檔案信息化與檔案利用

朱召展

當今社會，檔案信息化已在世界范圍內廣泛使用，與此同時，檔案信息化建設對技術水平的要求很高，在建設過程中會遇到諸多問題。那么如何實現檔案信息化讓檔案資源得以利用，正是當前檔案工作管理人員急需解決的問題，也是這篇文章所講述的問題。

檔案信息化的根本即是將檔案信息進行數字操作以保證轉移信息的可靠性和完整性，在進行信息化操作的過程中，工作人員所做的每一步都至關重要。檔案信息化時代的到來也標志著我國檔案現代化管理水平的進一步提高，由此可見，快速全面實現檔案信息化是時代發展的產物，更是提高信息服務水平的重要選擇。檔案信息化有利于高效地保存和處理信息，將檔案信息處理方式向社會公開，也有利于實現全民共同分享信息。

了解檔案信息化的重要內涵是所有工作的先決條件，它簡單來說就是利用現代發達的高新技術將紙質檔案、書面文檔信息進行整合，多角度管理，在需要信息時第一時間能找出所需要的內容，實現資源的共享。這種技術主要面向現代化，對技術水平的要求高，將檔案實體信息提取出來為社會提供了更多便利。

實現檔案信息化對我國檔案業的發展有非常重大的意義和必要性。就檢察系統而言，黨務政務工作及案件材料等均對電子信息資源需求量大，行政部門每天需要接受大量政務文書、政策綱領，同時需要進行上傳下達，檢察人員每天同樣需要對處理過的案件進行梳理，寫成案卷進行歸檔儲存。因此，一個單位的工作人員對檔案的保存不能僅限于檔案實體，不僅因為檔案實體體積大，占地面積大，而且會增加查詢資料的人員的工作量和工作難度。此時，若實現檔案信息化建設即可輕松解決問題，行政人員及其他部門人員皆能快速接受和發送資源信息：當需要尋找過去重要信息資源時，工作人員可通過信息資源的整合順序快速找到所需內容。與此同時，實現檔案信息化建設還有利于提高檔案資源的價值；有利于將陳日而無法翻閱的紙質檔案資源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真實性；有利于實現內容共享，社會人士可根據自己的需求尋找相關的檔案資料，這樣以提高資源信息的利用率，從根本上實現資源信息的自身價值。

檔案信息化建設是面向現代化的重要舉措，因此，檔案管理人員需要更新自身的管理理念，萬萬不能把檔案管理工作看成簡單的檔案資料保管工作。管理人員自身首先要樹立良好的工作態度；堅持正確的法制意識；積極舉報利用檔案資源信息從事非法事務的不法分子；最后樹立科學的效率意識，利用信息資源聯通的功能，快速準確地查詢到所需信息。

緊隨其后，講一講檔案信息化建設過程中有哪些注意事項：

首先，檔案信息化建設中要與時俱進。此過程中要與時俱進、同步創新，在本單位的信息資源基礎上，為其添加現代化元素，增強檔案信息的實用性和新鮮度，在管理人員觀念和信息資源同步創新的基礎上，促進檔案信息化建設的更好推進。

同樣地，檔案信息化建設過程中也要嚴守重要信息。此過程中需要開通安全傳輸渠道，檔案信息系統內部有相應防護網防止信息泄露，以國家保障的相關法律為依據嚴厲打擊不法行為，制定詳實周密的檔案資源安全計劃。更加重要的是，檔案管理人員必須先樹立基本的信息保密意識，不泄露相關檔案信息，時刻關注檔案信息動向，防止犯罪分子利用非正常方法偷竊甚至篡改機密信息，保證信息的真實性和準確性。

鑒于檔案信息化建設過程中仍然存在著諸多隱患尚未解決，由此我想了一下幾點基本對策，僅供參考：

1）集中處理檔案資源，保持其協調性。檔案信息化建設作為難度與信息量極大的工作，需要建立統一的檔案資源處理機構進行信息的整合、分類及信息資源合理分配，要保證工作的合理安排和穩步進行就需要有一個強有力的指揮部門發揮作用，各部門明確分工合作，負責網絡傳遞信息的部門提高工作效率，讓人們快速接收到所需信息，滿足人們對檔案資源的基本需求。

2）建設過程中堅持把握工作方向。在檔案信息化建設的過程中需時刻把握工作方向，即充分利用檔案資源，一切從實際出發，相關單位可以結合單位發展實際和信息需求，對某方面的檔案信息重點開發使用，穩步推進信息化建設，避免資源的浪費。

3）培養、提高檔案工作者的良好品質和專業素養。檔案資源信息化建設對技術要求高，因此需要保證檔案工作人員的基本素質，首先就是樹立建設過程中所需要的“三觀”，相關企業可根據檔案資源信息的不同分類開設不同的檔案管理培訓班或帶領工作人員參與相關科研所的重要講座，吸取經驗，注意發現和培養人才，同時提高工作人員在基本的信息管理、信息篩選方面的技能。增強檔案信息化建設的實際操作性。

新時代，檔案信息化極大提升了檔案管理效率，從各方面來說都有利于提高檔案資源的利用率和基本信息的整合，因此，我們需要穩步推進檔案信息化建設，實現檔案信息化與時代同步發展，為全民提供更加便捷的檔案信息服務。