺乏數據思維的現狀分析

一方面，為了更好地開展檔案文化建設，不少地方的檔案部門對紙質檔案資料進行了數字化掃描，但由于沒有很好地完成數據掛接工作，數字化沒有產生預期效益。同樣，雖然不少地方的檔案部門已經對檔案進行了全文識別與錄入、提升了查全率，但對于檔案文化建設而言更為重要的查準率卻并不高。可以發現，目前全文檢索沒有實現檔案數據與需求數據之間的有效匹配，純文本或文字的檢索缺乏對檔案其他特征的有效抓取，這必然會導致檢索結果范圍的擴大化。

另一方面，檔案文化作為一定層面的知識，其建設本應可以同知識管理相結合、相促進。然而盡管檔案學術界很早就提出知識管理與知識挖掘，但相關研究尚停留在概念和理論探討階段[4]。檔案知識管理理論難以落地，這在很大程度上也與數據思維的缺乏有關。現有的知識管理大多針對檔案的文本內容淺層次地進行，而想要得以深入開展，則必須要對檔案本體信息如背景信息、關系信息等進行深入挖掘與整合，并形成檔案知識。這些知識的建立都依托于對檔案元數據的管理，可見要想通過知識管理推動檔案文化建設的發展，需要重點關注數據，對與文化相關的檔案元數據進行有效管理與開發。

3.2 開展數據化管理

具備檔案數據思維是實現檔案精細化管理的具體體現，而檔案數據化管理是后續檔案數據開發的重要基礎，尤其是對于電子檔案而言，對其元數據進行有效管理與利用更是數字時代檔案文化建設的新路徑。從檔案文化建設的角度出發，檔案數據化管理主要包含以下三點。

第一，要注重數據的收集。檔案文化建設是一個將檔案資源與社會文化需求相匹配的過程，檔案文化建設不僅需要豐富的檔案資源作為基礎，還需要準確把握社會大眾多樣化的文化需求。在檔案文化建設服務過程中形成的數據能反映利用者的需求，因此應當被收集和重視。計算機代替手工，實現了對檔案信息更為精準的記錄與統計，并可以通過相應信息技術，將相關數據迅速轉化為具有更高參考價值的信息，據此可分析出利用者的文化需求與偏好，建立用戶需求模型。這種根據用戶需求構建檔案文化、有針對性地提供服務，才能使更多檔案資源為檔案文化建設所用。

第二，要注重內容數據的整理。大數據意味著全數據，但從某種程度上講，越全面越多樣的數據反而會導致“選擇困難”，因此面對日益豐富的檔案數據，檔案文化建設首先需要對海量數據進行整理、篩選，才能避免過程中的“大海撈針”。在以往的檔案管理中，檔案部門更多地將自己定位為“保管者”的角色，較少深入到檔案內容中去做研究。事實上，要想更好地發揮檔案文化價值，對內容進行管理是必不可少的。新時代檔案文化建設中，檔案部門要通過多角度對檔案進行著錄，賦予檔案多種檢索標識，并按照不同的線索對檔案內容進行聚類、整理，以更好地揭示檔案的檔案主題，從而提高檔案檢索利用率[5]。

第三，要注重內容數據的挖掘。在文化的發展與繁榮中，出現了新文化繁育和傳統文化毀滅并存的現象，多樣化發展的背后夾雜著諸多不可忽視的隱憂[6]。傳承并弘揚優秀傳統文化、革命文化、社會主義先進文化是我國檔案文化建設的重要使命。而今，采用數據挖掘技術可以分析并預測社會大眾的文化需求，從而使檔案文化建設成果更加契合時代主題，更為符合主流的社會文化需求，更容易為社會大眾所接收、所喜愛，這種有的放矢的方式將使檔案文化建設工作事半功倍。除此之外，利用數據挖掘技術還可以根據不同的需求，為檔案文化建設提供主動的、自動化的、個性化的服務。例如在家譜檔案文化建設中，利用者可以根據自己的需要勾選、填寫相關信息，計算機可以通過數據挖掘分析相應信息，了解利用者的需求偏好后，再運用相應的可視化技術與家譜檔案編研模板，自動形成家譜檔案編研產品如“某家譜檔案集”“某家譜檔案故事匯編”等，這樣集有趣與有用為一體的成果定會使檔案文化的影響深入人心。

可以說，資源思維、關聯思維與數據思維并不是數字時代新生的或特有的思維，但卻是在以往實踐中常被忽視的內容。筆者以“新”為題，旨在喚起今后在檔案文化建設對相關問題的重視，以突破瓶頸，開拓檔案文化建設的新局面。檔案文化建設是檔案工作向社會展現自我價值的良好機會，檔案部門當以資源為基礎、以關聯為工具、以數據為抓手，利用三方合力使檔案文化建設在數字時代中出彩。文化的影響是潛移默化的、是“潤物細無聲”的，因此檔案文化建設不可能一蹴而就。數字時代檔案文化建設應回歸文化服務的本質，運用技術工具、通過文化服務來實現檔案資源的價值。

本文為廣東省檔案局科研項目“大數據背景下檔案工作面臨的問題與對策研究”（項目編號：YDK-157-2017）成果。

注釋與參考文獻：

[1][2]丁德勝.我國數字檔案室建設新思路[J].檔案學研究,2014(1):12-16.

[3]劉宏杰,陸浩,孫楠,等.基于微博的六度空間理論研究[J].計算機應用研究,2012(8):2826-2829.

[4]蘇煥寧.大數據背景下檔案文化建設的堅守與創新[C]//大數據時代的檔案工作:2016年全國檔案工作者年會論文集.北京:中國文史出版社:125-130.

[5]于英香.檔案大數據研究熱的冷思考[J].檔案學通訊,2015(2):5.

[6]丁華東.檔案:在當代文化發展與繁榮中給力[J].浙江檔案,2011(1):26-29.