如何提升婚姻檔案管理規(guī)范化水平

葉冬梅

摘 要：婚姻檔案在國家檔案中占據(jù)著重要地位，屬于民政部門的一種專業(yè)檔案，加強(qiáng)婚姻檔案管理，不僅是婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)盡的職責(zé)，也需要檔案行政管理部門引起高度重視。尤其是當(dāng)前我國婚姻檔案利用頻率日益加快，婚姻檔案管理中也逐步出現(xiàn)了很多弊端，如何提升婚姻檔案管理規(guī)范化水平，是現(xiàn)階段我們需要重點(diǎn)解決的問題。本文將簡述婚姻檔案管理的現(xiàn)狀，并介紹了提升婚姻檔案管理規(guī)范化水平的策略。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案；管理；規(guī)范化

婚姻檔案主要形成于婚姻登記機(jī)關(guān)辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)辦登記及撤銷登記等工作中，在民政檔案中屬于關(guān)鍵內(nèi)容，也是國家民生檔案中不可缺少的部分。近年來婚姻檔案在貸款、財(cái)產(chǎn)分配和出國等方面發(fā)揮著日益突出的作用，應(yīng)用領(lǐng)域也更加廣泛，這要求我們加強(qiáng)婚姻檔案管理工作，為當(dāng)事人合法權(quán)益提供可靠保證，切實(shí)解決民生問題。因此我們要提高重視，盡快采取有效措施，不斷提升婚姻檔案管理規(guī)范化水平，確保將婚姻檔案的價(jià)值進(jìn)一步發(fā)揮出來。

1 婚姻檔案管理的現(xiàn)狀

1）思想認(rèn)識不深刻。檔案問題和一般政績工作有很大差異，其效益并不顯著，無法獲得立竿見影的效果，這樣導(dǎo)致在婚姻檔案管理中，相關(guān)部門都抱著無所謂態(tài)度，讓一些重要的檔案資料分散在各個(gè)部門。民政局在集中管理婚姻檔案后，未安排專職人員負(fù)責(zé)，且婚姻檔案管理所需軟硬件設(shè)備不完善，不利于提升婚姻檔案管理的規(guī)范化水平。

2）檔案內(nèi)容不完整，存在缺失問題。由于婚姻登記員變動比較頻繁，導(dǎo)致婚姻檔案經(jīng)常出現(xiàn)缺失的問題，向民政局移交檔案的過程中，也有的檔案會出現(xiàn)破損，具體體現(xiàn)在當(dāng)事人身份證、戶口簿復(fù)印不完整、不清晰，檔案所用紙張不夠規(guī)范，甚至出現(xiàn)整年缺失的情況，為婚姻檔案長期保存帶來了不利影響[1]。從硬件上看，檔案室未配置齊全的防火防潮設(shè)備，現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)施不完整，也缺少規(guī)范的管理制度與約束條例，在管理人員工作上缺少相應(yīng)的評定規(guī)范與獎懲措施。

3）婚姻檔案利用管理不規(guī)范。在婚姻檔案管理中還沒有建立規(guī)范的利用制度，不僅責(zé)任分工不明確，流程安排也不合理，未嚴(yán)格按照程序進(jìn)行辦理，缺乏對利用者身份的有力審查。同時(shí)也沒有及時(shí)登記婚姻檔案利用狀況，未統(tǒng)計(jì)分析利用效果，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)泄漏當(dāng)事人隱私的情況，為婚姻登記當(dāng)事人權(quán)益造成了損害，也不利于社會的和諧與穩(wěn)定。

2 提升婚姻檔案管理規(guī)范化水平的策略

1）提高重視，依法治檔。婚姻檔案不僅具備一般檔案特征，也有著很多獨(dú)特性質(zhì)，包括當(dāng)事人姓名、年齡、住址和身份證等內(nèi)容，這些都屬于隱私信息，因此我們在開展婚姻檔案管理過程中，需要將保密工作做到位。隨著婚姻檔案在現(xiàn)代社會利用率的提升，要想實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理并不容易，這是由于婚姻檔案涉及眾多內(nèi)容，管理事項(xiàng)較多，為了提升規(guī)范化水平，需要建立完善的制度[2]。在我國實(shí)行《婚姻登記管理辦法》后，是首部與婚姻檔案管理相關(guān)的法規(guī)性文件，讓婚姻檔案的規(guī)范化管理有了法制基礎(chǔ)。對此我們需要提高重視程度，將《婚姻登記管理辦法》嚴(yán)格落到實(shí)處，檔案管理人員需要承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)與義務(wù)，及時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，清楚了解其中的規(guī)定。只有檔案管理人員清楚婚姻檔案的歸檔范圍、查詢利用和整理辦法等規(guī)章制度，才能科學(xué)有效的開展婚姻檔案管理工作，也為婚姻檔案的合理利用與安全管理創(chuàng)造良好條件。

