高校辦公室檔案管理的問題及對策

董琦

摘 要：大數據背景下，新時代賦予我們新的使命，高校辦公室檔案管理面臨新的挑戰。文章首先分析了高校辦公室檔案管理的現狀及問題，結合時代特點，提出了高校辦公室檔案管理發展的對策。

關鍵詞：檔案管理；高校；數字化

隨著不斷擴招，搞笑的規模不斷擴大，各學院、學科不斷細化、完備，高校辦公檔案數量激增。高校辦公室檔案涉及學生檔案、辦公檔案、教學檔案等幾大部分，是高校檔案管理的重要組成部分。高校辦公室檔案的有序、數字化是發揮高校檔案管理職能的重要基礎。但是高校檔案的整理工作復雜，需要花費大量的時間，所以，如何結合數字化，探索出一條科學、效率的管理辦法是新時代高校辦公室檔案管理需要解決的最重要、最緊迫的問題。

1 高校辦公室檔案管理的現狀及問題

高校辦公室檔案來自多渠道，涉及多方面，同時，在新時代背景下，高校辦公室檔案需要將傳統與數字化相結合，但是，在具體檔案管理過程中出現了很多問題。

1.1 標準無統一，檔案整理無秩序

自《高等學校檔案實體分類法》實施以來，受到各大高等院校的青睞，越來越多的院校將此規定應用于檔案管理中去，后來發布的《歸檔文件整理規則》對檔案管理的方法進行改進，采取以“件”整理的方法對檔案進行歸檔整理。雖然兩種方法得到了廣泛應用，但是在應用過程中各有利弊。高校辦公室的檔案整理手續并不健全，各種檔案的整理過于隨意，在人員發生變動時，沒有一個規范的交接程序，容易造成文件的遺失。目前，尚未有一個全面、完善的高校檔案管理辦法，這也成了高校辦公室檔案管理亟待解決的重要問題。

當前，高校辦公室的檔案按照時間來分可以分成老檔案和新檔案。在老檔案的管理過程中，經常出現檔案整理無秩序的情況，順序混亂，失效的文件沒有及時處理。新檔案中，由于學院合并，學科建設新需要產生的檔案在管理上與原有檔案有一定的區別，這也成為檔案管理面臨的新問題。

1.2 保障不完備，電子檔案未普及

數字化電子檔案已經成為新時代檔案管理的重要手段，在《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件被界定為數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、硬盤、光盤等載體，依賴于計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子檔案的應用需要合適的存儲設備，但是，目前很多高校辦公室僅配備電腦、打印機、掃描儀等基本的設備，硬件設施保障并不完備。同時，缺少良好的網絡保護措施，容易造成網絡的漏洞，嚴重威脅系統里的文件安全。

另外，數字化電子檔案與傳統紙質檔案在分類形式上存在很大差異，電子檔案的系統模式比較欠缺，電子檔案的應用不能良好的普及。同時，如何將電子檔案與數字化有機結合也是數字化電子檔案發展過程中面臨的重要問題。

1.3 專業性薄弱，工作人員技能差

在高校辦公室工作人員中，多數人處理事情的能力很強，但是，檔案管理相關專業的工作人員較少，缺乏專業知識和檔案管理的經驗。從事檔案管理的工作人員沒有建立起良好的檔案管理意識，缺乏學習的主動性，在工作過程中，經常出現新舊文件、重要普通文件等混淆的情況，檔案歸檔更新不及時的情況，數據重復采集使用的情況等等。

隨著高校辦公室檔案數量的增多，涉及范圍不斷擴大，對辦公室人員專業性、綜合素質的要求不斷加深，提升辦公工作人員的專業性技能，已經越來越引起相關部門的重視。

2 高校辦公室檔案管理的解決對策

新時代、新形勢，高校辦公室檔案管理迎來新挑戰的同時，也帶來了新的發展契機，這要求我們充分重視高校辦公室檔案管理的基礎性和重要性，通過多方努力，提出有效措施，不斷完善此項工作。

