城建檔案接收與管理工作探討

范海燕

摘 要：城建檔案對城市建設活動發展的過程進行著記錄，也是城市規劃、管理以及建設中重要的一個工作參考。伴隨我國的城市規模逐漸擴大，城建檔案具有的作用得到了重視，在目前信息技術快速發展時代中，城建檔案管理還面臨改革發展機遇，同樣的也面臨嚴峻挑戰。文章主要就是對城建檔案接收與管理工作進行了探討，其中對城建檔案的接收與管理現狀進行了分析，通過對現狀的分析尋找城建檔案接收與管理中存在的問題，提出完善城建檔案接收與管理的措施，希望能夠為今后城建檔案接收與管理工作方面提供一定的幫助。

關鍵詞：城建；檔案接收；管理工作

城建檔案就如同是一座城市建設歷史書，把城市發展軌跡完整的進行了體現。我國對城市建設活動的記錄主要還是利用文字與圖片進行體現的，現代多媒體技術給城建檔案加入了音視頻等元素，把檔案形式進行了豐富。城市總體規劃者利用對城建檔案進行分析與開發，可以對城市發展脈絡準確的進行把握，還能夠對建設中出現的問題及時發現，對城市自然、人文環境面貌的改善有十分深遠意義。城建檔案管理人員在日常基礎性工作中就包含了檔案接收和管理。在這方面提升管理水平，就可以給后續城建檔案建設事業奠定良好的基礎。

1 城建檔案的接收及管理現狀

1.1 專業檔案管理人員缺失

在檔案管理沒有完全的實現信息化改革前，檔案接收與管理工作主要還是通過工作人員來進行操作的。目前，施工單位的人力資源內，檔案管理高素質人才并不充足，檔案管理工作一般是通過兼職人員進行完成的，其實際工作質量并不能夠得到保證。城市建筑行業中檔案管理的人員信息管理能力是相對較低的，并不能夠獲取專業指導，進而在工作中遇到難題并不能夠及時的處理，進而就會導致部分的城建檔案出現缺失。

1.2 資料接收不夠及時

在對城市建設完成之后，有關的資料并未及時在城建部門檔案館中轉送，這就會對資料歸檔的處理有一定的延誤，進而還會造成城建整體文件的缺失，在互聯網中工程資料運用的情況也不是很明確，這都會對今后城建工作順利的開展形成阻礙。從本質上來講，城建檔案管理其實也就是對城建工作進行總結，把已經完成的建設工程進行記錄，給領導決策提供一定的參考，因此，城建檔案需要進行及時的歸檔，進一步為今后城建工作指明方向。

1.3 檔案安全得不到保障

目前，我國城建檔案管理的安全問題在不斷地凸顯，在各行各業中，其競爭也逐漸激烈，管理的體制不健全，這就會對檔案管理工作的發展有一定的影響，城建檔案主要還是以紙質載體進行保存的，對火災預防也并不是很到位，還存在一些安全方面的隱患，此外，其信息化程度也并不充足，對于共享數據庫目標也同樣沒有進行實現。

2 城建檔案接收與管理工作存在的問題

我國城市建設事業的發展日新月異，城市建設的腳步也在不斷加快，這就需要城建檔案管理效率進行提升，信息時代檔案管理逐漸地走向了數字化的道路，為對我國城市建設方案進一步的完善，對城建檔案管理專業性的要求也在不斷的提升，但是，在近年來中，還存在諸多方面的不足，主要表現在以下方面中。

2.1 城建檔案缺少統一接收方法

檔案分類進行管理，其實是系統的一項工作，從目前的情況來看，城建檔案的數目比較龐大，其信息種類也是多樣化的。在進行城建檔案管理的過程當中，需要對檔案轉移接收問題經常處理，實際上，這一個過程中是最容易出現檔案缺失的一個過程，同樣還會導致信息被泄露。城建檔案接收的方式也是相對比較單一的，各職能科室檔案管理的效率也并不高，檔案管理地位相對也比較的被動，其接收時間消耗也比較長，并不能夠對積壓檔案及時的處理，這就會導致檔案管理的工作出現機械化，工作人員工作的效率也相對較低。

