試論獨(dú)立院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)今我國(guó)教育部門(mén)對(duì)于獨(dú)立院校教育的重視程度逐漸的加強(qiáng)?；诖?，當(dāng)下我國(guó)獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在具體的管理工作中，要清晰的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)今檔案管理工作中存在著的問(wèn)題，要投入精力去尋找將這些問(wèn)題一一解決的對(duì)策，從而讓檔案管理工作為獨(dú)立院校的教育工作帶來(lái)幫助。下面試論獨(dú)立院校檔案管理工作中存在著的問(wèn)題與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立院校；檔案管理工作；問(wèn)題與對(duì)策

獨(dú)立院校是近年來(lái)高等教育大眾化這一背景下應(yīng)運(yùn)而產(chǎn)生，其目的是為了培養(yǎng)出契合當(dāng)下我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)需求的人才。近些年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)今社會(huì)企業(yè)對(duì)于獨(dú)立院校人才的要求逐漸的加強(qiáng)。因此，當(dāng)下我國(guó)獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)充分重視自身管理工作的升級(jí)，而檔案管理工作是提高獨(dú)立院校管理工作中的重要基石?；诖?，獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)投入精力至檔案管理工作的升級(jí)中，要逐步提升檔案管理人員的能力，要建立完善的檔案管理制度，讓檔案管理的質(zhì)量得到大幅度加強(qiáng)，促進(jìn)獨(dú)立院校的教學(xué)質(zhì)量提升，進(jìn)而培養(yǎng)出契合時(shí)代發(fā)展需求的人才。

1 當(dāng)下獨(dú)立院校檔案管理工作中所存在著的問(wèn)題

1.1 較為薄弱的檔案管理意識(shí)

雖然隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)今我國(guó)許多獨(dú)立院校已經(jīng)開(kāi)始重視檔案管理工作。但是依舊有許多的院校的管理部門(mén)并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。大部分獨(dú)立院校一向以教學(xué)、科研為學(xué)校的中心，秉承著傳統(tǒng)的高校管理思維去進(jìn)行教學(xué)管理，他們將管理的重點(diǎn)放在了提升學(xué)生們專(zhuān)業(yè)技能和文化素養(yǎng)上。領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)于檔案的看法是檔案工作的目的是為了學(xué)校的評(píng)估工作服務(wù)的，只有在學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)檢查或評(píng)估工作時(shí)才會(huì)讓檔案發(fā)揮作用，評(píng)估過(guò)后檔案的存在是可有可無(wú)的。由于檔案工作的滯后性，導(dǎo)致檔案工作很難做出成績(jī)，也很難受領(lǐng)導(dǎo)重視，從而導(dǎo)致對(duì)檔案的投入就很少，軟硬件設(shè)備就跟不上學(xué)校發(fā)展的需要。此外，一些獨(dú)立院校雖然采取了一定的檔案管理措施，但是由于其起步較晚，并沒(méi)有讓管理工作呈現(xiàn)出系統(tǒng)性和全面性，這就導(dǎo)致了檔案管理工作大幅度下降。

1.2 較為滯后的檔案管理方式

現(xiàn)今的時(shí)代是一個(gè)科學(xué)發(fā)展迅速的時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)采取契合時(shí)代發(fā)展需求的檔案管理模式。然而在具體的檔案管理工作中，許多獨(dú)立院校檔案部門(mén)所采用的檔案管理方式較為滯后，并沒(méi)有隨時(shí)代的發(fā)展而改變。所謂滯后的管理方式指的是在具體的管理過(guò)程中，管理人員往往采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔的方式去進(jìn)行信息歸納和整合，只利用計(jì)算機(jī)來(lái)編目，對(duì)檔案的信息化管理，只是做了皮毛工作。因此，在檔案管理活動(dòng)中，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等硬件、軟件，善加利用是大部份獨(dú)立院校需要解決的問(wèn)題。

1.3 兼職檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題

檔案管理工作的基石和主要執(zhí)行者是獨(dú)立院校的兼職檔案管理人員。因此，獨(dú)立院校的兼職檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化的工作理念，對(duì)檔案的管理仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理理念中，對(duì)高校檔案信息化的發(fā)展要求，缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，對(duì)檔案信息化工作消極怠工，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。此外，獨(dú)立學(xué)院的兼職檔案員隊(duì)伍素養(yǎng)參差不齊，一般兼職檔案員都是身兼數(shù)職，無(wú)法把檔案作為一項(xiàng)日常工作進(jìn)行收集，而是到了時(shí)間節(jié)點(diǎn)上不得不去收集整理相關(guān)的材料，從而導(dǎo)致歸檔的文件材料質(zhì)量、完整性都有待考證。