2.1 制定標準，建立檔案管理新秩序

高校辦公室的檔案中，老檔案往往很令人頭疼。針對高校辦公室老檔案的管理，我們可以按照時間軸進行梳理，已經整理完畢的老檔案，我們可以簡單歸檔整理結果。如涉及到高校校際合并、院際合并的檔案，我們可以統一以一個主體原來的標準作為指導，來進行檔案的整理工作。

無論是“卷”整理還是按“件”整理，隨著新時代的發展都顯現出了各自的優勢與弊端，所以，我們要將實際情況與《歸檔文件整理規則》相結合，根據各自院校、辦公室的不同情況，具體問題具體分析，充分發揮“卷”與“件”的優勢，建立規范的、實用性強的、系統的整理模式。“卷”與“件”應用于不同類型的檔案管理。如：“卷”適合應用于科研領域的檔案整理工作，而“件”在高校黨群、行政文案的整理上可以充分發揮其優勢。如將兩者結合的同時，考慮本校、本院、本專業的具體情況，制定新的標準，那么高校檔案管理將會有一個全新的秩序，必將更具科學性、系統性。

2.2 加強保障，廣泛推行檔案數字化

首先，高校應結合自己學校的實際情況，該建立本校辦公室數字化電子檔案管理規范，明確檔案的分類目錄，規范操作流程與格式。數字化保管便利、使用便利、操作便利。如學生成績這樣的利用率比較高的資料，我們就可以利用數字化手段進行整理。

比起辦公室的老員工，研究生助教、勤工儉學的本科生更容易掌握數字化電子檔案整理的要點，所以，我們可以為學生進行培訓，無論是設施設備的使用，還是電子檔案整理的要點，都制定出相應總結帶訓步驟，并規范成文。同時，我們要加強硬件設施的保障，加大投入，并與學校信息化中心等部門積極協作，搭建信息化平臺，學習并了解數字化電子檔案整理的相關軟件，保證辦公室檔案安全、規范的應用到辦公、教學、科研當中去。數字化是新形勢賦予我們的新要求，為了能更好的適應時代的發展，我們要在學校各部門、各科室內積極推廣數字化電子檔案整理，讓這一便利的手段應用到每一個領域，建立去學校的“大數據庫”，加強各部門之間的有效、良性溝通，提升信息的利用率。

2.3 重視培訓，提高工作人員專業性

檔案工作涉及安全、機密，從事檔案整理工作的人員必須要經過專業的、系統的培訓，方能在工作崗位上呈現高效、有序的工作狀態。所以，高校必須基于工作崗位的需求，讓辦公室工作人員學習專業的檔案管理相關知識，定期組織檔案管理課堂，將最新、最準確的檔案管理信息傳遞給各個部門，并且組織科室知識問答等小競賽的形式鞏固學習內容，讓辦公室工作人員無論是意識上還是行動上，都能達到質的飛躍。此外，我們要搭建一個問答平臺，在微信或者qq上建群，解答大家在實際工作中遇到的困難，或者分享在實踐中的竅門，對于違反操作的人員要給予處罰，在辦公室檔案管理工作中表現突出的員工要給予獎勵，我們要形成良好的互相幫助、互相趕超的學習氛圍。

3 結語

高校是培養高水平人才的搖籃，高校辦公室的檔案管理也應該與高水平相匹配。隨著時代的變化，作為高校檔案管理的基礎性工作，高校辦公室檔案管理工作呈現出一些問題。高校辦公室應積極推進方案管理的改革，在“變”中找規律，在規律中創新，靈活地將各種方法應用于實際檔案管理工作中，加大投入，加強培訓，強化意識，使高校辦公室檔案管理符合新時代的要求，順應新形勢的發展。

參考文獻

[1]熊豆豆.高校檔案管理存在的問題及對策[J].中國檔案，2016（01）：54-55.

[2]張麗.新版《歸檔文件整理規則》在高校檔案整理中的應用探討[J].四川檔案，2017（1）：30-32.

[3]楊艷紅.新背景下高校檔案規范整理思考[J]赤峰學院學報，2015（5）：173-174.