2.2 對城建檔案管理的重視程度低

目前，諸多的檔案管理工作都面臨著重視程度較低等問題，城建檔案管理也同樣如此，在城市規劃建設進程當中，諸多數量珍貴的資料都需要良好的保存，這是具有文化價值歷史性的工作。但諸多的建設單位并沒有把檔案管理意識在實際工作中進行落實，對檔案管理的工作資金投入也并不充足，其主要表現在重視程度的不足，還有檔案部門邊緣化方面。

2.3 信息化水平較低

諸多的城建檔案管理部門由于經費比較欠缺，不能采購相應的現代化設備，與此同時，還不能夠對舊設備進行更新，進而就會造成諸多的數據信息很難處理，檔案工作還是局限在紙質檔案管理的模式中，并沒有產生行之有效的電子檔案。還有就是在“互聯網+”環境中，人員的素質對于新時期檔案管理要求很難滿足，數據庫對于使用的要求也很難滿足，進而就會對檔案資料共享、信息化操作實現有

阻礙。

2.4 城建檔案質量較低

城建檔案接收的標準，其主要包括了以下4個方面，也就是完整、安全、準確、系統。但在實際的工作中，城建檔案接收單位還存在很多方面的弊端，這就會造成城建檔案存在內容不全、檔案內容和實際工程項目存在誤差、檔案設計不符合標準、檔案簽章不齊全等各種的情況，這些情況會造成城建檔案質量的低下，會讓城建檔案內信息不能夠有效的被利用。根據城建檔案接收相關規定表明，在每份進入檔案館的城建檔案中，其都需要具有安全、準確、系統、完整原則，但在實際管理中，進入檔案館資料時常會存在內容不完整，記錄不準確等各種各樣的問題，以至于造成諸多檔案資料不能夠被很好

利用。

3 城建檔案接收與管理工作的完善措施

3.1 完善城建檔案接收方式

移交城建檔案就一定要對統一方法進行運用，這同樣是面對龐大檔案數目一定要進行的改革，利用調研人員的派遣，對城建檔案館檔案進行整理，其中就發現檔案數字化交接已經成為了一種必然的趨勢，利用互聯網才可以實現檔案即時交接。

城建檔案收集、利用、保管等都具有行政職能，受到相關法律法規約束與保護。目前，檔案工作依據相關的法律包括了以下幾種：《檔案法》、《城市規劃法》、《建筑法》等，相關部門規章包括：建設部90號令的《城市建設檔案管理規定》、國家檔案局的《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》，城建檔案法規的建設已經初具規模了，依法行政法律的依據也十分有力。

在各個城市的城建檔案館中，就應該把基層檔案室、城鎮城建檔案交接的工作開展起來，與此同時，還對每年一度檔案執法檢查的工作進行展開。在兩項工作開展過程當中，其中還存在諸多的問題與缺陷。為了能夠讓各個城市對城建檔案管理制度進一步的完善，還要派工作人員跟蹤指導，根據有關法規與城建檔案職能的要求，對城建檔案法制化著力的進行推進，把執法監督加強，進而對開展檔案行政執法監督、促進城建檔案工作充分的發揮作用，進一步提升依法管檔與行政水平。

3.2 提高人們對城建檔案的重視程度

長時間以來，人們對城建檔案之所以不重視，這主要是由于對城建檔案并不了解。因此，可以利用新式展覽綜合性傳播媒介把公眾興趣與關注程度進行提升，通過對文字、錄像、模型以及實物等多種傳媒工具的靈活運行，圖文并茂，讓更多人對城建檔案法律法規與工作的內容進行了解，還能夠通過對電視、網絡以及報紙等方式運用，進一步宣傳檔案價值與作用，突出城建檔案在項目工程完工之后在將來具有的改建、維修、擴建等不可替代的作用，讓公眾對于城建檔案館能夠充分了解，還可以有正確認識，進而把人們對于城建檔案的重視提升。

在新管理的模式之下，城建檔案工作的重心已經從過去單一傳統紙質檔案館轉變成為了多元化與適應現代化發展需求數字化新模式城建檔案館了。在新的模式之下，應用大量新設備與技術，開發信息系統，這對于檔案工作者素質需要也就會有很大程度變化。怎樣與城市建設需要適應，并創造性開展服務的工作，這成為了檔案工作者面臨的一個新課題。所以說，檔案工作者不僅要加強思想素質教育與職業道德教育，對于公共意識還要進行培養，樹立優質服務的理念。此外，還應該深入基層提供業務指導，要求檔案工作者不只是要對檔案管理知識掌握，還應該對城市規劃、建設等相關專業的技能、知識掌握，對新知識不斷的吸收，進而才能夠與新時期城建檔案工作發展的要求相適應。

