提升辦公室信息化管理的思考

仝西磊

【摘要】本文對大屯公司辦公室信息化管理工作現狀進行了研究，就完善辦公室信息化流程、持續提升企業辦公室信息化管理水平進行了思考。

【關鍵詞】辦公信息化 信息化管理

一、大屯公司辦公室信息化管理工作的現狀及難點

大屯公司是中煤集團下屬控股子公司，經過多年的發展目前已經建立了較為完善的信息化管理應用流程，建立了公司自己的內、外部網站，并推行使用了OA自動化辦公系統。

1.目前已取得的成績有：

一是系統應用以組織機構為基礎，實現了工作和權限的分配。“部門一崗位一人員”管理模式貼近現實，人事變動和機構調整應變自如，保證了系統數據安全和完整。

二是建立了完整的表單開發應用環境。如圖2所示，可定制、設計、增強適合各種需要的表單應用，自定義各種業務表單，根據個人權限、業務確定流程。工作流程支持多種歸檔、辦理方式，支持多個辦理人及辦理權限選擇和控制。

三是實現了通用的全文檢索功能，提供關鍵字快速定位查詢應用，提供系統范圍內的跨模塊查詢及統計，支持精確匹配與模糊查詢。實現查詢及統計條件公式化應用，一次定義重復使用，并可授權給不同人員使用指定的查詢及統計條件，確保數據安全；支持統計結果報表輸出。

四是實現了痕跡保留、系統日志和版本控制功能，修改人及修改日期時間記錄并自動顯示。公文流轉及流程處理以及各類文件的操作過程具有日志記錄功能，為系統的安全管理及維護提供科學的保障和依據。

五是采用多級安全保障措施，按部門-崗位-人員不同級別進行工作分配和操作權限設置，確保所有工作和各類文件的完整與安全。另外大屯公司設有信息中心專業技術部門和人員，可以根據需要隨時對系統進行維護，為信息化辦公安全提供了又一道保障。

2.存在的問題：

一是信息化應用總體水平較低，程序通用化的被動接受阻礙了企業文化的發展。一方面一些模塊功能大量閑置，辦公人員只對日常工作涉及的功能熟悉。另一方面辦公室還存在的一些手工臺賬，占用了大量的人力資源和辦公資源。特定工作還需要人工辦理，例如會議提醒等，沒有實現桌面化、可視化；通用化的程序模塊不能體現企業文化底蘊，激發企業活力要求辦公系統的差異化和個性化。

二是存在信息孤島，公司知識共享平臺尚未充分利用起來，數據得不到充分利用與分享。目前大屯公司的檔案管理還沒有和OA辦公系統實現完全對接，檔案歸檔、立卷等大量工作還需要人工處理，檔案資源還沒有實現網絡共享，檔案借閱、調用等還停留在人工管理階段。

三是OA系統許多功能還沒有開發利用，絕大多數應用停留在操作級效率的提升方面，系統的使用、操作人員缺乏對系統功能的開發利用能力。企業管理缺乏利用信息技術提高管理再造的能力、意識和實際效果。

二、提升國有企業辦公室信息化管理的幾點思考

1.提高工作人員信息化系統的開發應用能力，融入企業文化特色，以辦公系統的差異化和個性化，提升企業運轉效率。開展信息化軟件應用、管理培訓，消除工作人員對辦公自動化系統的抵觸情緒，持續提升軟件使用人員的應用能力。實現工作人員由系統軟件的操作層級向開發利用層級轉變，提升辦公系統的使用效率和辦公效率。

2.充分利用現有OA系統功能，發揮現有投入的效益最大化。目前辦公系統各模塊功能的有效利用率仍較低，這就要求我們要利用辦公系統現有資源，開發利用相關模塊，逐步減少手工臺賬，快速響應業務辦公需求，降低企業投資成本和提高辦公效率。

3.推進辦公系統的差異化和個性化管理，突出企業管理理念。以企業文化為背景設計靈活的流程和顯示方式，實現人性化管理。完善可視化流程配置，實現更加直觀的桌面化任務管理、圖形化管理、圖形化流程監控；以更加人性化的管理、豐富的醒目顏色應用和必要的人文關懷，提升企業凝聚力。

4.利用辦公室信息化辦公系統實現流出再造，提升企業績效。目前國有企業大部分的管理模式采用的是金字塔式職能型管理模式，管理層級多、成本高。在企業管理信息化的過程中，必定伴隨著組織架構的重組和流程的重新設計。分析和重新設計原有流程，將分散在各個部門的流程整合成單一流程，刪除流程中不合理的環節，盡量縮短流程的運行環節，最后將優化的流程固化在信息系統中。如圖3所示。通過信息系統，以固化的流程將企業內部業務資源集成，使其協調發揮功能，從而實現整體的工作績效提升。

5.消除企業信息孤島，推進檔案管理系統與辦公自動化系統對接。當前在大屯公司檔案管理還沒有實現數據對接，檔案管理獨立與辦公會辦公系統之外，成為信息孤島。每年各部門、單位需要進行人工立卷、歸檔等，工作量巨大。通過檔案信息化管理將提供分布式的文檔管理體系，伸縮性強，建立企業內部統一的檔案信息庫，可自由生成多種類的文件庫，實現一庫多應用及一庫多級文件夾功能，設置規范的流程和權限，滿足各類資料信息的管理和利用，能方便接收各類歸檔文件，實現集團對各二級單位檔案管理工作實施網上監控，檔案資料借閱、歸還一鍵辦理，接受上級部門監管實時同步，可為企業規范檔案管理、實施檔案監管以及在節約人工成本、辦公成本等方面發揮巨大作用，同時大幅提高企業效率。如圖4所示。

三、結語

國有企業信息化管理作為國家戰略，正在國家機關、企事業單位持續推進。雖然當前在各單位信息化管理工作中存在著一些問題，但隨著國家和各企業單位的持續重視，未來幾年企業信息化管理工作將為企業實現發展戰略提供必要支撐。endprint