學校后勤精細化管理有效性的探索

浙江省義烏市教育研修院 吳萍莉

學校在發(fā)展和壯大的過程中，需要后勤力量的支持。如果學校的后勤工作能以精細化的方式管理，將能提高學校后勤管理的水平，學校就能在有力的后勤支持下向前發(fā)展。

一、學校后勤精細化管理的概念

學校要有效地運營，提供優(yōu)質(zhì)的服務，就需要優(yōu)質(zhì)后勤工作的支持，而隨著社會的發(fā)展，被動的后勤工作方法已不能滿足學校運營的需求，為了優(yōu)化后勤管理質(zhì)量，后勤工作的管理人員必須用先進的服務理念、科學的服務方法、優(yōu)質(zhì)的服務技術為學校做好服務。在這個服務過程中，不能出現(xiàn)后勤管理系統(tǒng)混亂、服務組織不合理、服務溝通不暢、浪費大量經(jīng)營成本的問題，即學校后勤管理人員要依靠優(yōu)化后勤服務的每個環(huán)節(jié)來優(yōu)化后勤服務的質(zhì)量，使后勤服務能為學校的運營提供有力的支持，這即為學校后勤精細化管理的概念。

義烏市教育研修院后勤管理任務重，大院內(nèi)同時有義烏市教育局、義烏市教育研修院、義烏市教育管理服務中心、義烏市三元公司、義烏市教育監(jiān)察大隊5家單位共同辦公，大院平時人員出入較多，后勤管理難度大，任務重，這更需要后勤管理精細化。

二、學校后勤精細化管理的目標

1.提高后勤工作效率

如果學校在做后勤工作的時候，能夠用最少的后勤工作人員數(shù)量完成學校的后勤問題，將會減少學校運營的成本、降低后勤工作管理的難度、提高學校的整體工作速度。要提高學校的后勤管理效率，就要通過合理的編制使每個后勤工作人員都能有合理的崗位，且每個崗位的責任都能落實到個人。

目前教育研修院大院內(nèi)后勤服務工作分別由幾塊組成，大院安保工作由社會服務包圍，由義烏市稠州保安公司提供服務，共6位保安負責大院安保工作。大院保潔、綠化由浙江唯城物業(yè)服務公司提供服務。大院食堂工作人員及其他工作人員由在編工作人員及臨時聘用人員組成。針對這種情況，我們制定了《義烏市教育局大院保安工作規(guī)范與職責》《義烏市教育局大院保潔、綠化工作規(guī)范與職責》《義烏市教育研修院后勤、食堂工作管理制度》《義烏市學校保安人員在崗違規(guī)處罰細則》《教育研修院保潔人員扣分處罰細則》等一系列工作規(guī)范，讓每一位后勤工作人員明確工作崗位職責。

2.提高后勤人員素質(zhì)

學校要優(yōu)質(zhì)的后勤工作，就必須讓后勤工作人員有一套先進的服務理念，這個理念將是他們工作的方向。隨著科學的發(fā)展，目前學校的后勤工作通常用信息化的方式提供后勤服務，后勤工作人員必須能夠熟悉這些先進的后勤服務設施，用先進的服務設施做好后勤服務。后勤服務人員必須有愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，在工作中能用標準的工作流程完成后勤管理工作。

3.完善信息建設基礎

學校要提高后勤工作的效率，就要讓后勤人員能用信息化的方式開展后勤服務，這就要求學校完善信息建設的基礎。這包括學校需要做好網(wǎng)絡建設工作，能以網(wǎng)絡的方式做好后勤溝通工作；學校安裝有監(jiān)控設備，這些監(jiān)控設備能讓后勤工作人員有效完成本職工作；學校新增了車輛識別系統(tǒng)，管理保安人員能更好地管理大院車輛的進出。新增了保安巡更系統(tǒng)，更好地督促保安按時按點做好巡邏工作，維護大院安全。辦公室工作人員對全院教師信息進行了電子歸檔整理。食堂工作人員通過《食堂缺位登記系統(tǒng)》，了解大院老師的就餐情況，從而減少浪費，更好地為大院全體工作人員服務。大院通過《固定資產(chǎn)管理軟件》對大院固定資產(chǎn)進行了清理、整理、歸檔，即將投入使用的OA系統(tǒng)將大大方便老師的電子文檔流轉，也方便各部室、老師預約會議室的使用。

4.降低后勤運營成本

學校后勤成本的控制可從煤、電、氣的節(jié)能方面降低運營成本；從提高后勤人員工作效率的方面降低運營成本；從抓好學校物資后勤管理的方面降低運營成本等。只有節(jié)約每一點學校運營的資源，學校的后勤運營成本才會降低。

