檔案管理工作規(guī)范化的分析與探討

摘 要：檔案管理工作在我們看來其實(shí)是一項特別繁瑣的工作，對于檔案的整理也是比較枯燥的，但檔案在日常工作的開展中卻起到了十分重要的作用。隨著信息化時代的到來，我們國家的檔案管理工作效率雖較之前有了很大的提升，但仍然存在檔案管理工作規(guī)范化上的欠缺，隨著信息化時代的到來以及社會發(fā)展建設(shè)的高格標(biāo)準(zhǔn)程度各企業(yè)或部門對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化都有著較高的要求，在做好硬件工作的同時，務(wù)必完善和規(guī)范好檔案的管理工作顯著尤為重要。本文主要強(qiáng)調(diào)了檔案管理的重要性，以及檔案管理中文書的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，從檔案管理方法到管理手段進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；探析

1 檔案管理方式的規(guī)范化

檔案管理工作的方式由原來的一種轉(zhuǎn)變?yōu)閮煞N，主要是以傳統(tǒng)檔案管理方式為主的實(shí)物資料儲存為主，另一種則是以電子信息化為手段的電子檔案管理方式，要想對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化，必須考慮到兩個檔案建立和管理的特點(diǎn)，才能夠使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

首先說傳統(tǒng)的檔案管理方式，在電子信息化時代到來之前我們國家對于檔案的管理工作一直就是以實(shí)物公文的保存進(jìn)行檔案的整理和存管，這是一項比較龐大而繁瑣的工程，時至今日仍有很多的檔案是必須以此種形式進(jìn)行保存和管理的，那么對于這樣的檔案管理方式來說要想進(jìn)一步的規(guī)范化就必須要做到對于文書目錄的清晰，以及規(guī)范分類，正由于此項工作的繁瑣，所以更加要求其管理人員對檔案做到合理分類，規(guī)范好日常管理工作的各個流程，以保證后期的檢索和查閱工作。

再就是隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，電子信息化時代的到來，不僅在很大程度上方便了檔案管理工作人員對檔案的管理，還在檔案檢索和查閱上提供了很大的便利，在時效上完勝傳統(tǒng)上的檔案管理工作。目前我國檔案信息電子化主要是以電子記錄和掃描的形式將各館、各室、各藏檔案資料進(jìn)行電子錄入，形成電子文本來進(jìn)行保存，這種方式在很大程度上方便了人們對于資料的檢索，也將更多更廣泛的檔案信息以電子檢索形式提供給更多需要的人群。正是由于電子信息化時代給人們帶來的如此的便利，才更有必要去規(guī)范此種檔案管理工作，充分的做到信息資源庫的及時更新，在一定程度上避免不規(guī)范用語的出現(xiàn)。從科技時代的角度來說檔案信息管理電子化離不開基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。

2 檔案公文處理規(guī)范化

檔案管理工作涉及到的方方面面有很多，那么文書管理作為檔案管理的核心工作，必須要對文書的規(guī)范化要求到位，在社會發(fā)展建設(shè)中，檔案公文的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化是實(shí)踐的前提，公文處理與實(shí)踐工作雖是兩個不同的環(huán)節(jié)，但兩者存在著相輔相成的作用。所以在實(shí)際工作當(dāng)中企業(yè)或者相關(guān)部門將文書整理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，有利于提升整體的效率。

公文制發(fā)質(zhì)量的規(guī)范化要求。檔案公文制發(fā)的規(guī)范化是促進(jìn)整個檔案管理工作質(zhì)量的前提，通常我們可以理解為檔案就是檔案公文。檔案公文制發(fā)的質(zhì)量直接決定了公文的質(zhì)量，對企業(yè)或者部門未來的發(fā)展也起著很深的作用。首先我們要對公文的格式進(jìn)行主要的分析，公文的格式一定要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從題目、文書內(nèi)容用字到落款日期都必須有重要人員仔細(xì)的檢查，不可出現(xiàn)不必要的錯誤，導(dǎo)致未來檔案信息失誤給企業(yè)或者相關(guān)單位造成重大決定的失誤。再就是很重要的一點(diǎn)關(guān)于文書內(nèi)容的字跡一定要工整清晰，雖然現(xiàn)在是科技發(fā)展的時代，數(shù)字信息化的發(fā)展使很檔案的文檔逐漸發(fā)展成電子文書，但還有很多比較典型的檔案文書是需要手寫記錄的，這就要求文書的自己一定呀清晰，以免對檔案的作用產(chǎn)生影響。要有十分重要的一方面就是文書的用紙材料的規(guī)范化，無論是采用電子文書還是手寫文書，其用紙一定要選擇質(zhì)量好、易存儲的紙張，以利于日后長久的保管，對于檔案文書的規(guī)范化要求一定要將幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。最后，文書的使用文種一定要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