2 獨(dú)立院校檔案管理工作的具體對(duì)策分析

2.1 領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作

如今的獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)意識(shí)到在當(dāng)前的時(shí)代獨(dú)立院校想要成為契合社會(huì)主義建設(shè)需求的教育支柱，想要培養(yǎng)出大批高校人才，想要實(shí)現(xiàn)自身的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益就應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到管理工作全面的重要性。因此，在具體的管理工作中，獨(dú)立院校校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理工作，要投入資金去構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)對(duì)學(xué)生、教職工和獨(dú)立院校的信息進(jìn)行全面的搜集、歸納和整理，將這些信息作為高校教學(xué)的重要助力。此外，檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員的招募工作，要聘請(qǐng)具備專(zhuān)業(yè)管理能力人員入校擔(dān)任檔案管理工作。

2.2 注重檔案管理方式的升級(jí)工作

獨(dú)立院校校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到滯后的檔案管理工作并不能為檔案管理工作質(zhì)量的提升帶來(lái)幫助。因此，在具體的高校管理工作中，教學(xué)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)投入精力至檔案管理工作方式的升級(jí)中去。學(xué)校要投入資金去購(gòu)置信息化設(shè)備，用來(lái)替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，讓檔案管理工作的質(zhì)量得到有效的升級(jí)，讓檔案信息能夠?yàn)楦咝５慕虒W(xué)工作帶來(lái)幫助。此外，學(xué)校的人事部門(mén)也應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培養(yǎng)，讓他們的信息設(shè)備操作能力得到提升，讓他們形成檔案信息化管理意識(shí)，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓獨(dú)立院校的教學(xué)工作得到幫助。在具體的工作中，要將檔案材料全文數(shù)字化，建立紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案并存的工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，這樣不僅能提高檔案利用率，也能節(jié)約時(shí)間，并且可以大大加快檔案信息化的進(jìn)程。

2.3 注重兼職檔案管理隊(duì)伍的提升工作

兼職檔案管理隊(duì)伍的提升工作對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)相當(dāng)?shù)闹匾?，因此?dú)立學(xué)院的檔案管理部門(mén)應(yīng)該在兼職檔案管理員隊(duì)伍建設(shè)投入精力，加強(qiáng)培訓(xùn)。不僅要對(duì)檔案管理部門(mén)的檔案管理人員加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)的技能和知識(shí)的培訓(xùn)，還要在思想上樹(shù)立檔案信息化的意思，切實(shí)提高檔案管理的質(zhì)量。為減少重復(fù)工作，在兼職檔案管理人員的培訓(xùn)也需要加強(qiáng)，特別是在檔案收集整理過(guò)程中，從兼職檔案員上入手，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，在源頭上做好檔案歸檔工作。檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)投入精力去構(gòu)建完善的激勵(lì)機(jī)制對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行全方位的激勵(lì)，讓兼職檔案管理工作隊(duì)伍具備極強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)和工作動(dòng)力。

2.4 建立健全的檔案管理制度

目前許多獨(dú)立院校的檔案管理制度并不健全，在具體的檔案管理工作中，這些獨(dú)立院校暴露了諸多的管理問(wèn)題例如管理工作雜亂無(wú)章、管理制度毫無(wú)秩序等。因此，在具體的管理工作中，檔案管理部門(mén)要投入精力去構(gòu)建健全的檔案管理制度，對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行全方位的引導(dǎo)和約束，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓獨(dú)立院校的教學(xué)能夠獲取助力。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)建立完善的《高等學(xué)校檔案管理辦法》來(lái)進(jìn)行檔案管理，讓獨(dú)立院校的檔案管理人員在進(jìn)行管理工作的時(shí)候擁有依照，這樣獨(dú)立院校的檔案管理工作質(zhì)量才會(huì)得到加強(qiáng)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展在獨(dú)立學(xué)院檔案管理中所占比重日益加強(qiáng)，而檔案管理問(wèn)題是獨(dú)立院校教學(xué)管理問(wèn)題中最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，現(xiàn)今獨(dú)立院校應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，要注重檔案管理方式的升級(jí)工作，要注重檔案管理隊(duì)伍的提升工作，要建立健全的檔案管理制度，從而讓獨(dú)立院校的檔案管理質(zhì)量得到提升，進(jìn)而為教學(xué)提供有效的幫助。

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作者簡(jiǎn)介

金財(cái)財(cái)，女，漢，本科，南京審計(jì)大學(xué)金審學(xué)院，教師，研究方向：高校檔案管理。