探討衛生事業單位檔案規范化管理的重要環節

高慧艷

摘 要：近些年，由于衛生事業的不斷發展，人們對檔案管理工作給予了高度重視，也提出了新的要求。在檔案資料中，記錄了重要的信息，發揮著重要的作用，可以為決策者提供可靠的參考依據。本文針對衛生事業單位的檔案管理工作，分析了規范化管理的主要內容，對重要的管理環節進行了探討。

關鍵詞：衛生事業單位；檔案規范化管理；重要環節

在衛生事業中，在檔案管理工作中，通過采用規范化管理措施，可以有效提升工作效率，以及檔案的利用率。在檔案管理中，規范化管理是重要的管理目標，不僅可以促進衛生事業單位的可持續發展，還可以為相關運行決策提供可靠的依據。要想適應時代發展腳步，在衛生事業單位中，應該對檔案規范化管理進行全面建設，明確重點管理環節，進而實現檔案規范化管理目標。

1 文件制定收集環節

檔案的前身為公文，通過公文的轉化，形成了相應的檔案，可以理解為，公文管理直接影響著公文質量，對檔案質量具有明顯的影響。對公文進行制定時，要全面實現規范化、標準化管理目標，提升檔案的整體質量，為檔案規范化管理目標打下良好的基礎。其一，公文要應質量較好紙張，在尺寸規格方面要統一。在排版方面，主要是橫寫橫排，在左側進行裝訂。其二，嚴格檢查公文的簽發手續，要滿足審批權限要求，標題要準確，準確寫出主送單位以及抄送單位，在落款處，要與公文一致，具有具體的日期等。其三，在公文寫作中，字跡清晰工整。不管是草擬公文，又或者是其他的記錄、簽字等，均要字跡清晰，使用不易褪色的筆簽字，進而能夠長時間保存。其四，文種應該合理，在擬制格式方面要規范化，在行文中，不能濫用簡稱，要應用規范的文字，為日后檢索打下基礎。

在衛生事業單位中，對于檔案管理來說，與其他的單位存在諸多不同之處。對于衛生事業單位的檔案，以及科研檔案而言，在保密性、特殊性有著相應的要求。由于全民醫保的實施，在住院報銷費用方面，所占比例明顯增加，因此，在這方面出現了大量的檔案資料，并且，具有嚴格的歸檔要求，不僅要真實、可靠，還應該全面、系統，為日后查閱奠定基礎。

2 材料立卷歸檔環節

第一，對于文件立卷歸檔應該保證良好的時效性，對現行文件，要做好階段任務，只有這樣，才能進行立卷、歸檔，如果有文件不完整，就不能進行立卷、歸檔，要不然，會使檔案管理出現混亂局面。

第二，立卷歸檔的重點要明確，科學立卷分工。在檔案室中，檔案管理人員應該各自分工明確，在不同的環節、不同類別的資料中，安排專人把關，制定專門的管理人員。在實際管理中，應該對文件和資料進行詳細劃分，尤其在內容、作用等方面進行區分，盡量降低檔案管理的重復度以及信息的冗余度，從而提升檔案的利用率及管理

效果。

其三，堅持“以我為主”的管理原則，應該充分保證全宗的完整性。在檔案規范化管理工作中， 要明確重點管理內容，主次分清，杜絕無用文件的混入，而且，要防止檔案文件的丟失。在實際立卷中，應該將同類的文件材料保存在同一個卷內，能夠對相關問題的處理過程進行詳細記錄，這樣歸檔之后，有助于實現檔案利用價值，保證檔案的完整性，有助于實現檔案規范化管理。

3 抓牢檔案保密管理的安全保障

3.1 明確檔案的保管期限及保密期限

對檔案的保管期限進行明確時，應該準確認識檔案內容的歷史作用、現實作用，從本機關單位的實際需要出發，滿足國家歷史文化等的需求，全面實現檔案價值，對檔案的具體保管期限進行說明。在《國家秘密保密期限的規定》中，明確指出：除特殊規定之外，在絕密級檔案方面，不能超過30年；在機密級檔案方面，不能超過20年；在秘密級檔案方面，不能超過10年。對于保密期限，超過一年按照年計算，一年之內采取月計方式。

