基層檔案管理工作的現狀和對策

張春梅

摘 要：檔案工作為中國特色社會主義事業的建設提供了巨大的支持。特別是近年來國家各級檔案管理工作取得了巨大的成效。但是，我們需要清楚的認識到當前基層檔案管理工作所存在的問題。在文中主要就針對基層檔案管理工作展開分析，并提出改善措施。

關鍵詞：基層檔案管理；服務意識；現代化

黨的十九大報告作出了“中國特色社會主義進入新時代”的重大判斷。檔案工作是中國特色社會主義事業的一部分，在加快中國特色社會主義向新時代邁步的進程中發揮了重要作用。同時，國家各級檔案局館的工作在新時代也取得了建設性發展，但與之相比，基層單位檔案工作發展不平衡、管理不規范、總體質量水平不高的現象在一些部門和地區還不同程度地存在。現狀不容樂觀，挑戰與機遇并存。

1 當前基層檔案管理工作現狀

隨著社會經濟的發展，基層（指鄉鎮、社區、地方政府部門和企事業單位等）檔案管理工作也在逐漸發展進步之中，但從客觀上來講，前進的步伐緩慢、發展的水平滯后，還存在一些不容忽視的問題和現象。

1）基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對檔案管理工作不夠重視，主要精力放在生產、建設、投資等直接經濟領域和靚點工程上，而忽視了檔案管理工作的間接效益和社會效益；部分基層單位沒有擺正檔案管理工作的位置，沒有做到與業務工作同部署同建設，存在對檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。

2）基層檔案管理建設基礎薄弱，科學化規范化程度不高。基層單位在檔案管理工作的經費上存在來源渠道不多、投入金額不足的問題比較普遍，許多基層單位檔案庫房簡陋、存放設施陳舊，甚至防霉防潮防蟲害等檔案維護體系尚不健全，而電腦網絡科學技術設備更無從談起。

3）基層單位檔案管理人員專業素質不夠，檔案管理能力不足。當前，我國政府機關、高等院校以及大型企事業單位普遍配備有較專業的檔案管理人員，而在一些基層單位中存在檔案管理人員數量不夠、專業對口率低、檔案管理能力弱等情況，甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調劑上崗、兼職兼崗，沒有參加上級組織的檔案管理培訓。

2 加強基層檔案管理的對策措施

針對基層檔案管理中存在的問題，各級檔案工作監管機關以及基層檔案管理工作者應切實采取有效措施，進一步加大工作力度，使基層檔案管理工作健康、有序發展。

2.1 增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

就檔案工作而言，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。如何發揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

1）愛崗敬業，使領導滿意自己的工作。領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

2）積極宣傳，使領導增強檔案管理意識。對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發，并在實踐中加以應用。

2.2 綜合利用各種資源，實現檔案現代化管理

1）掌握管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2）利用現有資源，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。因此，要發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率。

2.3 加強教育培訓，提高管理人員綜合素質

原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

1）提高認識水平，強化繼續教育。發展繼續教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓列入重要的議事日程。

2）加強制度建設，建立運行機制。加強制度建設，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

3）開展綜合培訓，提高業務水平。要堅持“學用結合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一要給檔案專業人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，盡快提高其專業水平。給檔案專業人員提高吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二要普及相關學科知識。檔案工作融匯了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等，檔案工作者的繼續教育應注重對相關科學知識的補充和更新。第三要強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一，也是檔案現代化的標志之一，檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作之中。

4）建立獎懲機制，細化考核監管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

3 結語

盡管基層檔案管理工作促進了我國各項事業的發展，但是在實踐中還存在著一定問題，要想搞好基層檔案管理工作，必須增強基層單位檔案管理意識，提高基層檔案管理人員專業素質及管理能力，從而積極適應時代發展需要。只要重視基層檔案管理工作的發展，檔案管理事業必將更加有序、健康發展。

參考文獻

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