三、學校后勤精細化管理的策略

1.合理編制學校后勤工作流程

要讓后勤工作管理能夠有序進行，就要從合理地編制學校后勤工作流程開始。這包含以下幾個方面的內(nèi)容：

優(yōu)化后勤崗位編制，學校后勤相關的負責人要用先進的管理理念編制后勤工作崗位，使后勤工作崗位的安排能夠更合理。學校要去除重復的崗位、責任不清的崗位、閑置的崗位等，使每個崗位都能激活后勤工作人員的活力，讓他們在崗位上能真正發(fā)揮作用。后勤相關的負責人要編制崗位責任書，讓后勤人員了解自己的工作范圍及需要承擔的責任。

編制后勤工作方法，即后勤管理人員要將每個崗位的工作方法編制成一本手冊，比如它要說明物資申領的流程、物資派送的時間、保潔工作的頻率、后勤工作紀錄的方法等，這種工作方法能讓后勤人員迅速了解標準的工作方法，使后勤工作人員減少工作的失誤。

做好后勤工作檢查，學校要用多級管理的方式做好后勤管理檢查工作，相關管理人員要用定期或不定期的方式檢查后勤工作人員的工作質(zhì)量，如果一旦發(fā)現(xiàn)后勤管理工作出現(xiàn)問題，要能立即將責任落實到個人。

2.提高學校信息建設工作質(zhì)量

要做好學校的后勤工作，就要抓好學校的信息建設工作，使后勤人員能通過網(wǎng)絡等方式迅速溝通。我們建立了大院工作人員微信群、后勤工作人員微信群，及時溝通反饋后勤工作問題。

學校可以開發(fā)專用的學校后勤系統(tǒng)，目前市場上發(fā)售的學校后勤系統(tǒng)的內(nèi)容較為寬泛，它不能兼顧每個學校的后勤工作情況。學校相關的技術人員要開發(fā)出一套適合學校專用的后勤管理系統(tǒng)，讓學校后勤人員用信息化的方式工作。比如學校如果能夠定期向后勤人員推送后勤信息，后勤人員就能了解自己的工作任務等。一套優(yōu)秀的后勤信息系統(tǒng)能夠極大地提高后勤工作的效率。

3.嚴格控制學校資源應用環(huán)節(jié)

要維持學校的運營需要耗費很多成本，如果能夠控制學校資源的應用，用積少成多的方式做好后勤管理，將能減少學校后勤管理的成本。比如學?？梢杂猛该魑镔Y采購和科學招標的方法降低物資采購的成本，學校在與物資供應商合作時，需要用動態(tài)評估的方法評估物資供應商的等級。相關負責人在采購學校物資的時候，要盡可能地使用節(jié)能設備，比如可以使用節(jié)能電燈、節(jié)能空調(diào)等，雖然節(jié)能設備節(jié)省的水、電貌似很少，然而長年累月的節(jié)省，將能節(jié)省一筆極大的運營成本。同時要求保安工作人員在校園巡邏過程中關注關水、關電、關門等工作。

4.全面提高學校后勤人員素質(zhì)

要提高學校的后勤工作人員的素質(zhì)，學校就要做好定期培訓工作。學校要把培訓的成果與后勤工作人員的崗位結合起來，使后勤工作人員能夠愿意積極地學習、爭取到自己合意的崗位。學校只有用各種方法促進后勤工作人員的學習自主性，后勤工作人員才愿意積極的吸收與工作相關的知識。

學院為了提高后勤人員的職業(yè)道德、服務態(tài)度、服務技能、服務知識等，統(tǒng)一對后勤人員進行了《提升職業(yè)素養(yǎng)、強化服務意識》《提高安全意識，預防安全事故》的培訓。對食堂工作人員進行了《面點、糕點等制作》的培訓，對辦公室、文印室工作人員進行了會議記錄、申請書、請假條、策劃書、工作總結等文案的內(nèi)容和格式處理、歸檔文件整記規(guī)則等內(nèi)容的培訓。通過走出去、請進來，理論與實踐相結合等多種方式，對后勤工作人員進行崗位培訓。

5.實施績效評價機制

做好學校后勤管理工作，需要對后勤人員有一套完整的績效評價機制。目前，我們單位對后勤工作人員制定了《后勤工作人員績效考核制度》，實現(xiàn)每月部門考核，學期行政人員及全體教職工評價考核，按照考核結果對工作人員發(fā)放獎勵工資。

總之，要做好學校后勤精細化管理，就要把學校后勤工作的每個環(huán)節(jié)都優(yōu)化并落實。通過以上的方法，能夠加強學校后勤精細化管理的實效性，使學校的后勤工作能夠成為學校運營工作的有力支持。

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