當前基層央行檔案管理工作存在的問題及建議
——以人行怒江中支為例

程開文

（中國人民銀行怒江州中心支行，云南 怒江 673200）

隨著金融電子化進程的進一步深入，中央銀行各級分支行的信息化程度得到很大提高，建立了方便、安全、高效的金融電子化服務體系，實現了基層央行業務處理信息傳遞的電子化、網絡化、標準化,使得原來以紙質格式承載的各類文件、數據報表以及其他文字資料逐步被以計算機為依托的電子檔案所替代，因此對檔案管理的安全性和穩定性提出了更高的要求。

一、基層央行檔案管理現狀

人民銀行檔案是指各單位在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、磁介質、實物等各種形式的歷史記錄檔案，它是反映人民銀行工作真實面貌的重要史料,2003年中國人民銀行電子檔案系統上線后檔案目錄實現了數字化，運用辦公自動化系統網絡技術對各類檔案進行分類存儲并提供檢索、查閱服務，現在基層央行檔案保管方式采用紙質檔案和電子檔案同步保管的方式。

（一）信息化的快速發展給基層人行檔案管理帶來新挑戰

隨著信息技術的變革和央行業務的發展，對檔案信息化建設提出了更高更嚴格的要求，也給檔案管理工作帶來新挑戰。在新形式下，央行開發上線中國人民銀行電子檔案系統、辦公自動化系統，不僅實現了檔案管理數字化，同時也實現了檔案管理網絡化，在提高檔案管理工作效率的同時，使檔案在管理過程中更具有高效性、準確性。高科技帶來了便利，但風險隨之相伴，相對紙質檔案而言，電子檔案泄密和遺失的風險責任更大。央行高度重視保密工作，對保密教育工作常抓不懈，引導干部牢固樹立保密意識，從源頭上防止泄密、遺失檔案發生。

（二）業務的擴展帶來檔案管理的多元化與復雜化

近來年，銀行業經歷著金融創新高潮，大量的金融新業務被創造出來，人民銀行作為中央銀行做出相應調整，如：中支一級內設機構調整增設了金融穩定科，上線ABS系統、財稅庫橫向聯網系統，在逐步加強內部控制和審計工作的同時大量業務文件材料隨之產生，由此形成大量檔案。因檔案庫房要求堅固，并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施，個別縣支行一時沒有更多達標的檔案庫房，形成檔案庫房面積增長速度甚至趕不上檔案數量的增加。

二、存在問題

（一）對檔案管理重要性認識不夠

檔案管理是一項系統性工程，涉及面廣，內容復雜，政策性和技術性很強的工作。長久以來，基層檔案管理人員很難實現專職化，很難將高素質人才安排到檔案管理專職崗位上。特別是縣支行，檔案管理工作形成了說起來重要，做起來次要的局面。縣級基層領導對檔案工作重視不夠，基層檔案管理人員兼職過多，他們苦于分身乏術，力不從心，容易發生入檔不及時、檔案收集不完整、失真、檔案歸類錯誤等問題。

（二）人員技術能力不能滿足工作需要

電子檔案的處理與管理要求檔案人員既要具備檔案業務知識也要掌握相應的計算機技術，這樣才能適應現代檔案工作的需要。但目前基層央行檔案管理人員大都兼職，基本上未經過檔案管理專業教育和培訓，管理業務不夠精通，計算機專業水平又不足，實際工作中容易出現錯誤刪除有用的文檔，或因病毒和誤操作（如不小心格式化硬盤），造成數據損害、損失甚至造成系統的破壞崩潰。