3 檔案管理人員基礎(chǔ)素養(yǎng)規(guī)范化

對于檔案管理這項工作而言，其實(shí)是十分繁瑣而枯燥的，對于我們國家的檔案管理隊伍來說很大一部分人員都不具備新型電子信息化檔案管理的技能，主要表現(xiàn)為對檔案專業(yè)理論知識的缺乏，目前很多檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，并且不知道如何管理檔案，對檔案管理工作的定位不夠準(zhǔn)確等。如果企業(yè)或者部門不努力培養(yǎng)檔案管理人才，不進(jìn)行正規(guī)培訓(xùn)的話，對檔案工作的檢索和查閱會產(chǎn)生阻礙，任何工作都一樣，如果不能具備豐富的專業(yè)理論知識就達(dá)不到相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理能力，在未來的檔案管理工作上，企業(yè)對于檔案管理人員的聘用也要綜合性考慮一個人的整體素質(zhì)，檔案管理人員必須具備較高的素養(yǎng)和強(qiáng)大的責(zé)任心，這也是對檔案館管理人員選擇的最基本的要求。因此，我們國家以及相關(guān)部門要對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)理論的培養(yǎng)，把工作重點(diǎn)放在加強(qiáng)檔案工作隊伍的建設(shè)上，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理，啟用高素質(zhì)的管理人才。

4 檔案制度管理規(guī)范化

對于檔案管理最核心的就是管理制的的規(guī)范化，檔案管理工作是整個社會的建設(shè)和發(fā)展的理論前提，所以說檔案管理工作更不可能是一個企業(yè)，一個部門的事情，而是整個社會的事情。任何事情的發(fā)展都需要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，檔案管理工作也不例外，要想充分做好檔案管理工作必不可少的是要受到社會各層領(lǐng)導(dǎo)的重視，并且制定和實(shí)施統(tǒng)一的檔案管理制度，防止檔案的分散流。對于檔案管理手段還要堅持傳統(tǒng)與現(xiàn)代的管理手段相結(jié)合，形成上下統(tǒng)一管理，提起重視。按照《檔案法》的要求，對全國的檔案實(shí)行統(tǒng)一制度、分散管理。這就要求在制定檔案管理規(guī)范過程中，國家要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)制定出統(tǒng)一的檔案管理制度來。如果做不到這一點(diǎn)檔案工作就很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。

在企業(yè)發(fā)展中要有效地推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化管理，必須要建立健全檔案工作制度，在各項工作的職責(zé)中要明確檔案管理工作，必要時可以實(shí)施管理考核制度，所謂沒有規(guī)矩不成方圓，如若企業(yè)充分重視檔案管理工作，就應(yīng)該在企業(yè)目標(biāo)管理考核結(jié)果中充分的體現(xiàn)檔案管理工作。建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)都按一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。如制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，檔案分類明確清晰制定整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使各項管理工作規(guī)范化、統(tǒng)一化；制定檔案電子化管理制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)性。

5 總結(jié)

隨著信息化時代的到來，社會企業(yè)對于檔案管理工作的規(guī)范化要求也應(yīng)該充分的重視起來，檔案管理工作不僅僅是個別企業(yè)，或者個人的事情，而是整個社會應(yīng)該重視的問題，要有效的推進(jìn)檔案管理工作需要綜合考慮到制度管理、人員隊伍、管理方式等因素，要把檔案管理工作真正的規(guī)范化離不開制度的要求，在社會形成依法治檔，使檔案管理工作做到有章可循，總之，要推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規(guī)范化。

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作者簡介

簡思華（1988-），女，漢族，廣東順德人，廣州市公共交通集團(tuán)有限公司，本科，管理學(xué)學(xué)士，檔案助理館員。