2）完善婚姻檔案管理制度。婚姻檔案管理工作比較特殊，為了提升婚姻檔案規(guī)范化水平，先要保證其法定性，這是由于婚姻檔案與行政執(zhí)法行為密切相關(guān)，對于婚姻登記的主體、程序和記錄等內(nèi)容，均需要滿足《婚姻法》相關(guān)法律法規(guī)。婚姻檔案有很強(qiáng)的法律效力，受到法律的保護(hù)，不能隨意更改。婚姻檔案也有著較強(qiáng)的保密性特點(diǎn)，雖然其他檔案也具備這個(gè)特點(diǎn)，然而婚姻檔案保密性更強(qiáng)。由于檔案與登記人利益密切相關(guān)，登記內(nèi)容也有登記人姓名、年齡、住址和身份證號等隱私信息，只要出現(xiàn)泄露的情況，將引起嚴(yán)重的后果。婚姻檔案具備上述性質(zhì)，婚姻檔案管理工作需要建立完善的規(guī)章制度，根據(jù)一定規(guī)章制度開展，此外，對于婚姻登記部門以外的部門與人員，也需要將相關(guān)規(guī)定明確下來，根據(jù)規(guī)章制度開展工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏的情況，防止登記人合法權(quán)益受到損害。

3）增加投入，規(guī)范管理婚姻檔案。為了讓婚姻檔案管理規(guī)范化水平得到提升，需要在人力、財(cái)力和物力上投入足夠的資金。對婚姻檔案管理工作來說，能夠讓當(dāng)事人合法權(quán)益得到有效維護(hù)，在民政檔案管理工作中占據(jù)著重要地位，有利于社會的社會穩(wěn)定與和諧。基于此我們要做好婚姻檔案管理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，配置更多具備較強(qiáng)責(zé)任心的人員[3]。在婚姻檔案管理中還需要將各種先進(jìn)設(shè)備配置齊全，為檔案管理人員開展工作奠定良好基礎(chǔ)。婚姻檔案規(guī)范化管理中需要有足夠的經(jīng)費(fèi)，這要求民政局主動出擊，爭取各方面的資金支持，增加在軟硬件上的投入，讓婚姻檔案管理工作環(huán)境得到改善。這樣檔案管理人員才有廣闊平臺，真正讓婚姻檔案管理工作更具效率。

4）應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展與普及的過程中，為社會各行各業(yè)帶來了巨大的變化，在婚姻檔案管理中發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，能夠促使其規(guī)范化和科學(xué)化水平的提升。當(dāng)前婚姻檔案逐步由傳統(tǒng)書面檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，婚姻檔案管理過程中需要體現(xiàn)出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢，這是由于婚姻檔案管理工作涉及多個(gè)部門與機(jī)構(gòu)，如婚姻登記機(jī)構(gòu)、司法機(jī)構(gòu)和公安機(jī)關(guān)等。對此在各個(gè)機(jī)構(gòu)都需要做好婚姻檔案信息的備份，在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，這項(xiàng)工作變得更加方便與簡單，能夠讓相關(guān)機(jī)構(gòu)與部門之間加強(qiáng)聯(lián)網(wǎng)，讓檔案信息在所需時(shí)快速獲取，最大限度降低騙婚、重婚等違法問題。利用網(wǎng)絡(luò)來管理婚姻檔案信息，相比于人工操作模式其更加準(zhǔn)確與效率，我們需要將兩者的優(yōu)勢都體現(xiàn)出來，促使婚姻檔案管理規(guī)范化水平進(jìn)一步得到提升。

5）提升檔案管理人員素質(zhì)。為了實(shí)現(xiàn)婚姻檔案規(guī)范化管理目標(biāo)，需要注重提升檔案管理人員素質(zhì)與能力，一方面，需要不斷提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。這是由于婚姻檔案有著很強(qiáng)的保密性特點(diǎn)，對此管理人員應(yīng)具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，不能為了個(gè)人利益隨意查詢登記當(dāng)事人信息，或者是將當(dāng)事人信息泄露出去，應(yīng)該在婚姻檔案管理中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)范，確保自身行為滿足道德要求、職業(yè)規(guī)則與法律規(guī)定[4]。另一方面，檔案管理人員應(yīng)注重提升自己的專業(yè)技能。要想實(shí)現(xiàn)婚姻檔案的現(xiàn)代化管理，檔案管理人員需要學(xué)習(xí)更多科學(xué)、專業(yè)的知識，在上崗前加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)工作，不斷提升其業(yè)務(wù)技能。要多組織開展業(yè)務(wù)能力交流會，為管理人員交流工作經(jīng)驗(yàn)創(chuàng)造有利條件，實(shí)現(xiàn)共同提升，為婚姻檔案的規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總之，婚姻檔案與當(dāng)事人利益密切相關(guān)，檔案管理人員需要提高重視，將自身職責(zé)履行到位，規(guī)范管理婚姻檔案，為婚姻檔案的開發(fā)與利用創(chuàng)造良好條件，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。對此我們要充分認(rèn)識到當(dāng)前婚姻檔案管理中存在的不足，及時(shí)作出有針對性改進(jìn)，既要配置各種現(xiàn)代化硬件設(shè)施，還要建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，確保婚姻檔案規(guī)范化水平真正實(shí)現(xiàn)提升。

參考文獻(xiàn)

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