新形勢下如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作淺談

陳瑤

摘 要：加強檔案管理是確保食品藥品檢驗工作質量的重要手段，但由于重視程度不夠、管理手段落后及管理人員信息化素質不足的緣故，這項工作無法發揮應有的價值。在新形勢下，相關部門應提高對于食品藥品檢驗檔案管理工作的重視度，建立健全檔案管理機制，提升管理人員素質，與時俱進，實現檔案管理信息化建設。

關鍵詞：新形勢下；加強；食品藥品檢驗檔案；管理工作

為了保障食品藥品安全，規范市場秩序，食品藥品檢驗中心會按照法律規定，承擔省、市食品藥品監督管理局下達的抽樣檢驗工作，并且出具具有法律效力的食品藥品檢驗報告書[1]。而在這一系列工作中，會積累大量的資料，比如說食品藥品檢驗工作中上級下達的指示、部門作出的決策以及具體的工作安排、食品藥品檢驗中遵循的藥品標準、食品藥品檢驗的試驗數據及儀器檔案、出具的檢驗檢測報告、產品批文等，這些就形成了食品藥品檢驗檔案。做好食品藥品檢驗檔案管理工作，能夠確保檢驗結果的準確性，并為之后的檢索查證保留證據，是確保人民飲食及用藥安全的關鍵性手段。隨著食品藥品檢驗工作的進行，所積累的資料越來越大，在相關檔案管理工作中，應與時俱進，不斷創新管理理念和管理手段，從而提升管理水平，充分發揮食品藥品檢驗檔案管理的價值。

1 食品藥品檢驗檔案管理工作中存在的問題

1）重視程度不夠。食品藥品檢驗工作任務繁重，因此相關機構普遍存在“重檢驗而輕檔案管理”的問題，工作人員在完成了檢驗工作之后，便制作出檢驗報告，按既定程序完成工作后，就覺得自己的工作完成了，而檔案留存工作由于過于繁雜，通常敷衍了事。其實，食品藥品檢驗檔案管理工作是確保食品藥品檢驗發揮效用的必要留存，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數據做虛弄假的問題，切實保障食品、藥品安全。而且，在大數據時代背景下，食品藥品檢驗檔案能夠為這項工作的進展提供指導，而且在出現問題時方便檢索查證。

2）管理手段落后。在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，整理起來比較困難，檢索查證效率極低，整體而言，檔案利用率較低，無法發揮應有的效益[2]。在現代化社會，傳統的檔案管理手段已經無法奏效，實現檔案管理的信息化建設，已是勢在必行。但是，由于經費有限，管理理念陳舊，相關部門并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，硬件、軟件設施配置不足，檔案信息化建設受到制約。

3）管理人員信息化素質有待提高。一直以來，食品藥品檢驗所在檔案管理工作上，都是采用人工管理的模式，信息化程度較低，大部分的管理人員都是在崗數十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統的培訓，對于檔案工作的業務知識、工作流程不熟悉，部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規定并不熟悉，保密意識不強，綜合業務素質有待提高[2]。

2 新形勢下食品藥品檢驗檔案管理工作的優化策略

1）高度重視食品藥品檢驗檔案管理工作。檔案相當于是歷史資料，是食品藥品檢驗中心工作留下的證據和記錄，借助檔案，人們可以了解市場上流通的食品及藥品的抽樣檢查工作進行情況及結果，如有問題能夠及時查證，找到責任人，督促檢驗人員嚴格按照規章辦事，發揮食品藥品檢驗工作的作用[3]。為此，部門應該高度重視食品藥品檢驗檔案管理工作，建立專門的管理機構，聘用責任心強、業務水平過硬的人才，專門負責食品藥品檢驗工作中相關資料的收集、整理和利用工作，同時，根據檔案管理信息化建設的要求，完善計算機、復印機、打印機、攝影機、掃描儀、專用微機、空調、消防設施的配置，構建食品藥品檢驗檔案信息化管理平臺，實現信息共享，提升檔案利用率。

2）建立健全食品藥品檢驗檔案管理機制。規章制度能夠確保食品藥品檢驗檔案管理工作的有序進行，因此，要想提升檔案管理水平，首先應該根據《食品藥品檢驗檔案管理辦法》、《檔案資料管理保密規定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設備維護使用制度》及《電子檔案管理制度》等現行規章制度，制定科學合理的檔案管理程序及工作標準，確保檔案的信息識別、資料采集、遞交、歸檔、核對、儲存、整理、分析及借閱等過程的標準化[4]。加大人力物力財力投入，完善檔案信息化管理設施配置，并且制定科學合理的養護管理機制，做好檔案資料的備份與安全防護工作，確保檔案信息的機密性與安全性。

3）提升食品藥品檢驗檔案管理人員素質。作為食品藥品檢驗檔案管理人員，必須初步掌握相關檢驗知識，熟悉工作流程，同時，掌握各類現代化檔案管理技術，比如計算機技術、數字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織檔案管理人員進行集訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將檔案信息錄入到電子信息平臺上。而且，在信息化檔案管理體系中，工作人員必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實檔案管理的高度保密性原則，維護檔案擁有著的隱私[4]。

4）適應形勢，加強檔案管理工作信息化建設。食品藥品檢驗檔案管理的信息化建設，是確保檔案管理效率及利用率的基礎策略。在大數據時代背景下，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現代化科學技術，加大資金投入力度，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統，使用數字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性[5]。而且，在利用電子化信息手段管理紙制檔案的同時，也應該加強紙制檔案管理，保留真憑實據，方便檢索查證。

3 結語

民以食為天，藥以安為生，一直以來，食品和藥品的質量都是政府部門管理的重點，但是，即使是在嚴格監管的前提下，仍然有不法商販為了利益，生產并出售劣質食品及藥品，蘇丹紅、三聚氰胺奶粉以及最近發生的假疫苗事件，都說明了我國在食品藥品檢驗工作上存在的不足[6]。針對這一情況，國家相關部門應該進一步加強食品藥品安全管控，而食品藥品檢驗所也應該全面優化工作機制，加強食品藥品檢驗檔案管理，記錄這些不良事件的發生，提高警惕性，隨時抽檢，打擊假冒偽劣食品及藥品，優化市場環境，規范市場秩序，切實保障人民的飲食及用藥安全，為食品藥品行業的可持續發展提供基礎保障，為人們的生命健康安全樹立起一道屏障。

參考文獻

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[3]許立君，馬曉彬，馬鵬飛.基層食品藥品檢驗機構大型儀器設備管理關鍵環節控制的探討[J].中國衛生產業，2017，14（23）：181-182.

[4]曾立威，吳維民，龐家玲，霍海英，李藝釗.廣西壯族自治區食品藥品檢驗檢測機構綜合能力評價指標體系的構建[J].中國藥房，2017，28（31）：4338-4341.

[5]丁文靜，沈漪，陳祝康，陸明，孫夢宇，伍恒，顧頌青.探討食品藥品檢驗系統實驗室質量監督措施的有效利用[J].中國藥事，2017，31（08）：899-903.

[6]劉峰，郭拓云，姚翔，蔣晨昊.基于SSM的食品藥品檢驗業務網上受理系統的設計與實現[J].電腦知識與技術，2017，13（24）：61-62.