數字化背景下聲像檔案管理問題的探討

申飛月

摘 要：隨著科技進步的日新月異，網絡信息技術影響力不斷擴大，諸多行業的運行模式發生轉變，檔案也不例外，需要結合網絡信息技術的優勢，全面提升檔案現代化管理水平。聲像檔案是檔案管理的重要內容，自身管理存在難度，一旦管理模式不科學，很難實現高效的檔案管理。為此，信息技術與聲像檔案的結合成為必然。筆者通過對數字化背景下聲像檔案特點的闡述，指出當前聲像檔案管理中存在的問題，并給出加強管理的意見建議，以期推動聲像檔案價值和作用的發揮。

關鍵詞：數字化；聲像檔案；管理

聲像檔案是指國家機構、社會組織及個人在社會活動中形成的具有一定保存價值的，以音像為主要反應方式，以感光材料或磁性材料等為載體，并輔以文字說明的歷史記錄。這些檔案資料以其圖文并茂、聲像俱全、真實生動等獨特形式，真實而鮮活地記錄著各地不同時期的社會、經濟發展的歷史面貌和各行各業眾的重要活動，是時代的原始再現，更是留住文明足跡、維護歷史真實的原始資料，是國家的一筆寶貴財富。作為整個檔案資料的重要組成部分的聲像檔案，隨著事業的發展和全媒體時代的到來，聲像資料的內容越來越豐富、種類越來越多，存儲量越來越大，社會對聲像檔案的共享利用的要求也越來越高，而現有的檔案管理手段和方法已不適應時代發展的要求，必須采取措施，改進管理方法、提高管理水平，推動聲像檔案價值和作用的發揮。

1 聲像檔案的特點

1.1 收集的廣泛性

聲像資料內容非常豐富，種類繁多，涉及當地各個時期的歷史風貌及當地社會各階層的政治、經濟、文化等活動，表現形式包含照片、聲視頻資料、錄影帶、光盤等，這些都是檔案部門收集的對象，非常廣泛。

1.2 內容的真實性

一般來說，聲像檔案主要是視頻和音頻錄制，并附有一些文字來描述一些歷史內容，諸如唱片、照片、文字等不同特點的材料，闡釋的都是事實、史實。同時把具有巨大價值的音像資料進行定期系統收集整理和歸檔，因而在檔案資料運用中，聲像資料存儲完整與否，直接影響到其是否真實、嚴密，是否可以客觀地反映社會內容，充分展示歷史舞臺的形象，從而直接影響到其應用價值。

1.3 傳播的專業性

一是聲像檔案可以直接顯示社會各階層的面貌，無論哪個階段或時期都可以直接反映出來。二是真實性檔案，不可替代，它不僅記錄了已發生過的事情或現象，對于社會發展是一個重要的參考，丟失或損壞則是不可挽回的損失。三是聲像檔案的專業性，是公眾輿論和宣傳方向的主要傳播者，反映了一個時代所呈現出來的主流意識形態和價值取向。[1]

2 聲像檔案數字化管理的現實意義

1）聲像檔案是檔案管理的基礎之一，應依據不同標準進行類型的合理劃分。在整個檔案管理中，聲像檔案具有基礎性地位，發揮基礎性作用。立足傳統檔案管理，紙質檔案與實物檔案的區分依據為檔案載體。通常，聲像檔案隸屬于實物檔案范疇。另外，聲像檔案自身也可以進行細分，主要包含圖片、錄像以及錄音等。隨著社會生產方式的不斷變化，聲像檔案主要憑借用途進行類型劃分，但管理方式仍沿用傳統紙質檔案模式。

2）數字化聲像檔案的發展適應時代發展需求，與新階段實踐相契合。網絡信息技術的發展離不開計算機與通信技術的支撐，傳統檔案管理深受影響，聲像檔案的管理與其關系密切。第一，在數字信息技術的應用下，數字資源規模與數量增大，類型多樣，使以傳統載體為基礎的聲像檔案受到極大的沖擊。同時，隨著科技水平的不斷提高，數字聲像檔案必將取代實物聲像檔案。第二，為了順應時代發展趨勢，強化數字化聲像檔案的管理，檔案管理人員需要深入了解數字化管理模式和主要應用方式，掌握運行手段，推動聲像檔案數字化建設進程，強化計算機統一管理的作用。

