城市規(guī)劃檔案管理中的問題及對策探究

張?zhí)K燕

檔案管理工作屬于城市規(guī)劃的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在城市整體規(guī)范化管理中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位。檔案真實(shí)記錄一座城市建設(shè)中的全部信息，從開始建設(shè)持續(xù)到規(guī)劃完成，具有極強(qiáng)的權(quán)威性、客觀性和真實(shí)性。不過在城市規(guī)劃檔案管理中仍然存在部分問題，不利于城市的建設(shè)和發(fā)展。筆者主要對城市規(guī)劃檔案管理中的問題進(jìn)行探究，并制定一些有效對策。

檔案是在城市規(guī)劃建設(shè)過程中產(chǎn)生的，涉及到城市規(guī)劃部門的多個方面，作為歷史記錄而存儲的資料，以備將來查詢和考察。在城市規(guī)劃過程中做好檔案管理工作十分重要，能夠為調(diào)整社會糾紛、改造維修、建設(shè)工程和規(guī)劃實(shí)施提供重要依據(jù)，確保城市規(guī)劃各項工作的順利實(shí)施和有效進(jìn)行，為城市居民提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)與城市建設(shè)的發(fā)展。

一、城市規(guī)劃檔案管理中存在的主要問題分析

1.缺乏先進(jìn)的管理制度體系

目前，雖然我國逐步規(guī)范城市規(guī)劃檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和制度，不過由于政府組織龐大，涉及到人員較多，導(dǎo)致在城市規(guī)劃檔案管理工作中，部分機(jī)構(gòu)體制與工作章程的建設(shè)不夠完善，難以真正做到與時俱進(jìn)。而且城市規(guī)劃檔案管理部門受地域性差異的限制，出現(xiàn)不同的規(guī)章制度，導(dǎo)致在全國范圍內(nèi)并不是統(tǒng)一的，各地檔案材料無法進(jìn)行有效交流和互通，從而影響到整體工作效率，檔案資料更是無法充分利用與開發(fā)。特別是各部門、各地方缺乏合作，針對自身的城市規(guī)劃檔案管理工作，缺乏與外界的溝通與交流，導(dǎo)致工作難度提高。

2.工作人員的素質(zhì)有待提升

人力資源在任何工作中都十分重要，在城市規(guī)劃檔案管理用人方面，人力資源部門缺乏相應(yīng)的工作意識，把該項工作純粹當(dāng)成資料保存，缺乏專業(yè)人員的引入。引入的大多是非專業(yè)人員，他們對檔案管理工作缺乏全面科學(xué)的管理能力和意識，甚至無法區(qū)分哪些檔案資料需要保密，導(dǎo)致檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，而且工作人員缺乏積極性，只是對檔案資料進(jìn)行簡單的收藏和保存。在部分經(jīng)濟(jì)落后區(qū)域更是不夠重視城市規(guī)劃檔案管理工作，甚至沒有設(shè)立專業(yè)的部門，導(dǎo)致該項工作比較混亂，難以真正發(fā)揮檔案資料對城市規(guī)劃和建設(shè)的促進(jìn)作用。

3.管理設(shè)備與技術(shù)比較落后

由于政府部門對城市規(guī)劃檔案管理工作不夠重視，投入的經(jīng)費(fèi)支持相對不多，導(dǎo)致該項工作缺乏先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)支持，管理設(shè)備比較落后，有的檔案資料存放環(huán)境封閉、陰暗、潮濕，缺乏相應(yīng)的防盜、防火管理措施，影響檔案資料的安全性，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量和效率。特別是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，在城市規(guī)劃檔案管理工作中并沒有緊跟時代潮流，使用的管理方式仍然比較傳統(tǒng)，沒有及時應(yīng)用信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式，沒有做到電子化存儲，影響管理效率，而且在處理檔案資料時容易出現(xiàn)失誤，嚴(yán)重脫離時代發(fā)展趨勢。

