淺析人才流動引發的人事檔案管理問題

覃衛英

摘 要：在市場經濟不斷發展之下，人才流動實現了人才資源的優化配置，然而人才流動的不規范也帶來了人事檔案管理的諸多問題，本文針對我國當前檔案管理的實際狀況，對人才流動帶來的人事檔案管理問題進行了深入地分析，并提出相關的建議加以解決。

關鍵詞：人才流動；人事檔案管理；棄檔

目前，人才是各個企業以及單位不斷進行搶奪的競爭資源，在市場經濟不斷發展的今天，人才也是經濟社會發展中非常重要的資源條件。在這種現象之下，各個方面的人才為了獲得更好的發展平臺，為了自身更適合的發展環境以及生活水平，他們會脫離原先的人事管理條件限制，走向新的崗位，帶來了人才的不斷流動，這使得傳統的人事管理制度受到了很大的挑戰，尤其是人事檔案管理方面。

1 人才流動帶來的人事檔案管理問題

1.1 “綠色通道”現象

“綠色通道”現象主要是指的不攜帶個人人事檔案的人才流動情況。也就是說新的人才用人單位為了能夠使得人事檔案管理更快地滿足人事檔案的需求，在沒有收到新進人才原先的人事檔案的情況下，重新為人才個人建立起人事檔案的狀況。然而，在這種“綠色通道”的情況之下，這就會帶來一些人力資源部門原先的人事檔案的作用被慢慢弱化并消失，后果嚴重的話還會帶來極大的不穩定性及相關的問題。

1.2 人才資源共享現象

人才資源共享現象和“綠色通道”現象不同，它不會將人才和原工作單位的人事關系隔離開，是通過輸出人才的智力支持就能夠獲得報酬的人才流動形式，例如兼職老師、咨詢顧問等等都屬于這種類型。傳統的人事檔案管理制度是讓人才的信息情況可以在檔案之中能夠得到全面的反映，人才在各個單位之間的檔案管理工作如何能夠實現集中管理，這是在進行人力資源共享狀況的時候要解決的重要問題。

1.3 人事代理檔案管理雜亂

目前，在一些企業之中，人事檔案都是人事部門進行管理的，在一些情況之下會出現不健全的管理，使得人員檔案材料出現丟失的情況，因此，一些企業經常委托人事代理來管理人員資料，但是很多企業因為沒有檔案管理的理念，也沒有與人事代理機構獲得良好的交流和溝通，對于檔案材料的歸檔以及移交制度沒有建立，使得一些比較重要的檔案收集方面不夠全面，而且也沒有及時地進行移交。另外，因為檔案材料對于原始性方面比較重視，可能就只有一份，沒有備份的情況之下，一旦將這些原始資料丟失，對于個人帶來很大程度地影響，對于檔案管理來說也是非常消極的一面。

2 應對人才流動帶來的人事檔案管理的建議

當前，在人才是單位所有的條件上，建立了人才和檔案密切以及同進退的人事檔案管理制度及模式，當人才離開原先的單位就職于新的單位的時候，人事檔案的轉移前提條件是原單位同意人才的離開。不然的話，即便人才離開原先單位到新單位的工作崗位上，他也不能夠使得自身與自己的人事檔案共同進退。而上面提到的人才流動的“綠色通道”現象就是基于這種狀況產生的，這種現象的出現，可以不受人事制約，然而，對于人才個人來說，這種現象的存在即便是方便了人才在現實狀況之下的流動，但是也是有很多的隱患問題。目前，一些制度要建立在人事檔案的基礎之上，比如社會保險制度、退休制度等等。也就是說，檔案管理人員在進行人事檔案管理的過程之中要建立起健康的管理理念，同時也要深入改革檔案管理制度。

2.1 建立健康的人事檔案管理理念

建立健康的人事檔案管理理念，就要使得經濟市場條件之下的人才流動能夠滿足人事檔案管理的需求，并且要達到人事檔案管理高效率發揮其作用的要求。所以，人才流動是社會上比較常見的現象，人事檔案管理還是對人事管理進行服務，因此，人事檔案管理的工作要基于社會需要的基礎之上。人事檔案和人的發展之間有著密不可分的關系，對于檔案管理理念就要建立在人的發展基礎之上。然而，人才流動在市場經濟發展的今天越來越普遍，使得一些人事檔案管理理念也出現了非常顯著的局限性。所以，人事檔案管理人員要對當前人事管理出現的新問題進行解決，這樣對于實際的人事管理工作進行有效地開展，也能夠提升人事管理工作的效率水平。

2.2 完善人事檔案管理制度

由于人事檔案信息和人事管理之間的關系非常密切，傳統的人事檔案管理制度存在很多的問題，隨著人才流動頻率的增加，使得用人單位在這種人事檔案管理制度之下開展工作，導致信息的不全面。所以，對于目前人事檔案管理制度的改革是必然的，對于人才流入新單位檔案以滿足用人單位的需求，新的人事檔案管理制度需要各個用人單位做到以下方面，也就是在對現行在職人員檔案進行繼續保管的情況之下，還需要通過特殊方式向流出人員的單位提供檔案的信息，實現共享的作用。在這種情況之下，能夠使得現行人事管理滿足檔案信息的需求，也能夠對人才能夠發揮其作用及未來發展提供檔案信息方面的保證。為了使得現有人事管理工作能夠更好地開展，并能夠為人才作用的充分發揮和更好發展提供信息支持，要對原有的單位人事檔案信息管理制度進行改革，從而能夠跟上其在現代社會之中的發展。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

傳統的人事檔案收集的主要材料有人才的學歷、工作經歷以及獎懲信息等，這些材料大部分是比較空泛的，其真實性難以得到保證。所以，這些材料不能夠將各類人才的能力客觀地反映出來。而且，傳統的人事檔案之中還會出現學歷造假等情況，高層次人才是當前社會非常緊缺的資源，也成為了用人單位爭搶的對象，也會有很多人為了獲得較好的福利待遇而在自身的人事檔案上作假，使得人才流動市場比較混亂，其價值很難發揮出來。然而在電子監控、聲像等新載體之下，通過信息技術以及網絡技術使得用人單位和檔案代理機構之間的溝通更加地方便，也便于人事檔案信息實現動態管理，人才信息網的開放能夠為企事業單位選拔人才提供真實的信息，并保證了服務的高效率。

2.4 強化人事檔案社會化管理

目前，大部分的人事檔案都是企業進行管理的，對于其實際管理沒有國家有關部門的管理。因此，為了保證人事檔案管理的質量，更好地發揮其作用，就需要建立國家權威部門，能夠使得人事檔案管理更加地有效，更好地分離人事檔案和單位，在這種情況之下，即便發生人才流動的情況，也能夠減少對原有管理模式的影響。同時，對于監理國家權威人事檔案管理部門，需要明確規定專門部門的職責，不能夠使得各個部門在實際工作之中出現責權不明的情況，有效地提升人事檔案管理的水平，有效地解決人事檔案管理工作中出現的問題，有效地保證人事檔案管理順利開展。

3 結語

對于人才檔案管理工作而言，人才流動帶來的問題對于人事檔案管理帶來了極大的影響，因此對于人才流動而導致的人事檔案管理問題的解決是非常必要的。所以，在人事檔案管理工作之中，各部門人員要意識到人才流動帶來的人事檔案管理問題，并針對這些問題提出有效的建議進行解決，從而更好地開展人事檔案管理工作。

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