醫院人事檔案信息化建設現狀及對策分析

曹艷麗

(秦皇島市第四醫院，河北 秦皇島 066000)

新時期，醫院發展的關鍵是人才，人事檔案建設事關醫院人才隊伍建設，關系醫院人才的科學選任，加快醫院人事檔案管理信息化建設，形成科學合理的信息化人事檔案管理體系，對于提高員工的工作積極性，提升醫院的核心競爭力至關重要。

一、醫院人事檔案信息化建設的重要性

(一)醫院人才選拔和任用的依據

醫院人事檔案的主要工作就是記錄醫護人員的學歷、職稱、工作經歷、晉升等相關信息，并對醫院員工的信息進行保存和管理。醫院人事部在對員工進行選拔和任用時，可以通過檔案調閱相關信息，以確定合適的人選。對于人才的選拔，醫院人事部很難通過簡歷和一次面對面的交流了解員工或求職人員的全部信息，通過調閱檔案則可以較詳細和全面的了解員工或者求職人員信息，以降低招聘成本，以最大程度實現人力資源的合理配置，進而提高醫院的核心競爭力。

(二)為醫院員工職稱評定提供可靠的信息

職稱評定作為醫院人力資源管理的一項重要內容，其順利實施與人事檔案管理息息相關，醫院通過人事檔案管理可以了解到職工的各種信息，比如教育背景、學習狀況、入職時間、在職表現、主要成就、工作經歷等，這些信息為醫院對員工的職稱評定提供參照，通過認真鑒別被評價者的信息真偽，將符合條件的任職者進行職稱評定，以更好的激勵他們在工作上的進取心和創造性。

(三)醫院新工作制度實施的保障

隨著醫療改革的不斷深化，醫院的各項制度也要與之相匹配，如醫院人員工資制度套改就是其中的一項。要想確定新時期醫院人員的工資水平，醫院人事部要通過調閱檔案，明確員工的職稱、學歷、榮譽、工作年限等相關信息，以此準確確定員工工資，而且醫院人事工資要接受人社局的核查，這就需要準確有效的人事檔案信息，以保證員工利益，避免不必要的糾紛，而且醫院人事部可以通過員工檔案信息，確定員工的培養計劃，制定醫院人才引進方案，促進醫院的持續健康發展。

(四)有利于提高檔案管理人員的綜合素質

醫院人事檔案管理的信息化建設，對于員工的職業素養提出了更高的要求，為此，為適應新時期醫院人事檔案管理工作需要，醫院員工必須通過學習、培訓等形式提高自身素質，以適應工作需要。同時醫院也可通過定期考核，督促員工不斷進步，以適應新工作形式的需要。

(五)為促進醫院的持久發展提供內生動力

醫院人才的選用育留離不開人事檔案管理，通過不斷變革人事檔案管理流程、規范人事檔案管理制度、凝聚檔案管理改革共識，可以為醫院進一步的吸引檔案管理專業人才加入，充分的激發優秀人才的工作潛力，為優秀人才營造良好的工作環境，才能使員工為醫院竭盡全力工作，把醫院當做事業發展的平臺，從而為醫院檔案管理信息化建設提供人才支撐。

二、醫院人事檔案信息化建設現狀

醫院人事檔案信息化建設很迫切，通過近幾年的探索和嘗試，醫院在人事檔案信息化建設中取得一些成績，但是也的確存在一些問題亟需解決。

(一)醫院人事檔案信息化建設資金投入不足

醫院人事檔案部門屬于醫院的二級部門，不能直接產生經濟效益，也不能直接提升醫院的美譽度，所以醫院領導往往忽視人事檔案的信息化建設，加之檔案信息化建設前期投入資金較多，對于檔案儲存條件要求苛刻，醫院將大部分資金用于設備的更新和住宿條件的改善，用來支持人事檔案信息化建設的資金則少之又少。而人事檔案信息管理系統的落后，則導致醫院員工信息更新不及時，錄入不全面，運行速度慢，檔案的調閱存在一定難度，進而影響了人事檔案管理效率以及人事檔案的利用率。

