數字檔案館建設項目風險管理策略研究

余琦

【摘 要】現階段，我國各大高校在進行檔案館建設時通常從數字化角度出發，這不僅僅能夠減少高校師生在查詢相應檔案時投入的時間，對于提升高校檔案綜合管理水平也起到不可忽視的作用。受多方面因素影響，我國各大高校數字檔案館在建設過程中還存在一定風險，在這種條件下應按照高校數字檔案館建設項目風險制定合理的管理策略，在規避相應風險的同時，提升高校數字檔案館建設水平。

【關鍵詞】數字檔案館；風險；管理策略

0 引言

在現代信息化技術不斷發展的過程中，人們對數字化檔案建設要求越來越高。從高校的角度出發，實施數字檔案館建設需要對高校建設目標和檔案館信息儲量等方面因素實施有效分析，制定合理的數字檔案館建設檔案。此外，在這個過程中還應對數字檔案館建設項目中存在的風險綜合分析，并按照分析結果制定合理的數字檔案館建設項目風險管理策略，借以保證數字檔案館在高校發展過程中發揮自身最大的作用。

1 數字檔案館建設項目常見風險

就目前來看，我國高校建設規模逐漸擴大，承擔著提升學生綜合素質和知識層次的重要使命。由于高校內部設立多個專業科目，使得高校檔案館中各專業檔案數量越來越多，在這種條件下就需要按照高校檔案館規模和高校發展趨勢等方面引入數字化技術，提升高校檔案館中檔案管理的便利性，為推進我國教育行業發展提供有效有效參考依據。但是當前我國各大高校內部數字檔案館建設還存在一些風險，基于此，應對高校數字檔案館建設項目常見風險實施有效分析，借以為后期制定有效的風險管理策略提供有效參考依據。就目前來看，高校數字檔案館建設項目中常見風險主要表現在以下兩個方面：

1.1 檔案機構內部風險

從字面上來說，檔案機構內部風險主要來自于數字化檔案館內部，其具備易于識別和管理便利等優勢。由于檔案機構內部風險產生原因相對復雜，直接影響高校數字檔案館建設項目實施的順利性。大多數高校在進行數字檔案館建設時，相關人員對于數字檔案館風險管理的重視程度不足，風險意識相對薄弱，無形中加大數字檔案館在建設過程中出現風險的可能。而且高校數字檔案館整體建設規模大，整個建設項目投資較大，在進行數字檔案館建設時需要從多方面角度分析，借以制定科學合理的數字檔案建設方案。但是當前在進行數字檔案館建設時，相關人員并沒有對檔案館建設因素實施有效分析，致使數字檔案館建設項目出現風險的可能性大大提升。由于高校數字檔案館內部工作人員綜合素質低下，對于數字檔案館相應資料管理不夠重視，認為數字檔案管理僅僅是將紙面檔案搬到計算機上，這一舉措勢必造成數字檔案館內部檔案管理紊亂，數字檔案館整體建設速率緩慢。為滿足數字檔案館建設要求，通常會在其中引入一系列高科技設備，這就需要在數字檔案館建設時投入大量資金，但是高校財務部門資金儲量并不能滿足高校檔案館建設需求，導致高校數字檔案館建設項目出現風險。

1.2 檔案機構外部風險

與內部風險相反，高校數字檔案館建設項目外部風險主要是社會環境和自然環境導致的，也就是說在高校數字檔案館建設時，還需要對數字檔案館所處的社會環境和自然環境等方面實施有效分析，有效規避這兩方面所帶來的風險。從社會環境的角度來說，我國各大高校數字檔案館相對獨立，與我國社會各個層面之間的溝通力度低下，導致高校數字檔案館建設缺乏相應保障，不僅僅加大數字檔案館建設時出現風險的可能，對于檔案館整體法律效應落實等方面也有很大的影響。而且大多數高校在進行數字檔案館建設時，缺乏相應信息技術標準或者所涉及的信息化技術標準過于老舊，館內數據庫建設不合理，種種因素均會導致高校數字化檔案館出現風險。從自然環境角度出發，由于高校對于自然災害和意外事故沒有合理的防范，導致相應風險轉化為顯示，給高校數字檔案館帶來難以補救的損失。