（三）檔案管理工作中，重視傳統檔案管理而輕視電子檔案管理的現象依然存在

具體表現為一是從事檔案工作人員對檔案電子化推廣建設的意義認識不足，觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對操作應用技術要求更高的電子檔案比較排斥。二是工作意識滯后。對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，其工作程序、工作方法沒有考慮到計算機網絡的特點，工作管理中不順暢、不方便。三是軟硬件設施設備建設的滯后影響電子檔案的進一步推廣和發展，缺少專用的電子檔案管理設備和專門的存放電子檔案的場所和裝具。四是各部門在工作活動中形成的匯報材料、經驗材料、數碼照片、音頻視頻等電子資料文件，一般都是由制作者、使用者或接收者自行創建、收集和保存，而分類組合，歸檔立卷，編目著錄等環節缺失，也未進行備案后交給檔案管理人員統一保管。由于電子文件信息與載體的可分離性以及機構調整人員變動、辦公設備移交、更新等原因，極易造成電子文件資料的流失，影響電子檔案的長久保存和開發利用。

（四）紙質檔案查閱、檢索方式落后，清理效率低，造成檔案利用率低下

一是紙質檔案的調閱需要專人對照目錄查找翻閱，易存在入檔不及時、歸類不正確或登記不完整，再次查閱此檔案時更是耗時費力。二是紙質檔案查詢仍然采用傳統的檔案檢索方式。即：查找者首先要提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對檔案案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷。這樣不僅費時費力，效率低下，程序冗雜而且準確度得不到保證。

三、對策建議

（一）加強和重視檔案管理人員的培養，確保檔案管理人員的工作穩定性

檔案管理工作是一項非常重要的工作，同時也是一項繁瑣而又默默無聞的工作，要加強檔案工作，首先要挑選既熟悉業務，又熱愛檔案工作的人員來擔任檔案員；其次，努力推動檔案人員知識結構的變革，通過多途徑、多層次的培訓教育，使檔案管理工作者成為具備檔案專業知識及相關管理知識的復合型人才。三是因檔案管理工作具有復雜性與嚴密性，且對工作人員技術要求較高，應當盡量保持檔案人員的相對穩定性。

（二）在重視傳統檔案的同時充分重視電子檔案工作，積極做好檔案管理的電子化工作

計算機、網絡的普及和辦公自動化的應用，給傳統的辦公形式帶來了重大變革。日常業務處理的電子化產生了諸多電子文檔、郵件以及聲音、圖像等多媒體形式的檔案，在當前，電子檔案具有比傳統的紙質檔案更大的存在意義和作用。通過對電子檔案的科學分類、整理和歸檔可為今后的查考帶來許多重要的文字數據、聲像資料，能夠做到快速、方便的為領導層決策和各項工作提供準確、全面的憑證與依據。新時期的檔案管理工作必然會隨著計算機技術的提高而發展，二者結合度將會越來越高。因此，轉變舊觀念，認真做好辦公自動化和檔案管理的電子化，對提高基層央行科學分析歷史資料和數據水平，確保決策層能及時、準確的做出決斷有著重要的作用。

（三）強化電子檔案信息安全管理

一是建立重要電子檔案數據異地備份、事故應急系統和災難性恢復系統，制定應急管理機制，保證計算機系統發生災難性故障時檔案數據庫信息的恢復。二是增強對電子文件的保密觀念，充分認識到新形式下保密工作的緊迫性和嚴峻性，強化對保密操作規程和加密技術的應用。進一步建立和完善檔案保密的規章制度，使電子檔案保密工作有規可依、有章可循。加強電子檔案安全保密的科普宣傳、保密觀念教育、保密技術教育。定期組織檔案工作人員和計算機、網絡系統的技術支持人員，學習安全保密技術知識，了解泄密的原理及預防辦法，提高安全保密技術技能，掌握和使用最新的防竊密技術，嚴防電子檔案泄密事件的發生。

（四）科學技術的不斷發展，為會計檔案的電子化管理提供了技術支持

人民銀行的國庫會計核算業務已脫離手工處理階段，各類業務系統功能日趨完善，基層央行業務部門可將需要建立檔案保管的會計資料通過現有的核算系統導出、保存或打印接口以文本或電子表格的形式進行導出或掃描，再上傳至國庫會計檔案電子化管理系統中，從而解決磁介質業務檔案未與系統同步升級而無法調閱的問題。