(二)醫院人事檔案信息化建設制度不完善

醫院人事檔案管理系統種類繁多，且國家并沒有制定專門的醫院人事檔案信息化管理制度和相關條例，所以各個醫院在開展人事檔案信息化建設的過程中存在片面性和盲目性，每個醫院都有自己特有的人事檔案信息化系統，導致醫院人事信息化資源無法實現共享鏈接，降低了人事檔案的利用率。另外，現有的人事檔案信息化管理系統多來自于企業，而醫院人事檔案管理內容復雜，但是在現有的信息化軟件中卻無法體現，致使醫院人事檔案信息化資料空洞，利用價值的情況出現。

(三)醫院人事檔案信息化建設缺乏高素質人才

醫院人事檔案信息化建設需要大量的專業、高素質人才，但是由于醫院長期以來對于檔案管理工作的忽視，大多數醫院人事檔案管理人員多學歷較低，且非檔案管理專業出身，對于檔案管理工作敷衍，不能勝任醫院人事檔案信息化建設需要，所以，現階段如何提升現有檔案管理人員業務水平，引進高素質的檔案管理人員，是進行人事檔案信息化建設工作的重中之重。

三、加快醫院人事檔案信息化建設對策

針對醫院人事檔案信息化建設中存在的問題，現提出如下解決策略。

(一)醫院要加大人事檔案信息化建設的投入

醫院要設立人事檔案信息化建設的專項資金，確保專款專用，不得以其他名義進行挪用和擠占。另外，購置檔案管理專用的計算機管理系統軟件，比如計算機、復印機、打印機、網絡系統、打包機等，設置行政編制，以為醫院人事檔案管理信息化建設提供堅實的物質基礎。還有，要成立專門的檔案管理室、獨立的檔案閱覽室和人事檔案管理辦公室，選派專人對醫院人事檔案信息進行更新，確保每位員工的信息的準確、全面，以為醫院進行人才選拔提供參考依據。還有，醫院要設立專項經費用于員工技能的培訓，讓員工掌握先進的計算機網絡技術、專業的檔案管理知識和技能。

(二)進一步完善醫院人事檔案管理信息化制度

醫院要加強人事檔案管理信息化建設制度的頂層設計，從制度層面更好的規范醫院檔案管理信息化建設行為，為醫院人事檔案管理信息化凝心聚力，并加快構建醫院人事檔案管理信息化特色制度，為加快醫院人事檔案管理信息化建設步伐提供制度保障。結合醫院實際情況制定一套具體的考核制度，加大對醫院人事檔案管理信息化建設效果的考核，對在信息化建設過程中的先進人物進行表揚，同時也對不配合、不支持的進行懲處，全力推進醫院人事檔案管理信息化建設，確保實效。另外，要引進一套符合醫院檔案工作要求的、可操作性比較高的人事檔案信息管理系統，借助網絡對人事檔案管理人員的日常進行核查。還有，醫院應該把人事檔案管理納入醫院的主要業務范疇，鼓勵全員參與到醫院人事檔案管理信息化建設過程中，通過全員的共同努力加快人事檔案信息化的建設。

(三)要多措并舉培養專業的人事檔案管理人才

醫院要加大從高等院校或科研院所引才的力度，優先引進檔案管理或計算機管理專業理論扎實、操作熟練的優秀大學畢業生，讓優秀的大學畢業生充斥到檔案管理專業的人才隊伍中來，充分發揮他們在醫院人事檔案管理信息化建設中的作用。另外，要加強醫院現有人事檔案管理人員的培訓和教育，并將人事檔案管理人員的培訓計劃納入全員年度培訓計劃，從各方面提高檔案管理人員的綜合素質水平，以及時更新其知識體系機構和提高動手操作能力。還有，要加大醫院檔案管理人員的考核，加強對檔案人員職業道德方面的教育，不斷提高檔案管理人員的保密意識，以此確保檔案信息的安全性。最后，要選派現有的人事檔案管理人員出去進修或加強與同行的經驗交流，進一步提高檔案管理人員的理論素養和操作能力，學習同行的優秀經驗和做法，以更好的推動醫院人事檔案管理信息化建設。