建立醫(yī)院Ⅱ級(jí)庫(kù)自動(dòng)撥補(bǔ)管理機(jī)制

沈 吉，盧海源，王 烈，馬欣欣，鄒 瑜，高 勇

（南京醫(yī)科大學(xué)附屬淮安第一醫(yī)院運(yùn)營(yíng)與質(zhì)量管理處，江蘇 淮安 223001）

二級(jí)庫(kù)一般指各科室、病區(qū)在醫(yī)院物資一級(jí)庫(kù)領(lǐng)用材料后形成的庫(kù)存［1］。淮安市第一人民醫(yī)院二級(jí)庫(kù)房數(shù)量眾多，共75間，全院A類物資的74%存放于此，各有特點(diǎn)，需求不一，目前管理相對(duì)復(fù)雜。二級(jí)庫(kù)物資請(qǐng)領(lǐng)缺乏計(jì)劃性，臨時(shí)請(qǐng)領(lǐng)次數(shù)多，導(dǎo)致一級(jí)庫(kù)備貨困難，庫(kù)管員反映請(qǐng)領(lǐng)物資耗用時(shí)間長(zhǎng)，手工操作多，容易出錯(cuò)。隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和精細(xì)化管理的需求，單純的醫(yī)用耗材一級(jí)庫(kù)管理已無(wú)法滿足醫(yī)院的管理需求。針對(duì)此現(xiàn)象，醫(yī)院迫切需要對(duì)醫(yī)用物資的計(jì)劃、領(lǐng)用、使用及收費(fèi)進(jìn)行二級(jí)庫(kù)規(guī)范化管理。為了更好地實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫(kù)精細(xì)化管理，以我院CCU庫(kù)房管理為切入點(diǎn)，對(duì)二級(jí)庫(kù)的管理流程進(jìn)行調(diào)研、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、進(jìn)而提出解決方案。

1 資料與方法

1.1 資料來(lái)源

淮安市第一人民醫(yī)院CCU庫(kù)房物資盤(pán)點(diǎn)實(shí)際數(shù)量、HRP系統(tǒng)物資剩余數(shù)量、CCU護(hù)士長(zhǎng)物資請(qǐng)領(lǐng)過(guò)程。

1.2 分析方法

2017年4月14 日對(duì)淮安市第一人民醫(yī)院CCU護(hù)士長(zhǎng)請(qǐng)領(lǐng)物資過(guò)程進(jìn)行觀摩，并對(duì)高值耗材進(jìn)行了盤(pán)點(diǎn)，繪制物資請(qǐng)領(lǐng)使用流程圖及制作盤(pán)點(diǎn)盈虧表，將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果與HRP系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)比。HRP請(qǐng)領(lǐng)流程圖及部分盤(pán)點(diǎn)盈虧表，見(jiàn)圖1，表1。

圖2 淮安市第一人民醫(yī)院目前普通物資請(qǐng)領(lǐng)使用流程圖

表1 部分高值耗材盤(pán)點(diǎn)表

2 結(jié)果

2.1 原因分析

通過(guò)對(duì)CCU請(qǐng)領(lǐng)物資過(guò)程現(xiàn)況的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)了其二級(jí)庫(kù)管理存在手工操作繁瑣，盤(pán)點(diǎn)相符率低（25.3%）等問(wèn)題。（1）未做到物資請(qǐng)領(lǐng)自動(dòng)化：因人工操作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，所以在實(shí)際工作中需要多次審核，導(dǎo)致請(qǐng)領(lǐng)物資過(guò)程繁瑣；（2）盤(pán)點(diǎn)差異、賬物不符：HRP系統(tǒng)計(jì)費(fèi)扣庫(kù)不準(zhǔn)確、人為失誤（替代計(jì)費(fèi)、重復(fù)計(jì)費(fèi)）、來(lái)料差異、自然損耗等導(dǎo)致盤(pán)點(diǎn)相符率低；（3）物品積壓或庫(kù)存不足：因請(qǐng)領(lǐng)計(jì)劃失誤、供應(yīng)不足、市場(chǎng)誤導(dǎo)、設(shè)計(jì)變更等導(dǎo)致二級(jí)庫(kù)物資過(guò)多或不足。

2.2 改善方案

針對(duì)這些問(wèn)題，我們分析原因并擬定了相應(yīng)的解決方案。（1）改善倉(cāng)庫(kù)管理；（2）加強(qiáng)監(jiān)管力度；（3）加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研；（4）制定規(guī)范的盤(pán)點(diǎn)制度；（5）做到準(zhǔn)確的計(jì)費(fèi)扣庫(kù)；（6）制定科學(xué)的撥補(bǔ)基準(zhǔn)；（7）做到系統(tǒng)自動(dòng)化。針對(duì)第6點(diǎn)和第7點(diǎn)，我們建議做到二級(jí)庫(kù)物資自動(dòng)撥補(bǔ)管理機(jī)制。