2 數字檔案館建設項目風險管理策略

為保證高校數字檔案建設項目風險管理水平得以提升，必須按照上述常見風險制定合理的管理策略，嚴格控制外界因素對高校數字檔案館建設造成的影響，在提升高校數字檔案館整體建設水平的過程中，有效落實我國教育行業穩步發展的目的。

2.1 樹立有效的風險意識

一般來說，高校數字檔案館在建設過程中出現的風險事故具有難以估算的特點，影響高校數字檔案館整體建設規模。因此，在這種條件下需要提升數字檔案館內部工作人員風險管理意識，避免在實施數字檔案館建設時出現相應風險。除此之外，在數字檔案館建設之前，還需要相關人員按照檔案館建設要求制定總體規劃方案，并對高校數字檔案館實施科學有效的管理。

2.2 加強相關部門的合作

受多方面因素的干擾，當前我國各大高校在實施數字檔案館建設時，會出現數字檔案館建設周期過長和與其他行業交流水平低下等問題，造成數字檔案館建設手段過于老舊，難以滿足高校師生對數字檔案館的全部要求，這不僅僅影響高校數字檔案館整體結構的合理性，嚴重時還會導致數字檔案館出現建設風險。針對于這一點，必須保證數字檔案館內部相關部門處于相互合作的狀態，避免數字檔案館在建設過程中出現問題。除此之外，在這個過程中還需要制定檔案館內部管理人員學習先進的管理思想，進一步提升高校數字檔案館風險管理水平。

2.3 建設檔案人才隊伍

對于高校數字檔案館建設來說，應保證檔案館內部工作人員對數字檔案館在建設時出現的風險有一個全面的了解，借以制定合理的規避方案。此外，應組織相關人員積極參與數字檔案館建設培訓，使得相關人員能夠靈活的應用數字檔案館中的軟件設備和硬件設備，避免應相關設備操作時出現風險。在這個過程中還應要求高校按照數字檔案館建設要求制定工作人員激勵和懲罰制度，降低工作人員在處理相應工作時出現的問題的可能，全面提升高校數字檔案館建設要求。

2.4 加大技術研發力度

對于高校數字檔案館來說，在建設過程中應對其中涉及的硬件設施進行綜合分析，并按照分析結果進行數字檔案館技術研發，盡可能保證相應技術研發力度符合高校數字檔案館建設要求，全面提升檔案館中相關信息資源的安全性和合理性。除此之外，還應保證數字檔案館中儀器設備運行模式與檔案館建設處于相互銜接的狀態，全面提升高校數字檔案館的兼容性，并在這個過程中引入國外的先進技術手段，在提升數字檔案館整體研發力度的同時，推進高校數字檔案館建設順利實施。

2.5 制定周詳的災難應急預案

受自然環境因素的影響，高校數字檔案館在建設過程中會出現問題，這里所說的問題包括館內檔案丟失和損壞，不僅僅影響高校數字檔案館建設水平，對于高校后期發展也有非常嚴重的影響。基于此，在高校數字檔案館建設時應按照自然環境因素制定合理的災難應急預案，避免自然環境因素對高校數字檔案館造成的影響，借以為提升高校數字檔案館建設水平提供有效參考依據。

3 結語

綜上所述，了解到當前我國各大高校在進行數字檔案館建設時會受到多方面因素的干擾，導致數字檔案館建設項目出現風險。在這種條件下應從風險意識、部門合作、人才隊伍建設、研發力度和災難應急預案這五個方面出發，全面提升高校數字檔案館建設水平，為推進我國教育行業發展奠定建筑基礎。

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