機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性探究

馮彥東

(延川縣人力資源和社會(huì)保障局，陜西 延川 717200)

事業(yè)單位人事檔案包含了職員的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、性格、愛好、特長等全面信息。人事檔案主要用于人員的考察、調(diào)動(dòng)、升遷等工作。人事檔案是考察職員的主要依據(jù)，為事業(yè)單位人事管理提供科學(xué)的參考價(jià)值。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

(一)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作是考察個(gè)人歷史資料的重要依據(jù)

人事檔案管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，跨越時(shí)間限制。檔案記錄了每個(gè)職工不同時(shí)期和不同職業(yè)階段的所有信息，并且比較全面、真實(shí)。當(dāng)單位上需要對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察的時(shí)候，可以作為當(dāng)事人的歷史資料，以供單位對(duì)個(gè)人進(jìn)行全面了解和掌握。單位對(duì)個(gè)人進(jìn)行考察的時(shí)候，一般都需要通過人事檔案來了解，對(duì)于干部和專業(yè)性人才的調(diào)動(dòng)工作，人事檔案資料已經(jīng)成為重要的參考依據(jù)。

(二)人事檔案管理工作在事業(yè)單位一些重大決策中有著重要的參考作用

事業(yè)單位職工的績效考核和職工的利益息息相關(guān)，績效考核工作涉及到職工日常工作的方方面面。每個(gè)職工的業(yè)績、日常工作情況、在一些重大事件中的表現(xiàn)等都記錄在檔案中，事業(yè)單位在進(jìn)行績效考核時(shí)通過查閱人事檔案就可以客觀評(píng)價(jià)職工的情況，提高決策的科學(xué)性和合理性。人事檔案管理工作對(duì)于職工的每個(gè)時(shí)期表現(xiàn)情況都能準(zhǔn)確、全面記錄，事業(yè)單位在實(shí)施一些改革政策過程中需要更改職員信息時(shí)人事檔案依然是重要依據(jù)。尤其當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行一些重大決策或者干部調(diào)任、提拔的時(shí)候通過人事檔案就可以全面、清晰的掌握人員的真實(shí)情況。

(三)人事檔案管理工作可以記錄職工的整個(gè)成長經(jīng)歷

人事檔案不但記錄職工的個(gè)人工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、文化程度也記錄職工平時(shí)在重要活動(dòng)中的表現(xiàn)情況和業(yè)績。因此事業(yè)單位可以通過人事檔案來了解職工的整個(gè)情況，挖掘職工的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而制定有針對(duì)性的人才培養(yǎng)計(jì)劃和分配計(jì)劃，是每個(gè)人才價(jià)值都得到合理利用。事業(yè)單位人事部門可以通過人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)人力資源信息共享，為人事工作的調(diào)動(dòng)和調(diào)整提供一些科學(xué)的依據(jù)，保障人才能在各個(gè)地區(qū)實(shí)現(xiàn)合理的流動(dòng)。

二、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理制度的新策略

(一)提高事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，不斷完善各種規(guī)章制度

人事檔案管理在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要增強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視力度，保障人事檔案管理工作在人力、物力、財(cái)力上資源充足。定期的開展檢查、評(píng)價(jià)工作，對(duì)于檔案管理工作中遇到的問題要積極的給予支持和建議，一些硬件設(shè)施問題要不斷的進(jìn)行改善，保證人事檔案管理有一個(gè)良好的工作環(huán)境，提高整個(gè)單位每個(gè)職工對(duì)于檔案管理的意識(shí)。在實(shí)際工作中做好監(jiān)督工作，保證人事檔案管理工作的每項(xiàng)規(guī)章制度都能落到實(shí)處，促使人事檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，事業(yè)單位需要根據(jù)國家的政策和單位的實(shí)際情況來制定相應(yīng)的人事檔案管理制度，保障制度的落實(shí)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來形成先進(jìn)的信息化管理模式，使得檔案的管理流程更加清晰，禁止一些虛假信息出現(xiàn)在人事檔案中，不斷的完善人事檔案管理工作的細(xì)節(jié)，保障人事檔案管理工作科學(xué)合理的開展。

(二)定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作的綜合素養(yǎng)

根據(jù)社會(huì)發(fā)展和事業(yè)單位的不斷變革，事業(yè)單位需要加大對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高人事檔案人員的綜合素養(yǎng)才能保障人事檔案管理工作符合社會(huì)的需求。事業(yè)單位必須建立一支具有較高業(yè)務(wù)能力、思想政治覺悟以及職業(yè)道德的人事檔案管理隊(duì)伍。定期組織人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的實(shí)際操作能力和綜合學(xué)識(shí)。

(三)利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，滿足社會(huì)發(fā)展的需求

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，要想提高人事檔案管理工作效率，使人事檔案能得到更廣泛的應(yīng)用，就需要利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行信息化管理。事業(yè)單位可以利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)輔助人事檔案管理工作，建立電子檔案，避免了紙質(zhì)檔案在保存過程中容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象。同時(shí)可以利用網(wǎng)絡(luò)的一些處理軟件對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，需要查閱檔案的時(shí)候可以借助檢索工具進(jìn)行檢索查閱，方便、快捷提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)人事檔案共享，實(shí)現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。現(xiàn)代化人事檔案管理模式是人事檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

人事檔案管理工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，因此，事業(yè)單位需要從整體上對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，不斷完善各種規(guī)章制度，保障人事檔案管理順利進(jìn)行。