新時代背景下事業單位檔案管理模式的優化對策

陳 樂

(秦皇島市衛生和計劃生育委員會，河北 秦皇島 066000)

一、事業單位檔案管理模式變革的時代背景

(一)經濟發展體制的轉變

伴隨改革開放的不斷擴大，我國經濟成就舉世矚目。在計劃經濟體制時期，員工的流動性比較小，人事檔案管理相對簡單，通過手動整理即可完成，檔案管理的作用較為有限，檔案管理的所有權歸單位。但是進入市場經濟體制時期，檔案管理所面臨的環境發生了很大的變化，所有制經濟占比發生了顯著變化，國有經濟的占比降幅較為明顯，集體經濟、私有經濟的成分逐漸增多，員工的流動性相比以前逐漸增多，人事檔案管理變得愈加復雜，僅依靠手工難以滿足發展需要，檔案管理的所有權發生改變，人事檔案資料使用的不便性，嚴重制約了經濟的快速發展。因此，在經濟體制的轉變下，檔案管理模式須順勢而行，方能更好的發揮自身的價值作用，為經濟快速發展貢獻力量。

(二)社會公眾的共享需求

以往，由于經濟成分較為單一，工資是主要的收入來源，大部分人的收入相對平等，人們并沒有感受到不公平，也沒有形成一定的心理反差，當時對檔案管理并非十分迫切。但是，隨著改革開放的逐漸深入，經濟成分構成的日趨多樣化，人們的收入也較以往多樣，政策允許一部分人先富起來，人們之間的收入差距愈來愈大，在心理上也產生了顯著的變化，體制內的員工時有辭職下海經商，事業單位員工隊伍的流動日漸增多，對檔案管理提出了新的要求，須引入現代化的信息手段規范檔案管理，實現檔案管理的異地檢索審核。除此之外，事業單位員工的離職、異地升遷、跳槽等也要求檔案管理更加便捷、省心，他們迫切希望事業單位能夠積極推動檔案管理模式的變革，并共享檔案管理的信息化成果，實現檔案管理問題的一站式解決。

(三)現代信息技術的發展

現代通訊和網絡技術的飛速發展，對事業單位檔案管理產生了深遠影響，事業單位只有以創新作為檔案管理的驅動戰略，才能更好地滿足社會公眾對檔案管理的共享需求。在事業單位的傳統檔案管理中，檔案管理部門僅僅是一個對檔案材料保管的部門，紙質檔案是當時檔案材料的主要類型，然而隨著現代網絡技術的發展，檔案的類型也在日趨豐富，比如有圖片、文字、視頻、音頻等類型，但是電子檔案是主要的檔案類型，傳統的紙質檔案難以滿足公眾的需求，為此事業單位只有把現代信息技術和檔案管理進行有效融合，才能順應新時代背景下社會公眾對檔案管理的需求。

二、新時代事業單位檔案管理主要問題分析

(一)檔案管理理念較為落后

傳統檔案管理分為收集、整理、保存和利用四個階段。在檔案資料保存前，先要對檔案材料的價值進行研判，再結合檔案管理制度和價值水平，確定檔案材料的保存年限和手段，此時才正式進入檔案材料的保管階段，只有客戶提出服務要求才進入利用環節，而在新時代大數據背景下的檔案管理，傳統的管理流程已被徹底顛覆，如果繼續沿用以往的管理模式，必難以適應事業單位的發展要求，也難以滿足社會公眾的需要，在云技術和大數據不斷普及的當下，不能被動等待客戶提出要求才去滿足，而是要主動挖掘客戶的需求及檔案的利用價值，并在最短時間以最快的速度、最高的服務滿足之，因此新時代適時的轉變檔案管理理念顯得尤為迫切。

(二)檔案管理手段依舊老套

檔案管理的發展要經歷人工管理、計算機化、電子化、數字化和智能化等階段。檔案管理的最初階段是人工階段，所有檔案資料的收集、整理、分類、保存和檢索全部由人工完成，效率低下，效果差，隨著計算機的普及，檔案管理實現了計算機化，比如通過計算機實現檢索、存儲，而后隨著云計算和大數據技術的興起，檔案管理又邁入了數字化階段。但是，現在有不少事業單位并沒有進行檔案管理信息化建設，有的單位雖然引入了一定的信息化技術、軟件并配備相應的硬件設備，但是并沒有達到一定的規模，所以檔案管理的效果并沒有完全顯現出來。因此，事業單位檔案管理的信息化，不能只是說一說而已，要大膽創新，求真務實，只有敢于下大力氣解決這一問題，檔案管理的信息化建設就會早日實現。