3.2 掌握檔案涉密規律

對檔案進行管理的過程中，其密級方面不是一成不變的，由于時間的推移以及相關文件的貫徹，檔案的密級也會出現相應的改變。要想滿足涉密檔案調密工作的制度化與正規化需求，需要制定三方面制度：第一，對劃定密期制度進行制定，以此來實現自行解密；第二，對調密通知單制度進行制定，在保密期間，若要提前解密，又或者出現密級文件出現了升降現象，應該及時下發通知單，讓檔案館及時知曉，進而做好銜接工作，做出相應的調整；第三，對涉密檔案接收標準進行明確說明，全面落實涉密檔案的建設工作。

3.3 強化檔案管理人員的責任意識

作為檔案管理人員，主要的工作職責就是保證檔案的完整性、安全性。對檔案管理的基本任務進行明確，進而實現檔案規范化管理目標。在實際管理中，方案人員要具有較強的責任意識，使各項工作能夠有條不紊的實施。檔案要完好無損，消除不利的影響因素，防止檔案損壞，如果檔案有所破損，應該及時補救，還要保證檔案的安全性，不能出現檔案遺失問題，在整體上，保證檔案的完整性。檔案管理要進行集中保存，防止檔案的分散，進而防止檔案的損壞、丟失等。另外，在檔案管理中，檔案排架應該整齊，做到有目可查。雖然，檔案規范化管理的任務比較艱巨，但是，也是一項光榮的使命，檔案管理人員應該時刻保持高度的警惕，保護檔案完整性、安全性，提升檔案的利用率。

3.4 強化檔案管理人員的保密意識

在檔案規范化管理中，檔案管理人員占據著重要的位置，能夠知道相關機密文件，所以，檔案管理工作的保密性與檔案管理人員的綜合素質具有密切的聯系。作為檔案管理人員，應該具有責任心，以及保密意識。在實際工作中，能夠保持嚴謹的工作態度，只有是自己經手的事情，都要做到有頭有尾，在腦海中秘密不能泄露出去。因為檔案管理人員往往會接觸到一些國家秘密，如果這些秘密被檔案管理人員帶到一些復雜的場合中，就會產生嚴重的后悔，很可能一句話就泄露了國家秘密。因此，作檔案管理人員，不管在何種場合中，一定要做到守口如瓶，堅守心中的秘密，做到萬無一失，全面履行自己的義務。

3.5 檔案室的安全規范管理

對于檔案室，需要根據國家的相關規定進行全面建設，不過，在有些單位中，由于相關條件不完善，經常檔案室設在了機關辦公樓之中。因此，要格外注意，并不是所有的辦公室都能夠用來保存檔案資料，站在檔案保密視角來說，檔案室不適合選擇辦公樓的最底層，檔案室的門窗等需要專門加固，進而起到盜竊效果。不僅如此，檔案室應該與辦公室分開，并且，與閱覽室分開。在檔案室中，安排專人的管理人員，對檔案室管理制度進行全面建設，禁止無關人員隨意出入檔案室。通過相關實踐證明，通過檔案室的安全規范管理，能提升做檔案管理工作的保密性，為檔案規范化管理打下了基礎。

4 結語

綜上所述，在衛生事業單位中，在檔案規范化管理的過程中，有很多檔案管理員的檔案意識比較薄弱，自身的業務能好需要進一步提升，并且，在檔案規范化管理制度方面還需要進一步完善，因此，要對檔案規范化管理進行深入改革，讓檔案管理人員全面認識到規范管理的重要性，對檔案管理人員提供相應的培訓，積極引入新的技術，推進檔案規范化管理進程，為衛生事業的發展做出相應的貢獻。

參考文獻

[1]孟麗君.淺談檔案管理工作的重要性[J].黑龍江史志，2015（10）：62.

[2]錢云祥，陳曉春，陳明.關于檔案管理現代化的思考[J].浙江檔案2012.8.

[3]柳青，董娟，林雪.信息時代檔案管理工作而臨的問題及對策[J].中國成人教育，2015，4.