2.2.1 二級(jí)庫(kù)物資自動(dòng)撥補(bǔ)管理機(jī)制。計(jì)算機(jī)直接將訂單傳送給一級(jí)庫(kù)或指定供貨商交貨，原有開(kāi)單、審批、送件、訂購(gòu)等程序一概全免，縮短采購(gòu)前置周期，簡(jiǎn)化人工程序。適用范圍：用量偏差相對(duì)較小，能夠以日為單位推算耗用量的物資。將自動(dòng)撥補(bǔ)分為計(jì)費(fèi)材料與非計(jì)費(fèi)材料，其中計(jì)費(fèi)材料分為：一級(jí)庫(kù)有庫(kù)存，以留置針為例；一級(jí)庫(kù)零庫(kù)存，以高值耗材PTCA擴(kuò)張導(dǎo)管為例。

2.2.2 計(jì)費(fèi)材料（一級(jí)庫(kù)有庫(kù)存）自動(dòng)撥補(bǔ)流程。設(shè)定：二級(jí)庫(kù)最高存量、撥補(bǔ)周期、撥補(bǔ)數(shù)量。最高存量：由使用科室預(yù)估每一補(bǔ)充周期的平均用量加安全存量。各使用科室在設(shè)定補(bǔ)充基準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)考慮存放空間，材料體積大小等特性，擬定適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充周期、設(shè)定天數(shù)及設(shè)定量，其原則見(jiàn)表2。

表2 撥補(bǔ)周期、天數(shù)、最高存量

撥補(bǔ)周期：考慮到一級(jí)倉(cāng)庫(kù)的作業(yè)負(fù)荷及使用科室的庫(kù)存容量，以每周一次為原則。如有特殊需求者（用量較大、品項(xiàng)特多或庫(kù)存容量不足等），由使用科室與倉(cāng)庫(kù)另行協(xié)商設(shè)定補(bǔ)充周期。

每次撥補(bǔ)數(shù)量=最高存量-系統(tǒng)結(jié)余量；如果出現(xiàn)周期內(nèi)缺貨，可臨時(shí)請(qǐng)領(lǐng)一次，必要時(shí)重調(diào)最高庫(kù)存量。

以留置針為例：

2016年12月份每周平均用量為55.5，撥補(bǔ)周期設(shè)為一周一次（7天），最高存量需要預(yù)估15天的用量，因此，最高存量=55.5/7*15=118.93。撥補(bǔ)數(shù)量=最高存量-系統(tǒng)結(jié)余庫(kù)存量。（此最高存量由電腦每十天一次依實(shí)際使用量調(diào)整，差異逾30%（含）以上的，依差異量的一半為調(diào)整其補(bǔ)充基準(zhǔn)）。

2.2.3 計(jì)費(fèi)材料（一級(jí)庫(kù)零庫(kù)存）自動(dòng)撥補(bǔ)流程。本院高值耗材采用零庫(kù)存管理，以高值耗材為例：設(shè)定：二級(jí)庫(kù)庫(kù)存基準(zhǔn)、庫(kù)存高值及撥補(bǔ)周期；

庫(kù)存基準(zhǔn)=（每日平均用量）*（前置時(shí)間+變異差量）；

庫(kù)存高值：庫(kù)存基準(zhǔn)+撥補(bǔ)周期的平均值*周期天數(shù)；

每次撥補(bǔ)數(shù)量=庫(kù)存高值-系統(tǒng)結(jié)余庫(kù)存量。

補(bǔ)充說(shuō)明：按周期及撥補(bǔ)數(shù)量撥補(bǔ)，如使用周期內(nèi)庫(kù)存量低于庫(kù)存基準(zhǔn)，則立即撥補(bǔ)至庫(kù)存高值。

以PTCA擴(kuò)張導(dǎo)管為例：

Lead Time（前置時(shí)間）：PTCA請(qǐng)領(lǐng)入賬系統(tǒng)處理時(shí)間、廠商合約交貨期限、驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)間我院共1天，但考慮到周五請(qǐng)領(lǐng)的物資周一入庫(kù)，所以Lead Time合計(jì)3天；

平均用量：依用料記錄，PTCA擴(kuò)張導(dǎo)管前半年平均月用量為35.33；

變異差量：依用料紀(jì)錄，近半年中該材料用料最多的為2017年2月，計(jì)算其變異率為10.38%，據(jù)此設(shè)定變異差量為1天；

庫(kù)存基準(zhǔn)：（每日平均用量）*（前置時(shí)間+變異差量）=35.33/30天*（3+1）=4.71≈5；

庫(kù)存高值=5+35.33/30（月平均值/30）*1（周期為1天）=6.18≈7；

則PTCA擴(kuò)張導(dǎo)管的最高庫(kù)存為7，撥補(bǔ)周期為1天，每天撥補(bǔ)數(shù)量=庫(kù)存高值-系統(tǒng)結(jié)存庫(kù)余量，如庫(kù)存低于5，則立即撥補(bǔ)至7；系統(tǒng)每月依前6個(gè)月平均用量調(diào)整其預(yù)估月用量，并進(jìn)一步修正補(bǔ)貨點(diǎn)。