二、解決城市規(guī)劃檔案管理中問題的有效對策

1.提高檔案管理重視程度，建立健全管理制度

在城市規(guī)劃檔案管理工作中，要想解決現(xiàn)階段存在的問題，相關(guān)的政府部門和領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)提升對該項工作的重視程度和認(rèn)識，確保所有的檔案管理工作按照專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程進(jìn)行，包括管理規(guī)范制度、設(shè)施配備和人員引入等多個方面。當(dāng)管理層提高對城市規(guī)劃檔案管理工作的重視程度之后，就能夠有效改善檔案資料管理的效率，以及工作的執(zhí)行力度，調(diào)動工作人員在管理檔案資料中的激情和動力，促使他們形成嚴(yán)謹(jǐn)、端正的工作態(tài)度和專業(yè)意識。同時，在城市規(guī)劃檔案管理總體管理原則與精神方面，需要保持高度統(tǒng)一，各個地方可以根據(jù)自身區(qū)域的實(shí)際現(xiàn)狀修訂規(guī)章制度，建立健全完全的管理標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，以保證檔案資料管理的完整與安全為基礎(chǔ)，提高檔案資料的利用率，使該項工作滿足本地實(shí)際需求，緊跟時代腳步，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量。并淘汰傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)和模式，讓管理體系變得專業(yè)化，且具有時代特色。另外，在選擇城市規(guī)劃檔案管理工作人員時，相關(guān)部門需要引入專業(yè)性人才，在日常的管理活動中可以得到專業(yè)技術(shù)和思維的支持，確保工作流程的專業(yè)性和完整性。在完成規(guī)章制度方面，城市規(guī)劃部門應(yīng)當(dāng)針對檔案管理工作制定一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善管理制度，為該項工作的開展和實(shí)施提供科學(xué)高效的指導(dǎo)，避免在日常工作中出現(xiàn)混亂和失誤，全力構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的管理體系。

2.強(qiáng)化工作人員素質(zhì)管理，打造專業(yè)高效團(tuán)隊

在城市規(guī)劃檔案管理日常工作中，離不開專業(yè)人員和高效團(tuán)隊的支持，正所謂人力資源是第一生產(chǎn)力，加強(qiáng)對檔案管理工作的管理相當(dāng)有必要，需要不斷提升他們的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技術(shù)，全力打造一支高效的隊伍，保證該項工作實(shí)現(xiàn)高效率、專業(yè)化的目的。對此，城市規(guī)劃部門在招聘工作人員時，需要嚴(yán)格控制引入做好把控工作，引入知識化、專業(yè)化的管理人力，確保他們可以勝任檔案資料在管理方面的各項工作，包括收集、整理、開發(fā)、查詢、檢索和利用。并以現(xiàn)有的檔案管理工作人員為基礎(chǔ)，著重培養(yǎng)他們的專業(yè)理念和技能，真正做好人員培訓(xùn)工作，使其邊學(xué)習(xí)邊工作，不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技術(shù)；將最新的檔案管理模式和技術(shù)傳遞給工作人員，使他們緊跟時代潮流，幫助其形成專業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力。同時，應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)城市規(guī)劃檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的專業(yè)化管理與技能培訓(xùn)，提升管理者在實(shí)際工作中的水平和質(zhì)量，確保管理理念和工作模式的先進(jìn)性，借此為檔案管理工作提供有力的智力支持。另外，在檔案管理信息化技術(shù)日益普及的情況下，相關(guān)部門需要做好城市規(guī)劃檔案管理工作的計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)工作，以免他們在實(shí)際工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生畏懼心理，使其樂于學(xué)習(xí)和接受新技術(shù)、新知識，積極引領(lǐng)工作人員使用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行管理，以此提高他們的工作效率和質(zhì)量。

3.增加檔案管理資金投入，建設(shè)新型管理模式

要想真正做好城市規(guī)劃檔案管理工作，增加資金支持和經(jīng)費(fèi)投入是必不可少的，采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式也是必走之路。這就需要高度重視信息技術(shù)在城市規(guī)劃檔案管理工作的應(yīng)用，以此為依托建設(shè)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案資料的信息化管理水平，并實(shí)現(xiàn)實(shí)時共享和交流互通功能。在建設(shè)好信息化檔案管理系統(tǒng)之后，城市規(guī)劃檔案管理部門可采用分級管理的模式，針對不同級別的工作人員開放不一定的權(quán)限，包括瀏覽和調(diào)取等，不僅能夠提高檔案管理工作的安全性，還可以通過共享突破時間和空間的限制，真正突出該項工作的實(shí)際應(yīng)用功能。同時，應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的掃描儀等硬件設(shè)備，以及專業(yè)處理技術(shù)，對以往與現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行適當(dāng)整理后，上傳到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中，確保整體檔案資料以電子形式存儲和運(yùn)用。所以，在城市規(guī)劃檔案管理日常工作中采用信息化管理模式，需要確保軟件和硬件設(shè)備的先進(jìn)性，并配備專業(yè)的技術(shù)性人才，讓檔案管理工作可以快速、高效完成，以此支持信息技術(shù)管理模式的需要。不過需要注意的是，在通常情況下大多以時間為限制，針對年代久遠(yuǎn)的城市規(guī)劃檔案資料需要篩選，選擇一些重要性的資料進(jìn)行保存；而針對新進(jìn)檔案，則需要通過全面數(shù)字化處理管理，并做好原件資料的管理工作，只有這樣才能夠給從多個方面確保檔案資料的完整性，真正做到萬無一失和科學(xué)管理。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作對城市規(guī)劃來說十分重要，相關(guān)部門需要認(rèn)清存在的問題，根據(jù)實(shí)際問題制定可行性、針對性、可操作性較強(qiáng)的對策，從多個方面加強(qiáng)檔案資料管理工作，全力推進(jìn)城市的建設(shè)和發(fā)展。