3.3 培養大數據思維

對城建檔案工作來講，需要把過去檔案管理的理念進行及時轉變，這不只是需要把檔案數據看作是檔案館資源，還需看作是數據的資產，對資產管理方法利用，把其價值不斷提升。經過多年信息化的發展，目前城建檔案館內對城市建設、規劃檔案數據進行了匯集，但只局限在對大量數據信息保存方面是不夠的，需要對這些數據進行分享與發布，才可以把城建檔案數據的價值有效提高。這就要求不能夠封閉，被動對外界提供各類的數據信息進行接收，需要主動的出擊，運用大數據對城建檔案數據信息進行廣泛的收集，對檔案館中數據進行不斷豐富和更新。

3.4 加強檔案接收質量

城建檔案接收的工作對于諸多的行業與政府部門都有牽涉，和建設系統內單位相比較來講，非建設系統內單位的檔案接收更加困難，其程序復雜的程度也十分高。因此，檔案接收相關管理人員就應該對自身工作積極完善，同時站在新形勢要求與規章條例角度出發，根據各種的規范性文件要求，對接收工作標準與內容進行明確。

在2015年出臺的《建設工程文件歸檔規范》中就對各單位職責要求進行了明確，并適當的調整了城建檔案接收的范圍，還把無價值檔案資料數量進行了降低，保證檔案質量與數量。例如在歸檔文件的范圍中，不僅是局限在紙質資料中，其中還包括了影像、電子檔案，這表明城建檔案數字化時代的到來。還有就是工程檔案驗收工作，從建筑工程文件擴展成為了市政工程文件，其中就對地下管線工程、道路與橋梁工程等進行了包括。隨著我國城市化進程加快，之前城建檔案歸檔的工作方式已經不能滿足城建檔案工作發展的需要了，根據歸檔規范要求，對城建檔案積極主動接收，提高檔案質量和使用的效率。

3.5 更新與改進接收進館方案

城建檔案一定要執行集中統一管理的原則，也就是說，必須要根據規定向檔案管理機構、或者是檔案工作人員移交。即使已經有相關檔案接收的規定，但是面對日漸增加的城建檔案數量、經辦人對資料處理手法的不同，舊城建檔案接收方式并不能夠與目前情況相互適應。對于“守株待兔”舊的工作模式，經過長時間實踐經驗表明，這并不利于檔案事業的進一步發展。城建檔案接收的工作就應該與時俱進，應該對“坐等接收”單一的模式進行改變，實行新的接收方式。近些年中，各個城市檔案館實行了派工作人員到建設施工單位進行指導，對檔案進行整理、接收以及分類，進而對檔案進館速度提升，對于檔案完整性也有了保證，遇到問題時能夠及時解決。另外，還應該對文檔一體化、檔案數字化建設加強，進而能夠形成有機的整體對其加強管理。在日常對城建檔案接收中積累經驗，共同磋商，形成新體系，節省用戶查閱檔案的時間，提升工作效率。

4 結論

對城市發展來講，城建檔案有著重要的作用。目前，我國正處在城市建設快速發展的階段中，城建檔案接收工作存在很多方面的不足，基于此，為使我國城建檔案接收工作質量進一步提升，應該轉變原有思維模式，優化城建檔案接收工作，進一步提高城建檔案管理水平，促進城市建設更好的發展?？傊诔鞘薪ㄔO中，城建檔案管理的水平對國家城市化建設水平有充分的體現，也是全部工作反映。建設人員就應該在根本上轉變檔案管理意識，順應時代發展，改革陳舊觀念。對城市建設來講，檔案管理工作十分的關鍵，需要社會各界共同的努力。城建檔案館長時間以來都是堅持“服務適應需要與服務引導需要”原則對社會進行服務的，在提供優質服務的過程中，還需要把整個社會對于城建檔案認知的程度進行提升，運用真誠服務獲取群眾知名美譽度。在新時期，城建檔案接收及管理工作的提升對于城建檔案工作者來講是嚴峻的考驗，需要努力做好工作，還需要運用創新和多元化發展，促進城建檔案事業健康發展。

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