2.2.4 不計(jì)費(fèi)材料的撥補(bǔ)流程。撥補(bǔ)方式：分為周補(bǔ)充及月補(bǔ)充。

周補(bǔ)充：設(shè)定撥補(bǔ)數(shù)量：由使用部門(mén)預(yù)估每周的平均用量，撥補(bǔ)數(shù)量為補(bǔ)充周期平均使用量加計(jì)30%安全存量。

一周撥補(bǔ)1次，前三周自動(dòng)撥補(bǔ)，第四周進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，電腦輸入盤(pán)點(diǎn)量，根據(jù)差值進(jìn)行撥補(bǔ)。

月補(bǔ)充：補(bǔ)充基準(zhǔn)為月平均使用量加計(jì)30%安全存量。每月盤(pán)點(diǎn)1次，計(jì)算機(jī)依盤(pán)點(diǎn)結(jié)存與補(bǔ)充基準(zhǔn)之差異計(jì)算補(bǔ)充數(shù)量。

3 討 論

物資管理是成本管理的重要環(huán)節(jié)，現(xiàn)有醫(yī)院物資管理模式一般是一級(jí)庫(kù)房入、出、存模式，這種管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化醫(yī)院管理的需要，因此醫(yī)院物資管理亟需建立二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)［2］。

二級(jí)庫(kù)的管控一直是醫(yī)院管理的難點(diǎn)，我們把它分類整理為“四多”：（1）庫(kù)房類別多：供應(yīng)室、手術(shù)室等為其他科室供應(yīng)物資的庫(kù)房，各醫(yī)技科室?guī)旆浚髋R床科室?guī)旆浚餍姓剖規(guī)旆康龋唬?）物資種類多：高值耗材、試劑、跟臺(tái)手術(shù)器械、定制材料、敷料材料等；（3）涉及人員多：庫(kù)管人員、配送員、辦公班（記賬）、責(zé)任護(hù)士（使用）等；（4）使用單據(jù)多：入庫(kù)單、出庫(kù)單、請(qǐng)領(lǐng)單、術(shù)中收費(fèi)一覽表、盤(pán)點(diǎn)表等。

由于對(duì)二級(jí)庫(kù)房管理意識(shí)缺乏，且臨床護(hù)理工作繁忙、瑣碎，為減少時(shí)間浪費(fèi)和方便科室使用，部分護(hù)士長(zhǎng)每月領(lǐng)取物資時(shí)，習(xí)慣多領(lǐng)或從節(jié)約出發(fā)少領(lǐng)、不領(lǐng)必需物資，導(dǎo)致臨床使用不便等，甚至物資領(lǐng)取與臨床需求脫節(jié)，醫(yī)用物資分配和使用不合理，二級(jí)庫(kù)房物資保管維護(hù)不當(dāng)［3］，直接影響到醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量、效率及患者安全［4］。為解決此問(wèn)題，在二級(jí)庫(kù)房管理中實(shí)施自動(dòng)撥補(bǔ)管理機(jī)制。

通過(guò)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)撥補(bǔ)流程：（1）簡(jiǎn)化請(qǐng)領(lǐng)流程。徹底消除人為開(kāi)單、審批、送件、訂購(gòu)等重復(fù)無(wú)實(shí)質(zhì)生產(chǎn)力的工作；（2）成本管控。有效避免二級(jí)庫(kù)庫(kù)存積壓情況，最大程度地節(jié)約醫(yī)院的流動(dòng)資金；收費(fèi)與撥補(bǔ)聯(lián)動(dòng)，可以發(fā)現(xiàn)計(jì)費(fèi)問(wèn)題，適時(shí)改善計(jì)費(fèi)問(wèn)題；（3）自動(dòng)管制。通過(guò)自動(dòng)扣庫(kù)，可記錄相應(yīng)的科室信息，滿足相關(guān)管理部門(mén)的統(tǒng)計(jì)和監(jiān)管功能，有利于一級(jí)庫(kù)庫(kù)存管制，提高一級(jí)庫(kù)的工作效率。

［1］ 劉芳菲，張愛(ài)軍.醫(yī)院物資管理需建立二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)［J］.科技與企業(yè)，2012，20（14）：54-55.

［2］ 張 小，謝婉花.基于JCI標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)院二級(jí)庫(kù)房管理［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2015，15（2）：127-128.

［3］ 耿 紅.5S在基層醫(yī)院二級(jí)庫(kù)房管理中的應(yīng)用［J］.基層醫(yī)學(xué)論壇，2015，19（3）：962-963.

［4］ 魏欽海.建設(shè)物資二級(jí)庫(kù)房，加強(qiáng)醫(yī)院成本控制［J］.經(jīng)濟(jì)師，2011，25（11）：166-167.