淺談《江蘇省“十三五”檔案事業發展規劃》出臺

沈力

日前，江蘇省檔案局、省發改委聯合印發《江蘇省“十三五”檔案事業發展規劃》。《規劃》著眼于建設與江蘇經濟社會發展相適應、有效服務“強富美高”新江蘇建設的檔案事業發展體系，推動全省檔案工作加快實現“全國領先、全面領先”，確立了“十三五”期間全省檔案事業“發展平臺更高、資源覆蓋更廣、服務能力更強、價值更加彰顯、隊伍更加過硬”五大目標。

《規劃》將數字檔案館（室）建設作為“十三五”時期全省檔案工作最為突出的工作任務，加快推動檔案管理現代化，努力構筑檔案事業發展更高平臺。明確“十三五”時期重點實施“7+1”工程，即數字檔案館（室）建設工程、“大檔案”建設工程、江蘇特色記憶工程、檔案文獻典籍整理與研究工程、重點檔案保護與開發工程、檔案法治建設工程、檔案隊伍建設工程和深入推進全省檔案系統“一盤棋”。

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體 為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

針對出臺的規劃，主要突出以下幾點突出問題。

1 信息化檔案平臺不夠完善，軟硬件設施不夠先進。需要不斷加大信息化投入，完善檔案信息化軟硬件

近年，建鄴區檔案局追加150余萬元用于數字檔案館軟、硬件基礎設施建設。在軟件方面，通過前期調研和實地考察，制訂了數字檔案館系統升級方案，完善了檔案接收、分類管理和數據組織、庫房管理、電子檔案維護和管理、輔助實體管理、政務網在線利用等功能模塊，此外，各業務流程均做到可定制、可擴展。在硬件方面，在原有標準化建設機房的基礎上，增配了服務器、在線存儲、離線備份設備、防火墻、漏洞掃描、入侵檢測等網絡安全設施，充分滿足館內年數據增長和安全保管需求。

在以往建設成果的基礎上，對照《江蘇省數字檔案館建設規程》，遵循整體性、開放性、穩定性原則，不斷對系統“收、管、存、用”各功能模塊進行擴展升級，全面建成了包括兩個層面的應用系統：一是基于局域網的數字檔案館管理系統；二是基于政務網的館室一體化管理系統。此外，還開發建設了若干數字檔案館管理子系統，包括檔案資源總庫管理系統、自助查檔系統、遠程查檔系統、智能編研系統等。檔案資源總庫管理系統保證了數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，多個利用子系統則針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求。

2 資源覆蓋不全面

目前，各級檔案仍以傳統載體檔案居多，數字檔案信息有限。為此，需要大力豐富數字檔案館藏，調整館藏檔案結構，加快傳統載體檔案信息資源數字化進程，擴大數字信息資源總量。數字檔案館可通過館藏數字化和電子文件的接受，整合各種檔案信息資源，建立各級檔案數據庫，構筑一個多層次、分布式、規范化的檔案數據庫群，并通過多種信息網絡平臺實現檔案信息資源共享。

檔案信息數據庫建設是一項長期而持久的工作，作為檔案管理部門一方面要做好充分調查研究，在進行用戶需求和館藏檔案狀況分析的基礎上，合理規劃，確定要進行哪些數據庫建設，哪些建立文件級目錄數據庫，哪些建立全文數據庫，要分清輕重緩急，循序漸進，盡量避免短期行為和無謂勞動。 其次在進行數據庫建設時，要狠抓質量，把好質量關，建立健全數據質量控制體系，如數據的準確性檢查、著錄標引數據的核對檢查，確定相應的指標，把錯誤率 控制在最低點，確保數據的準確、規范。

3 更好服務于工作

堅持從檔案資源入手，抓住關鍵，精準發力，逐步解決檔案數字化率偏低、信息共享度較差等問題。各地區各部門要充分依托數字檔案館（室）建設，一方面繼續大力實施“存量數字化、增量電子化”戰略，開展電子檔案前端管理和單軌管理試點，及時出臺《檔案數字復制件OCR規范》《電子公文歸檔管理規范》《電子檔案備份操作指南》《文書類電子檔案檢測標準》等文件指導實踐工作；另一方面要解決好跨門類、跨領域、跨地域檔案資源的整合問題，開展“全國檔案業務管理系統（二期）”建設，積極研究和探索國家信息化建設過程中相關技術標準在檔案行業的應用，密切關注大數據、云計算和人工智能的發展應用，打破檔案信息孤島，更好統籌檔案資源。

檔案信息化建設要面向用戶，以人為本。服務是檔案工作永恒的主題。特別是數字檔案館建設必須堅持以人為本，立足為領導和決策層服務提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發 展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。更好的服務于機關及政府工作中。

4 加強專業隊伍建設

檔案信息化建設是技術性很強的工作，檔案管理工作必須轉向由專業人員進行。檔案人才除了掌握檔案學基礎理論知識和檔案管理知識外，還必須掌握計算機技術、網絡技術等現代信息技術知識。檔案部門應盡快建立起一支現代信息技術能力較強的專門人才，以滿足檔案信息化建設的需要。可以采取引進和培養并重的措施。一要認真做好現職人員的培訓工作，特別是領導干部和業務骨干必須接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術、現代管理技術等知識的培訓；二要積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，努力營造學習新技術、新知識的良好環境；三要積極引進人才，要下大力氣引進一批既懂檔案專業，又懂計算機技術和網絡技術的復合型人才，為他們創造一個良好的工作環境，使他們為檔案信息化建設做出貢獻。四要建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；五要建立激勵機制，合理設置崗位。工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創造性充分發揮。