(三)檔案管理人員素質低下

傳統的檔案管理模式對檔案管理人員的要求比較低，只要勤奮、敬業、愛崗，具備一定的檔案管理知識即可，但是在新時代大數據技術的深刻影響下，檔案管理人員除了具備如上條件外，還需要掌握一定的網絡技術，并能夠熟練操作計算機管理系統，滿足用戶的需求。然而，有些事業單位檔案管理人員僅會簡單的日常管理，而對計算機的運用不能做到熟練自如，并缺乏專業的檔案管理知識和技能，不利于充分挖掘檔案資料的價值作用。

(四)檔案管理安全重視不夠

傳統的檔案管理在安全方面強調防火、防盜、防潮和防腐蝕，而在新形勢下的檔案管理除了做好傳統的四防工作外，還要嚴密預防檔案數據資料不被黑客攻擊和病毒軟件的盜取。另外，儲存數據資料的電子設備的使用年限、技術條件也會給檔案數據帶來一定的安全隱患，儲存數據資料的客戶端也往往會成為網絡攻擊的對象。

三、事業單位檔案管理模式變革的優化對策

(一)以新發展理念為指導，助推檔案管理模式變革

首先，創新是檔案管理模式變革的根本動力。在新時代發展背景下的檔案管理，只有大膽創新，解放思想，破除阻力，方能實現蛻變。事業單位領導者首先要創新管理思維，堅持以滿足客戶需要為根本，積極推動檔案管理模式的變革。事業單位的廣大員工也要樹立創新意識，以檔案管理實踐中的問題為導向，有針對性的提出創新性的解決方案，不斷進行檔案管理流程再造。

其次，開放共享是檔案管理模式變革的關鍵。傳統的檔案管理所提供的服務是面向黨政機關，導致社會公眾對某些事件缺乏相當知情權，使得事業單位檔案管理與社會公眾缺乏密切聯系。而在新時代背景下的檔案管理，不光要面向黨政機關提供服務，更重要的是向社會大眾開放，接受社會大眾的監督和評價，讓公眾成為改進檔案管理的重要抓手。還有，事業單位的檔案資料不能畫地為牢，僅供某些機關單位的獨立使用，對于一些不涉密的檔案要與公眾共享，在共享的過程中挖掘檔案資料的使用價值。

(二)要力推事業單位檔案管理的信息化建設

首先，事業單位的領導要從思想上重視檔案管理的信息化，借助信息化技術手段進一步提升檔案管理的效率和質量。其次，事業單位要加大對檔案管理信息化的投資力度，引入先進的技術、培訓專業的人才、購置領先的設備，為檔案管理信息化的順利實現提供相應的軟硬件支撐。再次，要憑借先進的信息化手段實現對檔案資料價值的深度挖掘。

(三)要加強對檔案管理人才的培訓和引進

首先，事業單位要加強對現有檔案管理人員的教育培訓，使他們掌握計算機網絡專業知識、數據挖掘技術、二次處理技術和專業的檔案管理知識，不斷更新知識體系結構和管理理念，以滿足新時代背景下的檔案管理所提出的新要求。其次，事業單位要從高校引進檔案管理專業畢業的高層次人才，使他們成為檔案管理人才隊伍建設中的主要力量，以專業的知識和規范化的操作改進檔案管理的質量，不斷提高用戶對事業單位檔案管理的滿意度和忠誠度。

(四)要強化檔案管理資料的安全保障體系建設

檔案資料的安全是事業單位檔案管理的生命線，置檔案資料安全于不顧的信息化建設是失敗的，大數據背景下的檔案資料安全面臨嚴峻挑戰，檔案資料安全除了確保檔案資料存儲的物理介質的安全性，還要千方百計的防范黑客的攻擊和病毒軟件的侵蝕，因為這些威脅對于檔案資料的防衛是致命性的，如果一旦遭遇黑客攻擊或病毒侵害其造成的損失十分巨大。因此，加強對檔案管理的安全體系建設顯得十分重要。