3 數字化背景下聲像檔案管理問題

3.1 聲像檔案管理制度不健全，導致管理無序

目前，檔案管理制度主要針對的是紙質以及實物傳統檔案，涉及聲像檔案方面的管理制度很少，數量有限，缺乏針對性的引導，整體管理工作效率不高。即便制定相應規范，執行也經常難以到位。究其原因，主要源于管理制度的不完善，這種情況勢必造成聲像檔案管理的無序，導致很多有價值的信息尚未得到及時、有效的保存。[2]

3.2 聲像檔案的價值尚未得到正確認識，處理與保管缺乏有效性

聲像檔案雖然處于基礎性地位，但是很多檔案管理機構對其缺乏深入與正確的認識。具體講，一些單位雖然收集了大量圖片，但是缺乏及時有效的分類與處理，甚至出現照片模糊、底板丟失、說明性信息模糊等情況，降低了聲像檔案保管的有效性。

3.3 聲像檔案管理人員專業能力有限，綜合素養亟待提升

從本質上講，聲像檔案管理質量與管理人員素質密不可分。目前，檔案管理人員素質參差不齊，很多人員尚未經過專業檔案管理業務培養，知識體系不完善，工作全憑經驗，業務能力不強，水平不高。面對飛速發展的互聯網技術，檔案管理面臨更高要求，但管理人員缺乏對多媒體知識的全面掌握，阻礙檔案事業信息化建設順利進行，導致聲像檔案開發與應用水平較低。

4 數字化背景下解決聲像檔案管理問題的措施

4.1 完善制度，規范收集整理程序

依照《檔案法》等規定，結合實際建立相應的一整套管理制度，對聲像檔案從產生、收集、移交到歸檔都實行嚴格的統一管理。對收集上來的聲像資料進行分類、整理、排列、編目，按照不同內容、不同載體形式的歸檔要求來確定歸檔范圍，劃分保管期限，然后刻錄數據光盤，進行標識說明。歸檔的文字稿要求字跡清楚、規格統一；歸檔音像帶要求聲音清楚、畫面清晰；圖像資料要求進行數字化壓縮儲存，做出詳細目錄檢索，并附文字說明。要對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定，并對長期或永久保存的聲像檔案定期向上級檔案部門移交，防止損毀或丟失，確保檔案的安全。

4.2 積極開展檔案人員培訓工作

積極開展檔案人員培訓工作，全面提升管理者綜合素養，檔案數字化建設專業性強、素質高的管理人員不可或缺。為此，要重視管理人員綜合素養的全面增強。首先，管理高層要切實提高對聲像檔案的認識，增強重視程度，合理進行資金投入，完善與更新聲像檔案數字化設備。其次，積極開展培訓與教育，有效提升檔案管理人員的信息化管理能力，增強職業素養。最后，結合行業發展，多渠道引進先進管理人才，發揮人才對檔案管理的促進作用。

4.3 提質升值，加快開發利用

隨著數字化的不斷發展，聲像資料的規模和種類也在不斷增加，我們要積極盤活現有的聲像檔案資源，進一步挖掘其內在價值。另外，在當前全媒體、融媒體迅猛發展的環境下，聲像檔案的開發利用還需進一步提質升值，檔案資源不應僅受限于所屬部門，還應與社會利用者更多的交流、合作和共享，使之來源于社會，回饋于社會，以達到效益的最大化。[3]

5 結語

信息技術的發展拉近了社會生產生活與互聯網的關系，聲像檔案的管理也要緊跟時代發展，強化對傳統管理模式的創新，以數字化為技術支撐，構建新型管理理念。深入剖析聲像檔案數字化管理中的不足，準確掌握原因，形成針對性策略，提升針對性，加強制度建設，有效提高管理人員的綜合素養，推動聲像檔案的有序、可持續發展。

參考文獻

[1]包英.基于數字化背景下聲像檔案管理的若干思考[J].辦公室業務，2017（05）：89.

[2]周成龍.數字化背景下聲像檔案管理的難點及對策[J].蘭臺世界，2017（08）：57-60.

[3]宋茜.大數據時代實物與聲像檔案的數字化管理[J].管理觀察，2016（23）：88-89+93.